Traditionele document management oplossingen van woningcorporaties zijn vaak hoofdzakelijk gericht op huurdersinformatie. Maar klopt dat nog wel tegenwoordig? Volgens ons is er meer nodig voor een optimale informatievoorziening, omdat medewerkers van woningcorporaties niet alleen te maken hebben met het groeiende aantal documenten van huurders.
Alle informatie borgen omvat veel meer dan huurdersdossiers
De grip krijgen op alle informatiestromen? Dat betekent dat documenten van vastgoedprojecten, onderhoudscontracten, facturen van toeleveranciers, verhuurbrochures, financiële rapportages, duurzaamheidsrapportages en nog veel meer vindbaar moeten zijn. In veel gevallen gebeurt dat op een inefficiënte manier. Lang moeten zoeken kan een gevolg zijn, evenals het kijken naar informatie die niet actueel blijkt te zijn.
Vijf uitdagingen
In een artikel van CorporatieGids Magazine benoemde Marco van Drogenbroek, Business Consultant bij ons voor woningcorporaties, een aantal actuele uitdagingen. Vijf daarvan brengen we nog eens onder de aandacht:
1
Geen controle over het geheel aan informatie: dat komt doordat documenten op veel verschillende locaties, denk aan OneDrive, SharePoint en andere netwerklocaties, worden opgeslagen.
2
Een veel grotere verscheidenheid aan bestanden: het zijn tegenwoordig niet alleen meer e-mailberichten, maar ook foto’s, video’s, geluidsfragmenten en WhatsApp berichten die op allerlei plekken aanwezig zijn. Een 360⁰ beeld van een huurder is daardoor een utopie.
3
Toenemende druk van wet- en regelgeving: persoonlijke gegevens mogen niet meer worden vastgelegd, terwijl huurders privacygevoelige gegevens wel aanleveren.
4
De digitale waarheid is moeilijk te bepalen: dat komt omdat er steeds meer applicaties zijn waarin data wordt opgeslagen. Maar welk systeem kun je vertrouwen als ze onderling iets anders zeggen?
5
Het ontbreken van structuur: dat komt meestal omdat er geen duidelijke afspraken over gemaakt zijn.
EIM, Enterprise Information Management als oplossing
Centralisatie van informatie, een 360⁰ beeld van een huurder het kunnen omgaan met allerlei bestandsformaten, privacygevoelige documenten herkennen en automatisch verwijderen en intergratie met andere systemen is allemaal mogelijk. De moderne technologie, die meer doet dan documentmanagement, namelijk informatiemanagement, die is er.
Alleen zul je altijd afspraken moeten maken over een werkbare structuur. De trefwoorden (metadata) die nu al gekoppeld zijn aan bestaande data kunnen natuurlijk gebruikt worden. Dat is waar het advies van Marco bij om de hoek komt kijken.
Marco van Drogenbroek
Business Consultant
+31 (0)6 4336 2202
marco.van.drogenbroek@onexillium.nl
Meer weten?
We helpen je graag verder met wat EIM voor jouw organisatie kan betekenen. Vraag een gratis vrijblijvend adviesgesprek aan en Marco neemt zo snel mogelijk contact met je op!
