Alle post, zowel analoog en digitaal als inkomend en uitgaand, wordt gescand of direct geïmporteerd in het Digitaal Orkestratie Platform. De software herkent de te registreren gegevens op het document en voert tevens controles uit op de herkende gegevens. Denk daarbij bijvoorbeeld aan adresgegevens. De medewerker logt in op het Digitaal Orkestratie Platform en valideert, volledig werkplekonafhankelijk, het digitale document. Op basis van het herkende zaak- of documenttype zal het document, inclusief gecontroleerde gegevens, automatisch in de juiste doelapplicatie belanden. Het document is hiermee geregistreerd in het juiste systeem. Het digitale werkproces biedt ook de mogelijkheid om zo nodig een vakspecialist te raadplegen. Het postproces bij gemeente Zwolle verloopt op deze manier zeer efficiënt.
Voor de inrichting van het Digitaal Orkestratie Platform wordt het Kofax TotalAgilty (KTA) platform gebruikt. Deze intelligente software biedt de flexibiliteit om de gewenste processtappen in te richten en ondersteunt de medewerkers middels automatische herkenning op documenten. In het complexe applicatielandschap van de gemeente Zwolle komt het Digitaal Orkestratie Platform maximaal tot zijn recht.
Het hele postproces vereist nu minder handelingen en biedt de interne organisatie een betere service.
