Menu
“Als je in een relatief klein team werkt, maar toch grote dingen wilt doen, dan kan dat alleen bereikt worden door nog meer automatisering: we gaan altijd voor efficiency, wat gerealiseerd wordt door samen te werken met kennispartijen, zodat je niet inlevert op kwaliteit.” Deze uitspraak is van Daniëlle Meijer, die als als IT-beheerder werkt op het hoofdkantoor van Tamoil Nederland in Ridderkerk. Ze maakte deel uit van het projectteam die als opdracht kreeg om het proces rondom het verwerken van inkomende facturen te verbeteren.
“En toen was er ineens corona”, vertelt Daniëlle. Dit was de aanleiding voor verandering. “Normaal gesproken komt er een factuur binnen, gaat deze naar degene die het moet controleren en goedkeuren, en vervolgens naar de administratie om de factuur te betalen. Zolang managers op kantoor waren, functioneerde dat traditionele proces prima. Maar in de coronaperiode bleven de facturen langer liggen. Ze werden te laat betaald omdat er allerlei handmatige handelingen voor nodig waren, zoals scannen, e-mailen naar thuiswerkplekken en zelfs nabellen voor goedkeuring. Dat was niet de manier waarop we als dienstverlenende organisatie wilden werken.” Het inkomende factuurproces moest geautomatiseerd, flexibel en intelligenter worden ingericht.
Tamoil exploiteert 230 tankstations in Nederland, waarvan ongeveer 80% onbemande pompen zijn. “Daarom is de administratie bij ons gecentraliseerd en foutieve betalingen kunnen we ons niet veroorloven.” De energietransitie was ook een aanleiding om het proces van inkomende facturen te verbeteren. Tamoil investeert volop in duurzaamheid, wat extra en nieuwe factuurstromen oplevert, bijvoorbeeld bij hun technische dienst die tegenwoordig ook elektrische installaties onderhoudt. Daniëlle vervolgt: “Onze organisatie koopt steeds meer goederen en diensten in, zoals marketingpromotie, schoonmaakdiensten, apps voor klanten, onderhoudsmaterialen en nog veel meer. Met een team van acht administratieve krachten ontstond er daardoor een steeds grotere werkdruk, terwijl we klaar voor de toekomst moesten zijn.”
Tamoil ging in gesprek met Roberto van den Heuvel (Business Consultant – OneXillium), na een eerder gesprek over document management met de moedermaatschappij Oilinvest Group. “We kozen ervoor om al onze binnenkomende facturen en de daarbij behorende autorisatieprocessen te automatiseren met de oplossing Xtendis van OneXillium. Doorslaggevend was de integratie met Lodder Software, die administratieve en logistieke processen voor tankstations automatiseert. Xtendis software heeft toegang tot de database van deze software, waar debiteurnummers, kostenplaatsen, bankrekeningnummers en btw-nummers automatisch worden geverifieerd en gecontroleerd.”
De geleverde oplossing biedt niet alleen gemak en eenvoud aan de administratie, maar ook aan alle managers die tekenbevoegd zijn. Marjan Rozemeijer, Hoofd Marketing bij Tamoil, zegt daar het volgende over: “Tegenwoordig kan ik alle facturen per leverancier, kostenplaats of datum raadplegen in één centrale oplossing. Dat werkt fijn, want het geeft mij volledig overzicht en controle op al mijn marketinguitgaven. Daarnaast kan ik ook onderweg of thuis een goedkeuring geven, zolang er maar een VPN-verbinding is. Wat ik ook waardeer, is dat het systeem mij een herinnering geeft als er een nieuwe factuur klaarstaat, zodat we altijd op tijd de factuur in behandeling kunnen nemen.”
De woorden die volgens Daniëlle en Marjan het beste passen bij de geleverde oplossing zijn: meer overzicht, eenvoud in gebruik en snelheid van betalingen. Ook zijn er kansen gecreëerd om het administratieve werk aantrekkelijker te maken. Daniëlle zegt: “Er is tijd vrijgemaakt bij administratieve collega’s om te helpen bij het ontwikkelen van nieuwe businessmodellen. De wereld van laadpalen is bijvoorbeeld compleet anders dan de wereld van tankstations. Tamoil biedt klanten duurzame brandstoffen en elektrisch laden op steeds meer locaties. Ongetwijfeld levert dat nieuwe factuurstromen op, en als we daar extra hulp bij nodig hebben, is een afspraak met Roberto zo gemaakt.”
Efficiënt werken heeft een sterke connectie met steeds duurzamer willen zijn. Hoe Tamoil dit doet, kun je teruglezen op haar website. “Tamoil, zo kan het ook”, is niet voor niets hun slogan.
Meer weten over Enterprise Information Management? Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan!
Voor de beste ervaring en veiligheid raden we aan gebruik te maken van een moderne browser, zoals: Safari, Mozilla Firefox of Google Chrome.
