Veilig omgaan met verkoop- en inkoopdossiers & certificaten

Verkoop- en inkoopdossiers werden voorheen opgeslagen in een digitaal systeem wat oorspronkelijk voor notariskantoren gemaakt was. “Maar ‘alles op papier’ werkt niet als er steeds meer collega’s thuis gaan werken”, vertelt Hans. Traditionele papieren dossiers voerden de boventoon en Klinger Nederland wilde duurzamer (minder papier en printers) maar vooral ook dynamischer kunnen werken. Dynamischer moest betekenen dat dossiers automatisch worden opgebouwd, terwijl mensen met een in – of verkooporder bezig zijn; minder handmatige administratieve handelingen met de daarbij komende mogelijke fouten dus.

Klinger Nederland B.V. gebruik al sinds 2015 printers via OneXillium. Samen gingen we het gesprek aan over de noodzakelijke transformatie van print naar digitaal. “Onze bedrijfscultuur is informeel en no nonsens; als er problemen zijn dan pakken we ze aan en lossen die zo goed mogelijk op met nieuwe innovatieve ideeën. Bij Klinger kunnen klanten terugvallen op technische mensen die alles in het werk stellen om perfecte producten nóg verder te perfectioneren. Datzelfde enthousiasme herken ik ook bij OneXillium, daarom klikt het vanaf het begin zo tussen ons.”

De Enterprise Information Management (EIM) oplossing Xtendis is aan Klinger Nederland B.V. geleverd als Cloud SaaS applicatie. Hans zegt daar het volgende over: “Digitale documenten, vanuit ons ERP-systeem, worden automatisch aan de juiste Xtendis map gekoppeld waardoor complete dossiers ontstaan. Maar ook zijn we enorm geholpen door OneXillium met het scannen van andere papieren documenten om deze vervolgens te koppelen aan de juiste in- en verkoopdossiers. We hebben gedurende twee à drie maanden het huidige systeem en Xtendis naast elkaar laten draaien en kwamen er al snel achter dat de kwaliteit van Xtendis, mede door intelligente indexering, veel beter was. In de oude situatie kwamen stukken nog weleens in de verkeerde dossiers terecht. Bovendien is er voor de gebruikers, mijn collega’s, niet veel veranderd. Waar voorheen een opdracht ‘Print’ werd gegeven wordt nu vanuit bijvoorbeeld Microsoft Outlook de opdracht ‘Indexeren’ gegeven. Een e-mailbericht komt op die manier in het juiste in- of verkoop dossier terecht, behorende bij de desbetreffende leverancier of klant.”

• Verkoop- en inkoopdossiers zijn voor geautoriseerde medewerkers 24/7 beschikbaar op elke werkplek met een internetverbinding.
• Duurzamer werken door een enorme teruggang in het gebruik van papieren documenten.
• Minder papier levert kostenbesparingen op.
• Sneller terugvinden van informatie, omdat intelligente indexering dit mogelijk maakt.
• Collega’s hoeven niet meer van de werkplek af om documenten uit te printen en vervolgens handmatig op te slaan (tijdwinst).

Dit project van digitale transformatie begon met het veilig digitaliseren van verkoopdossiers. Vervolgens werd ook het proces van inkoopdossiers aangepakt. Op dit moment wordt er samen met OneXillium een digitaal werkproces ingericht om een efficiencyslag te maken rondom certificaten. “Alles wat we fabriceren en/of uitleveren, daar zijn certificaten mee gemoeid. Klinger Nederland B.V. is namelijk NEN-EN-ISO 9001:2015, NEN- EN-ISO 14001:2015 en VCA gecertificeerd. We zullen altijd moeten kunnen herleiden dat onze producten volgens de gestelde eisen getest zijn. Bij vragen van klanten moet onze logistieke afdeling daarom de desbetreffende certificaten uitprinten en meesturen bij de order. Door al deze certificaten digitaal met Xtendis te koppelen aan onze producten en diensten, kunnen klanten in de toekomst via een eigen klantportaal de desbetreffende certificaten downloaden. Dat betekent transparantie voor klanten, gemak voor ons en tijdwinst voor ons allemaal”, sluit Hans af.