Veiliger, opgeruimd en efficiënter werken met de clean desk policy
Jouw bureau is een ongeorganiseerde chaos. Documenten, gele memo’s en pennen. Het werkt niet prettig, ziet er niet netjes uit en is avg-technisch heel onverantwoord. Daarom hoog tijd om eens de bezem door het kantoor te halen.
Wat is de clean desk policy?
De clean desk policy houdt in dat iedereen aan het einde van een werkdag alle papieren en andere spullen op moet ruimen. Zodat er dus een opgeruimd bureau ontstaat. Dat klinkt een stuk simpeler dan het is. Je moet namelijk tijdens het werken al opruimen, veilig papier vernietigen en rekening houden met rondslingerende documenten. Dat is vaak knap lastig als je druk en geconcentreerd bezig bent en van het ene klantbezoek het volgende inrolt.
[KADER] Een clean desk is tegenwoordig geen onbekend begrip. Steeds meer bedrijven voeren een clean desk policy. Maar waarom? Je zou toch zeggen dat iedereen hun eigen werkplek mag inrichten op de manier waarbij diegene zich het prettigst voelt?
Waarom de clean desk policy?
Ze zeggen wel eens; ‘een opgeruimd huis, is een opgeruimd hoofd’ en zo is het ook met een bureau. De clean desk policy is heel simpel en houdt in: een schoon en leeg bureau. Het creëert rust, en rust in je hoofd zorgt ervoor dat jij je kunt focussen op het werk. Doordat jouw bureau opgeruimd is heb je ook een duidelijk overzicht waar belangrijke papieren en digitale documenten zijn bewaard. Je hoeft dus minder lang te zoeken om ze terug te vinden.
Ontvang je (onverwacht) bezoek dan heb je ook altijd een opgeruimd bureau. Weg dus met al die gele memo’s, rondslingerende visitekaartjes en overvol notitieblok. Alle spullen die op je bureau liggen zorgen voor afleidingen, gaan ten koste van je productiviteit en kunnen een heus privacyschandaal teweeg brengen.
Deelkantoor
Tegenwoordig hebben veel zorgprofessionals een deelkantoor of werken zij in een HOED. Jij ook? Dan is het van groot belang dat je jouw omgeving netjes en opgeruimd houdt. Het is niet de bedoeling dat jouw kantoorcollega’s patiëntgegevens te zien krijgen totdat je ze officieel hebt doorgestuurd. Bovendien is het voor een ander niet prettig naar jouw zooi te kijken terwijl diegene zelf zijn bureau zo netjes houdt.
Voordelen van een clean desk policy?
- Wanneer er (onverwacht) een cliënt binnenkomt, geeft een opgeruimd bureau een goede indruk. Ook naar collega’s of leidinggevende.
- Niemand irriteert zich aan jouw bureau dat vol ligt met paperassen.
- Er slingert geen betrouwbare informatie rond.
- Je bewaart documenten steeds beter en veiliger.
- Schoonmaken is zo gebeurd.
Hoe pak je de clean desk policy aan? 11 tips
- Zorg voor een prullenbak binnen handbereik. Zo gooi je makkelijk en snel onnodige papieren weg. Een prullenbak onder je bureau is ideaal: direct vanuit jouw bureaustoel benaderbaar voor onnodige rommel als snackpapiertjes, koffiebekers en nietszeggende krabbels.
- Kijk ook eens naar de accessoires op je bureau. Gebruik je het niet? Ruim het dan op.
- Een papierversnipperaar in de buurt. Hierin vermaal je direct alle informatie die derden niets aangaan. Een versnipperaar die alleen verticaal snijdt is voor de avg niet voldoende. Apparaten die jou veilig van alle onnodige papieren ontdoen, vind je in onze webshop.
- Belangrijke papieren die gearchiveerd mogen worden, kun je inscannen en digitaal archiveren. Je hoeft de informatie dus niet eerst over te nemen van papier naar een digitale omgeving, maar upload het papier gewoon in jouw systeem. Zeker wanneer je kiest voor een slimme dossiermanagementoplossing wordt de tekst herkend en op de juiste plek bewaard. Zorg voor een scanner met druppel of codering ter herkenning zodat ook scan op een veilige manier worden ingelezen, verzonden en bewaard.
- De inboxen in je e-mail ken je wel, maar het is ook handig om een fysieke inbox op je bureau te hebben staan. Bijvoorbeeld in de vorm van een postbakje of documentmappen. Je zult immers ook rondslingerende papieren, zoals jouw abonnement op een vakblad, interessante reclame of een inkomende factuur een tijdelijke plaats moeten geven. Bedenk een constructie die voor jouw handig werkt. Zo blijven verschillende documenten van elkaar gescheiden.
- Zorg voor minder papier. Stop met al dat extra papier zoals magazines en nieuwsbrieven. Tijdschriften kun je vaak digitaal aanvragen en lezen. Nieuwsbrieven idem. Neem de abonnementen eens door, zijn ze echt nodig? Probeert het te minimaliseren en het is ook nog eens beter voor het milieu.
- Bureaula voor kantoorartikelen. Gebruik bijvoorbeeld de bovenste la voor allerlei kantoorartikelen. Zo heb je ze toch bij de hand en staan ze niet in de weg op je bureau.
- Plan en order je taken. Wil je een clean desk? Gebruik dan een papieren onderlegger op je bureau. Notities zijn altijd in beeld en blijven je aandacht trekken. Centraliseer notities, taken en planningen op één plek in je kantoor. Je kunt hiervoor een whiteboard of een flip-over gebruiken.
- Maak een voor- na foto. Wil je het heel drastisch aanpakken? Maak dan een voor- en na foto. Je ziet duidelijk het verschil en ook hoe het eruitziet als je er even de tijd voor neemt. Wil je collega’s overtuigen? Laat de foto’s zien!
- Opruimmoment inplannen. Plan regelmatig nog even dat opruimmoment. Bijvoorbeeld aan het eind van iedere werkdag. Het zal je nu hoogstens een paar minuten kosten.
- Houd je bureau schoon. Nu je zoveel tijd en energie in een opgeruimd bureau hebt gestoken wil je dat natuurlijk ook schoonhouden. Maak je bureau- en materialen regelmatig schoon. Er zijn bijvoorbeeld speciale spuitbussen voor je toetsenbord of vochtige doekjes voor je beeldscherm, tablet en muis.
Gewoonte sluipt erin
Werk je in een deelkantoor of heb je enkele collega’s? Wijs elkaar dan op de clean desk policy. Hang posters op bij de koffieautomaat, de keuken of de kopieermachine. Of geef elkaar gewoon een seintje. Ben je een zelfstandige zorgprofessional? Dan moet je zelf zo consequent zijn om de clean desk policy dagelijks toe te passen. Ook wanneer je vooral op de weg zit van bezoek naar bezoek. Hoe vaker je het doet, des te geordender je on- en offline werkt.
