Slim en efficiënt communiceren: optimaal documentbeheer binnen moderne woningcorporaties
Woningcorporaties, met tienduizenden klanten en talrijke toeleveranciers en partners, dragen een grote verantwoordelijkheid als het gaat om het beschermen van privacygevoelige gegevens. Het is dan ook niet verrassend dat deze corporaties al vroeg hebben geïnvesteerd in document management systemen (DMS). Digitalisering, schaalvergroting en diverse communicatievormen zorgen ook weer voor nieuwe uitdagingen.
Onze oplossingen
Vijf uitdagingen van woningcorporaties
Veel DMS-systemen voldoen niet meer aan de eisen van deze tijd, wat resulteert in ongemak, compliance-uitdagingen en onnodige kosten. Hier zijn vijf veelvoorkomende uitdagingen die we in de praktijk vaak waarnemen.
Uitdaging 1: verslechterende informatievoorziening
Fusies vergroten de omvang van woningcorporaties, maar dit heeft vaak een negatieve invloed op de algehele prestaties van de informatievoorziening. Ook kan de informatievoorziening verslechteren. Dit komt doordat de hoeveelheid informatie per huurder steeds groter wordt en versnipperd raakt in allerlei systemen. Bovendien vindt communicatie op diverse manieren en via allerlei kanalen plaats.
Uitdaging 2: verstrikt raken in complexe mappenstructuren
Onduidelijke afspraken en complexe mappenstructuren bemoeilijken het tijdig en efficiënt toegankelijk maken van documenten. Wat voor de ene medewerker logisch is, hoeft niet logisch voor een ander te zijn. Dit fenomeen komt overigens niet alleen voor bij woningcorporaties.
Uitdaging 3: beperkte of geen integratie met andere systemen
Vaak ontbreekt het aan het hebben van een 360⁰ beeld door moeizame integratie met andere systemen of mobiele toepassingen. Mocht het wel mogelijk zijn om systemen aan elkaar te koppelen, dan zijn er vaak enorme investeringen mee gemoeid.
Uitdaging 4: niet voorbereid zijn op nieuwe communicatiemiddelen
Traditionele systemen zijn niet geschikt voor de diversiteit aan communicatiemiddelen, zoals e-mails, afbeeldingen en audiobestanden. Deze systemen zijn oorspronkelijk voornamelijk ontwikkeld voor het opslaan van tekstbestanden. WhatsApp bestond nog niet en er was geen enkele huurder die een foto of video stuurde.
Uitdaging 5: tijdrovende opschoning van privacygevoelige documenten
Handmatige opschoning van privacygevoelige documenten vanwege wet- en regelgeving is een tijdrovend proces. Dit is vereist wanneer een huurder niet langer een huurder is, omdat zijn of haar dossier opgeschoond moet worden.
‘Vanaf de afdeling post- en repro wordt alle binnenkomende post gedigitaliseerde en op een intelligente manier voorzien van metadata. Daar profiteren alle afdelingen van en niet alleen de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de huurdersinformatie.’
Facility medewerker
Het documentintensieve karakter
Het dagelijkse documentintensieve karakter van woningcorporaties gaat veel verder dan alleen de onderlinge communicatie tussen de woningcorporatie en duizenden huurders. Verschillende afdelingen kennen hun eigen specifieke behoeften.
Deze afdeling houdt zich bezig met alle documentatie met betrekking tot huur- en koopcontracten. Woningcorporaties bieden sociale huurwoningen soms ook aan voor verkoop. Zij zijn verantwoordelijk voor het opstellen, onderhandelen en afhandelen van huur- en verkoopovereenkomsten.
Deze afdeling is verantwoordelijk voor het beheren van technische documenten, zoals onderhoudsrapporten, reparatieverzoeken en technische tekeningen. Tegenwoordig ontvangt deze afdeling ook veel beeldmateriaal, zoals foto’s van schades of uitlegvideo’s van externe partijen. Ook hier is het belangrijk om toegang te hebben tot alle benodigde informatie die aanwezig is om efficiënt onderhoud en reparaties uit te voeren.
Alles wat op papier binnenkomt, wordt gescand en automatisch digitaal toegezonden aan de juiste afdeling. Verouderde systemen vereisen vaak veel handmatig werk om documenten naar de juiste collega’s te sturen en later terug te vinden.
Voor de financiële administratie is het centraal beheren van facturen, betalingsbewijzen, huur- en servicekosten en andere gemaakte afspraken essentieel. Vaak worden daar online boekhoudsystemen voor gebruikt. Daarom is het belangrijk om deze financiële informatie te integreren, zodat bijvoorbeeld klantenservicemedewerkers toegang hebben tot de juiste gegevens tijdens gesprekken met huurders.
Deze medewerkers zijn verantwoordelijk voor alle inkomende en uitgaande communicatie met huurders, toeleveranciers en andere stakeholders. Ze beheren documenten zoals brieven, e-mails en meldingen. De huurders van vandaag gebruiken allemaal smartphones. Het is dus essentieel dat WhatsApp-berichten, audiobestanden, foto’s e.d. op één plek toegankelijk zijn voor het hebben van een 360⁰-klantbeeld.
Deze afdeling is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van alle juridische documenten en compliance-gerelateerde stukken, maar de verplichte opschoning is vaak het probleem. Denk hierbij aan huurovereenkomsten, wettelijke verklaringen en nalevingsdocumenten. Hoewel de papieren rompslomp uit het verleden grotendeels is verdwenen, blijft dit een lopend proces voor hen.
Het managementteam heeft behoefte aan betrouwbare rapportages en analyses om gefundeerde beslissingen te nemen. Vaak is dat uitdagend, omdat er door fusies meerdere systemen zijn. Het ontbreekt dan aan één systeem die de regiefunctie kan nemen.
‘Het is onmogelijk om aan wet- en regelgeving te voldoen als je > 55.000 huurdersgegevens handmatig zou moeten opschonen. Het automatiseren van de wettelijke opschoning is de enige werkbare oplossing.’
Consultant Procesmanagement
Optimaal documentbeheer in moderne woningcorporaties
Woningcorporaties die streven naar slimmere en efficiëntere communicatie, door alle informatie en documentatie centraal te beheren, hebben nu iets anders nodig: geen DMS-systeem meer, maar een EIM-systeem voor woningcorporaties, wat staat voor Enterprise Information Management. Dit systeem lost niet alleen de genoemde uitdagingen op, maar biedt ook een extreem hoog beveiligingsniveau als voordeel.
Over Eigen Haard
Eigen Haard is een woningcorporatie die actief inzet op het verbeteren van informatiemanagement. Door de implementatie van een Enterprise Information Management-oplossing heeft de organisatie haar huurdersinformatie efficiënter, veiliger en beter doorzoekbaar gemaakt. Medewerkers kunnen nu sneller documenten vinden en verwerken, terwijl huurders via een klantportaal eenvoudig toegang hebben tot hun eigen gegevens. Deze digitaliseringsslag draagt bij aan betere dienstverlening en meer grip op compliance
Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan!
Niet alleen woningcorporatie Eigen Haard maakt van onze EIM-oplossing, Xtendis, gebruik. Lees er alles over op onze woningcorporatiepagina of neem contact met ons op als je nog meer grip en controle wilt krijgen op de totale informatievoorziening.