Uniforme werkwijze dankzij digitaal archief

Elke medewerker had een kleine twist in zijn eigen werkwijze. Dit was steeds lastiger te handhaven, met ineffectiviteit en veiligheidsrisico’s tot gevolg. Kortom: BNP Paribas S.A. was op zoek naar een uniform documentbeheer.

Samen met OneXillium werd de keuze gemaakt voor Xtendis, het Enterprise Information Management (EIM) platform. Documenten zijn nu gedigitaliseerd in één centraal platform en elke medewerker heeft, ongeacht plaats en tijd, direct het gewenste document ter beschikking. Door te werken met een bepaalde structuur op basis van tags is een uniforme werkwijze gerealiseerd. Tijd en opslagruimte worden bespaard, en doordat het platform Xtendis de digitale authenticiteit waarborgt en de integriteit van documenten beschermt tegen ongeoorloofd gebruik, hoeft BNP Paribas S.A. zich ook over de veiligheid geen zorgen meer te maken.

In de huidige digitale transformatie vervagen documenten steeds meer en krijgt data meer waarde. Als gevolg van de enorme digitale groei ligt versnippering van documenten op de loer. Een document is vaak op meerdere locaties en in diverse applicaties opgeslagen, waardoor de grip verloren raakt. In dat opzicht staan we nog maar aan het begin van de digitalisering. We moeten ons de grip op data net zo eigen maken als de ouderwetse archiefkast. Informatie management is de weg naar structuur. Als overkoepelende EIM schil realiseren we zicht op informatie; het noodzakelijke fundament in de wildgroei van data.