Common Ground en informatiemanagement: waarom nu het gesprek aangaan?
Omgaan met een overvloed aan informatie? Op de juiste manier met burgers communiceren? Het is behoorlijk uitdagend geworden als je voor een gemeente werkzaam bent. Dagelijks stromen er documenten, gegevens en berichten binnen via talloze kanalen. Van papieren post tot e-mails, van pdf-bestanden tot gescande facturen: alles moet worden ontvangen, geïnterpreteerd en verwerkt. Vaak gebeurt dit verspreid over verschillende systemen, met uiteenlopende processen en afhankelijkheden. Dat leidt tot dubbele registraties, onduidelijkheid waar informatie hoort en kwetsbaarheid als het gaat om betrouwbaarheid en compliance. Het zijn herkenbare vraagstukken. Precies daar komt de beweging Common Ground om de hoek kijken.
Is Common Ground?
Common Ground is de gezamenlijke visie van Nederlandse gemeenten om hun informatievoorziening radicaal te moderniseren. Volgens het Consultatie Programmaplan Common Ground van de VNG* uit 2025 betekent dat onder andere afscheid nemen van verouderde systemen, versnipperde data en hoge kosten van informatieverwerking in de komende jaren. In heel Nederland, met alle 342 gemeenten, wordt gewerkt aan het opstellen van kaders, standaarden en voorzieningen zodat de implementatie van Common Ground ook praktisch uitvoerbaar wordt. Een initiatief wat we omarmen en waar we graag een rol bij willen spelen.
Dat onderstreept dat Common Ground allang niet meer alleen een idee is, maar een concreet programma waaraan gemeenten in heel Nederland werken. Maar om daar te komen, moeten er keuzes gemaakt worden in de dagelijkse praktijk rondom informatiemanagement.
In de praktijk van informatiemanagement?
Wanneer je kijkt naar de werkelijkheid binnen veel gemeenten, zie je dat document- en datastromen vaak nog gefragmenteerd zijn. Inkomende post wordt op de ene plek geregistreerd, digitale documenten op een andere, terwijl facturen, vergunningaanvragen of burgerbrieven weer hun eigen route hebben. Medewerkers vragen zich soms af waar een document thuishoort, metadata wordt niet altijd consequent vastgelegd en het terugvinden van informatie kost tijd.
Compliance en security
Daarbij komt de druk van wet- en regelgeving: hoe toon je aan dat gegevens zorgvuldig en veilig zijn verwerkt, wie heeft toegang gehad en wanneer moet iets worden gearchiveerd of vernietigd. Common Ground legt de lat op het gebied van compliance hoog. Gegevens moeten eenduidig en betrouwbaar zijn, processen gestroomlijnd en transparant. Dat vraagt niet alleen om veilige, bewezen technologie die koppelingen kan maken via API’s of integratielagen, maar ook om kennis en ervaring met het inrichten van document- en dataprocessen en security. Hier ligt de brug naar partijen die al veel ervaring hebben met het veilig routeren, interpreteren en automatiseren van informatie.
Bijdraagt aan Common Ground
OneXillium werkt dagelijks aan oplossingen die aansluiten bij precies deze doelstellingen. Onze kracht ligt in het zorgen dat informatie, ongeacht de vorm waarin het binnenkomt, op de juiste plek terechtkomt. Of het nu gaat om papieren brieven die gedigitaliseerd worden, e-mails met bijlagen, gescande documenten of digitale berichten: wij kunnen al die in- en uitgaande informatiestromen ontvangen, interpreteren en geautomatiseerd doorsturen naar de juiste applicatie, zaak/dossier, medewerker of afdeling. Daarbij zorgen we dat dit veilig gebeurt, met borging van privacy en compliance.
Vanuit ons orkestratieplatform bieden we bovendien koppelvlakken waarmee toegang mogelijk is tot alle Common Ground-groepen. Zo kan informatie naadloos worden uitgewisseld binnen het Common Ground-ecosysteem en sluiten gemeenten direct aan op de landelijke standaarden en voorzieningen.
Bij andere gemeenten
Het resultaat is onder andere dat gegevens niet versnipperd blijven, maar dat er één betrouwbare route ontstaat van ontvangst tot verwerking. In gemeenten als Almere en Zwolle heeft dit bijvoorbeeld al geleid tot een veel efficiëntere afhandeling van post en documenten. Door inzet van een digitaal orkestratieplatform werden documenten automatisch herkend, verrijkt met de juiste metadata en direct geplaatst in de juiste processen. Daarmee is niet alleen tijd gewonnen, maar is ook de betrouwbaarheid en transparantie van informatiebeheer sterk verbeterd. Meer praktijkvoorbeelden? Kijk ook wat we deden bij gemeente Weert, Emmen en AA en Hunze. Het betreft achtereenvolgens een VTH-proces, een voorbeeld van moderne digitale registratie en een factuurproces.
Common Ground vraagt dat data loskomt van verouderde systemen en op een gestandaardiseerde manier beschikbaar wordt gesteld. Dat kan alleen wanneer je vooraf grip hebt op hoe informatie binnenkomt, hoe die wordt geïnterpreteerd en waar die wordt ondergebracht. Precies daar ligt de overkoepelende expertise van OneXillium.
De beweging richting Common Ground is volop in gang. Wachten tot alles vastligt klinkt logisch, maar kan leiden tot hogere kosten en (nog) meer achterstanden. Gemeenten die nu stappen zetten, profiteren van directe verbeteringen in hun informatiestromen, zowel inkomend als uitgaand, en sluiten straks makkelijker aan op landelijke standaarden.
OneXillium denkt in een vroeg stadium met je mee. We brengen alle informatiestromen in kaart, laten zien waar automatisering het meest oplevert en zorgen ervoor dat je vandaag al winst boekt. Bron VNG