7 valkuilen van tooling en hoe je die voorkomt

Tooling wordt omarmt door organisaties. Het gebruik van technische hulpprogramma’s vormen immers vaak oplossingen voor problemen. Toch klinkt er ook weerstand. Collega’s zuchten al bij het idee dat er nog een app bijkomt en de beloofde efficiëntieslag is nog ver te zoeken. Hoe komt dit en hoe zorg je ervoor dat tooling daadwerkelijk een krachtig hulpmiddel in jouw bedrijf wordt?

1. Miscommunicatie

Wil je sneller, efficiënter en op afstand met collega’s communiceren? Dan kies je vaak voor Microsoft Teams of Slack. Maar met meer dan vijf collega’s wordt het snel een wirwar van berichten. Medewerkers lezen niet goed dat er taken aan hen zijn toebedeeld of kijken maar 2 keer per dag naar de tool en missen daardoor actuele, relevante informatie. Of er ontglippen veel berichten aan het oog. Kortom, de voorbode voor chaos.

Gelukkig zorgen de handige functies van Microsoft Teams voor orde. Heel praktisch zijn de verschillende ‘threads’, een opeenvolging van berichten over eenzelfde onderwerp. Zo zijn vragen, antwoorden en discussies geordend en makkelijk terug te vinden. Ook kun je meerdere ‘teams’ met enkele collega’s maken, bijvoorbeeld voor alle lopende projecten. Hiermee zorg je dat de rest niet overspoelt wordt met voor hen onbelangrijke informatie.

Genoeg functionaliteiten dus die jouw werkdag een stuk makkelijker maken. De voorwaarde is wel dat iedereen op dezelfde manier communiceert. Dit bereik je door regels op te stellen. Maak het reageren via threads verplicht en vraag of iedereen alleen informatie deelt in de groep wanneer het voor iedereen relevant is. En moedig het gebruik van GIFjes aan. Zo wordt communiceren een stuk leuker.

2. “Maar daar werkt het wel”

Waar een tool bij het marketingbedrijf om de hoek zoden aan de dijk zet, blijkt diezelfde tool nutteloos te zijn voor jouw bedrijf. Dat is niet vreemd: Iedere organisatie heeft zijn eigen werkprocessen, procedures, bedrijfscultuur, type mensen en daarbij passende tools. Start daarom zelf een zoektocht naar de beste hulpprogramma’s en laat je leiden door de wensen van de organisatie.Benieuwd welke tools bij jouw organisatie passen? Onze personal organizer helpt je jouw online omgeving efficiënt in te richten.

3. Verkeerde verwachtingen

Een tool dient als ondersteuning van de oplossing, niet als oplossing zelf. Wanneer werkprocessen spaak lopen, biedt een digitaal scrumbord niet hét antwoord. Het kan je daarentegen wel helpen om het werkproces te versoepelen wanneer deze ook is herzien. Zo helpt het om een visueel overzicht te creëren en om op tijd het roer in handen te nemen wanneer je van koers gaat. Schep dus geen verkeerde verwachtingen bij jezelf en je collega’s. Dat scheelt teleurstelling achteraf.

4. Overdaad aan tooling

Sla niet door in tooling zodat je straks door de bomen het bos niet meer ziet. Voor je het weet begint jouw ochtend met het opstarten van 15 applicaties waarvan je het overzicht al snel verliest. En krijg je tientallen meldingen en raak je daardoor ook nog snel afgeleid. Beperk daarom het aantal applicaties en houd het overzichtelijk in één online omgeving.

Verzamel alle tools bijvoorbeeld in Workspace 365 van Microsoft Office. Je logt iedere ochtend één keer in en hebt vanaf dat moment toegang tot al jouw tools. Alle onmisbare applicaties die je dagelijks gebruikt zie je namelijk op één scherm terug. Met een klik op de knop word je doorgestuurd naar de tool.Tip: Neem meteen afscheid van verschillende losse apps als Slack en e-mail. Workspace 365 biedt daar slimme alternatieven voor. Zo hoef je nog minder te schakelen tussen tools en behoud je het overzicht nog beter.

5. Verkeerde keuzes

Ga voordat je vol enthousiasme een tool implementeert eerst na of je de juiste keuze maakt. Voegt het daadwerkelijk iets toe? Waarom lijkt de tool eigenlijk een efficiënt hulpmiddel? Stel jezelf deze kritische vragen en bepaal zo welke applicatie aan jouw wensen en eisen voldoet.

Kijk daarvoor goed naar de kerntaken van jouw bedrijf en neem het werkproces onder de loep. Maak het visueel en teken het op papier uit. Zo heb je een goed beeld van wat er gebeurt vanaf het moment dat er een aanvraag binnenkomt tot wanneer de factuur wordt betaald. In welke fases kun je het werkproces opdelen? Waar zitten de knelpunten? En waar kan tooling je in ondersteunen? Met die antwoorden maak je straks een weloverwogen en onderbouwde keuze.

6. Niet luisteren naar je collega’s

Neem je collega’s mee in beslissingen en laat ze ook zelf actief nadenken over oplossingen. Zij weten immers als geen ander waar kansen en valkuilen in het bedrijf liggen. Ga daarom in gesprek met hen en ontdek de pijnpunten. En blijf ook in gesprek na de implementatie. Voldoet de tool aan alle wensen? Zijn er problemen of verbeterpunten? Zo werken jullie in samenspraak toe naar succesvolle tooling.

7. Geen tijd geven

Gooi niet meteen de handdoek in de ring als de tool niet goed werkt. Vaak zijn kleine aanpassingen in de functionaliteiten of jouw werkwijze voldoende. Gun het tijd en ontdek iedere dag weer hoe je de tool het slimst gebruikt. Vraag eventueel om hulp en neem contact op met de helpdesk. Of volg een webinar en leer meer handige toepassingen kennen die je werk nóg meer vergemakkelijken.