Continu verbeteringen nastreven en kwaliteit ambiëren. Deze eigenschap past bij Barentz International, maar zeker ook bij Se-Jong Lie-Kwie-Sjoe, Business en Proces Analist bij deze wereldwijd opererende distributeur in grondstoffen en levenswetenschappelijke ingrediënten. Door de groei van de organisatie werd het steeds uitdagender om de juiste informatie op het juiste moment voor hun klanten en medewerkers beschikbaar te maken.
Se-Jong vertelt zijn verhaal:
Digitalisatie zorgde ook voor decentralisatie van informatie
Vragend naar de uitdaging waar Barentz International tegen aanliep, vertelt Se-Jong het volgende: “Tussen het moment van het doen van een calculatie en het factureren van de klant zitten vele stappen. Bovendien is informatie, dus kennis, tegenwoordig op veel meer plekken opgeslagen dan in het verleden. Dat is compleet anders dan in de tijd dat Herman Barentz in 1953 het bedrijf oprichtte. Daarom vonden wij het belangrijk dat we al onze informatie en documentatie, gelieerd aan een sales- of purchase order, op één centrale plek konden terugvinden. Mijn uitgangspunt daarbij is altijd dat gebruikers (mijn collega’s) niet op te veel knoppen moeten drukken om tot een bepaald doel te komen. Snel iets gedaan krijgen, onder andere door documenten vindbaar te maken, zorgt namelijk voor meer werkplezier.”
De intensieve samenwerking met OneXillium
Barentz International maakt al jarenlang gebruik van de oplossing Xtendis. “OneXillium heeft ons in eerste instantie geholpen in het centraliseren en ordenen van al onze documenten in salesprocessen, maar inmiddels zijn er veel meer afdelingen die van Xtendis profiteren. Zo hebben we ook de processen voor onze Quality & Regulation afdeling geoptimaliseerd die samen met Supply Chain bepaalde documenten (certificates of analyses) moeten controleren op juistheid en correctheid. Dit hele kwaliteitsproces is geautomatiseerd en kwaliteitsdocumenten komen zonder tussenkomst van menselijke handelingen terecht in de daarvoor bestemde mappen.”
“Wat in Xtendis staat is voor ons de absolute waarheid betreffende onze processen en alle documentatie daaromtrent. Waardoor we veel sneller en efficiënter kunnen werken en samenwerken.”
Se-Jong Lie-Kwie-Sjoe, Business en Proces Analist
De voordelen van Xtendis
Xtendis biedt Barentz International verschillende voordelen:
Beveiliging en veiligheid:
“We hebben te maken met klantgevoelige en productgevoelige informatie,” legt Se-Jong uit. Daarom wordt Xtendis ook ingezet als DMS-systeem in de cloud. “Omdat het een cloudoplossing is, liften we automatisch mee met alle noodzakelijke updates, wat onze informatiebeveiliging versterkt.
Compliance en lokale wetgeving:
“Xtendis zorgt ervoor dat processen per land of entiteit zijn ingericht. Dit betekent dat we compliant zijn met de lokale wetgeving,” vertelt Se-Jong. Medewerkers hebben alleen toegang tot documenten binnen hun eigen regio, terwijl afdeling overstijgende documenten in te zien zijn wanneer dat nodig is.
Gebruiksgemak en efficiëntie
“In Xtendis wordt de opslag van documenten gekoppeld aan een sales- of inkoopordernummer, zodat je in één oogopslag kunt zien waar je staat binnen een bepaald proces.” Dit maakt de werkwijze sneller en overzichtelijker, terwijl de automatische indexering veel handmatige handelingen elimineert.
Verbeterde klantgerichtheid door integraties
“Door gebruik te maken van Xtendis kunnen we veel sneller vragen van klanten beantwoorden. Door de integratie met bijvoorbeeld CRM- en inkoopsystemen komt de data op één centrale en overzichtelijke plek bij elkaar.”
Een platform voor nu en de toekomst
OneXillium helpt Barentz International met het bedenken van nieuwe workflows en optimalisatievraagstukken. “Het gaat bij hen altijd over klantgerichtheid, snelheid, veiligheid, compliance en integratie met andere applicaties,” zegt Se-Jong. “Kortom, we zijn heel blij met de samenwerking omdat er altijd met ons wordt meegedacht en verbeteringen krijgen aangereikt.”
Over Barentz International
Barentz International is een wereldwijd opererende distributeur van levenswetenschappelijke ingrediënten. Het bedrijf, opgericht in 1953 in Amsterdam, levert op maat gemaakte oplossingen voor sectoren zoals menselijke voeding, farmaceutica, persoonlijke verzorging, diervoeding en prestatiematerialen. Barentz combineert markt- en technische expertise met ondernemerschap en hecht waarde aan lange termijn partnerships. Onder het motto “Always a better solution” focust het bedrijf op innovatieve en duurzame synergiën. Met het hoofdkantoor in Nederland (Hoofddorp) bedient Barentz klanten wereldwijd met kwalitatieve ingrediëntenoplossingen.
