Structuur en versnelling in kwaliteitsdocumenten
De farmaceutische industrie is van nature documentintensief. Naast de vele documenten die nodig zijn in de kantoor- en productieomgeving is er ook sprake van allerlei R&D rapporten, kwaliteitsdocumenten, formulieren voor goedkeuringen (approval), notulen, rapporten, een groot aantal projectdocumenten en nog veel meer. Ook Carbogen Amcis uit Veenendaal heeft dagelijks met grote hoeveelheden (digitale) documenten te maken. Over documentuitdagingen en onze geleverde oplossing gingen we in gesprek met Jeroen de Jong, Manager Risk & Compliance.
Onze oplossingen
De uitdagingen rondom documenten
Door het documentintensieve karakter zijn er in de loop van de jaren een groot aantal systemen ontstaan bij Carbogen Amcis. Ze hebben allemaal de mogelijkheid om documenten toe te voegen en daarin zat precies het probleem. Denk daarbij aan ERP- systemen, document managementsystemen, kwaliteitssystemen, maar vooral ook de opslag van documenten in een groot aantal Windows mappen. Dit is wat Jeroen erover zegt:
“Door het gebruik van al die verschillende systemen en de bijbehorende manier van opslag hadden we het elkaar als collega’s in de loop van de tijd best moeilijk gemaakt. Iedere afdeling had zijn eigen mappenstructuur, met daaronder submappen voorzien van nog meer submappen. Je moest de weg naar informatie heel goed kennen. Er ontstonden daardoor meerdere versies van documenten op verschillende plekken. Daarbij werd het steeds uitdagender te weten wat de juiste versie was. Dat is niet wat je wil, zeker niet als het om kwaliteitsmanagement gaat. Bovendien werden veel e-mails in persoonlijke drives opgeslagen. De eerste uitdaging was om een opzet te bedenken hoe we deze documenten makkelijk zouden kunnen terugvinden.”
Een tweede uitdaging ontstond op het gebied van goedkeuringsprocessen. Jeroen legt het als volgt uit: “We kennen veel R&D- en kwaliteitsdocumenten, maar het kunnen ook offertes zijn of bijvoorbeeld salesorders waar een manager akkoord op moet geven. Met name op de R&D afdeling wordt een document vaak door vijf tot zes mensen gelezen en ondertekend voor akkoord. Er werden heel wat rondjes over ons bedrijfsterrein gelopen. Bovendien werd vaak na elke handtekening een nieuwe print en scan gemaakt. (kopie van kopie, van kopie, van…) Je kunt je voorstellen dat de kwaliteit van de scan na zes handtekeningen nogal te wensen overliet.”
‘We zijn door OneXillium gekoppeld aan een uitstekende adviseur die ons begeleid heeft in het proces en onze medewerkers kon overtuigen. Wat mij aanspreekt aan OneXillium is dat zij in staat zijn geweest om de volledige regie te voeren over ons EIM-project. Er is sprake van korte lijnen, directe communicatie en oplossingsgerichtheid.’
Manager Risk & Compliance
De geleverde oplossing
Carbogen Amcis heeft nu een betere vindbaarheid van documenten voor iedereen in het bedrijf, niet alleen de kwaliteitsafdeling. De oplossing hiervoor is Enterprise Information Management (EIM) van Xtendis Online in combinatie met de module VIDsigner voor elektronische handtekeningen.
“Metadata is een belangrijk aspect van de ERP-oplossing. Je wilt namelijk van die grote brei aan mappen terug naar een eenvoudige indeling en vindbaarheid van documenten. Dit is nu mogelijk door het gebruiken van metadata of indexering. Dat leidt niet alleen tot tijdwinst en minder frustratie bij medewerkers, maar zorgt er ook voor dat altijd de juiste documenten in en buiten de organisatie gedeeld worden. Ook qua data-integriteit hebben we wel wat punten gescoord”, aldus Jeroen.
De betekenis van de VIDsigning module
Een document dat gearchiveerd wordt in Xtendis kan elektronisch ondertekend worden. Eerst wordt in Xtendis Online het document geplaatst. Vervolgens wordt vanuit de applicatie een bericht gestuurd (naam, e-mailadres of telefoonnummer) naar iemand die bevoegd is te ondertekenen. Deze persoon krijgt een e-mail of sms-bericht . Daarna wordt er via 2FA (two factor authentication) ingelogd. Op die manier kan zowel vanaf een PC, laptop of smartphone ondertekend worden door het plaatsen van een handtekening op het scherm. Op het moment dat alle benodigde handtekeningen verzameld zijn, komt het document terug in Xtendis Online met de juiste handtekeningen. Met als resultaat dat het document gecertificeerd is.
De implementatie en samenwerking met OneXillium
Jeroen vertelt dat de uitrol van een EIM-project best uitdagend is: “Als medewerkers jarenlang gewend zijn om in mappenstructuren te denken dan kost het tijd en energie om uit te leggen dat centraal opslaan in combinatie met metadata een beter alternatief is.” Om het project te laten slagen, geeft hij daarom het advies om de eindgebruiker al vanaf het begin erbij te betrekken: iedereen heeft zijn of haar eigen manier om documenten op te slaan en stelt andere wensen en eisen aan een informatiesysteem. Alleen op die manier voorkom je dat collega’s weer terugvallen in oude gewoonten van archivering.
De toekomst
In eerste instantie is de EIM-oplossing Xtendis Online geleverd om een bijdrage aan kwaliteitsmanagement te leveren. Op dit moment maken ongeveer 25 van de 90 medewerkers gebruik van Xtendis Online. “Voor de toekomst gaan we de voordelen van dit systeem ook trapsgewijs inzetten voor andere afdelingen”, sluit Jeroen af.
Over Carbogen Amcis
Carbogen Amcis is lid van de Dishman Carbogen Amcis Group, biedt een breed scala aan hoogwaardige cholesterol- en vitamine D-analoge producten. Deze producten worden geproduceerd op de locatie in Veenendaal. Carbogen Amcis biedt daarnaast diensten aan voor de ontwikkeling en commercialisering van geneesmiddelen aan de farmaceutische en biofarmaceutische industrie in alle stadia van de ontwikkeling van geneesmiddelen.
Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan!
Niet alleen woningcorporatie Eigen Haard maakt van onze EIM-oplossing, Xtendis, gebruik. Lees er alles over op onze woningcorporatiepagina of neem contact met ons op als je nog meer grip en controle wilt krijgen op de totale informatievoorziening.