Managed Print Services: welke verantwoordelijkheid heb je als klant?
Managed Print Services is een samenwerking met twee kanten. De ene kant: wat een MPS-leverancier voor je overneemt. De andere kant, en daar gaat deze blog over: welke verantwoordelijkheid je als klant zelf houdt. Zo bepaal je zelf bijvoorbeeld de keuzes die passen bij jouw bedrijfsvoering. Er is onder andere beleid voor nodig, duidelijke afspraken met medewerkers en er zal inzicht gegeven moeten worden in wat er binnen je organisatie verandert. Mijn ervaring is dat een MPS-samenwerking pas echt goed werkt als beide partijen weten wat er van hen wordt verwacht. Daarom enkele praktische punten waar je als klant zelf verantwoordelijkheid in hebt.
1. Deel op tijd wat er binnen je organisatie verandert
Het is belangrijk om ingrijpende veranderingen tijdig te delen. Bijvoorbeeld op het gebied van groei, nieuwe medewerkers, een verhuizing of een reorganisatie die aanstaande is. Alleen als dergelijke informatie gedeeld wordt kan de MPS-leverancier het beheer en de inrichting op tijd aanpassen aan de nieuwe situatie. Proactief delen voorkomt mogelijke stagnaties.
2. Formuleer duidelijk beleid rondom informatievoorziening en applicatiegebruik
Juist omdat tegenwoordig van alles technisch mogelijk is kunnen er onwenselijke situaties ontstaan. Het kan gaan om onveilige, zelf geïnstalleerde applicaties, maar net zo goed om een vertrouwelijke print die ergens op een multifunctional is blijven liggen. Natuurlijk helpen we je graag met het formuleren van de juiste vragen, zoals: wie mag bepaalde informatie inzien? Wat mag nooit geprint worden? Hoe kun je voldoen aan compliance gerelateerde vraagstukken? Echter wat het beste bij je past, de inhoud van het beleid, bepaal je zelf.
3. Geef aan welke security-eisen gelden
Printers en multifunctionals verwerken soms vertrouwelijke informatie en zijn onderdeel van de IT-omgeving. Hetzelfde geldt voor andere (digitale) oplossingen die met je in- en uitkomende informatiestromen te maken hebben. Daarom is het ook voor ons belangrijk dat duidelijk is welke beveiligingseisen binnen jouw organisatie gelden. Denk aan toegangsrechten, authenticatie en de manier waarop vertrouwelijke documenten worden verwerkt. Wij kunnen de technische maatregelen uitvoeren en monitoren, maar als klant bepaal je zelf welke eisen en risico’s acceptabel zijn.
“Stel dat je MPS zou zien vanuit security oogpunt: wij zorgen dan voor het slot en het beheer, maar als klant bepaal je wat er achter het slot zit en wie de sleutel daarvan krijgt.” Tim van Haagen – Sales directeur, OneXillium
4. Blijvende aandacht aan medewerkers
Het hebben van beleid rondom printing, scanning en informatievoorziening betekent niet automatisch dat medewerkers er ook naar gaan handelen. Ter illustratie: Als medewerkers niet weten wanneer ze beveiligd moeten printen, welke informatie ze wel of niet mogen printen of delen dan blijven er risico’s ontstaan. We kunnen de techniek zo goed mogelijk inrichten, maar als klant ben je verantwoordelijk voor de afspraken en communicatie richting medewerkers. Ervaring leert dat daar meerdere (herhalings)momenten voor nodig zijn. Vergeet ook niet om dit kenbaar te maken aan nieuwe medewerkers. Natuurlijk helpen we graag als er op het gebied van adoptie vragen zijn of extra uitleg gewenst is.
4. Bepaal wat je wilt verbeteren en waarop je wilt sturen
Een MPS-leverancier kan veel inzicht geven in het gebruik van de printomgeving. Bijvoorbeeld in aantallen prints en scans, kleurgebruik, kosten, apparaatbenutting of het aantal storingen. Maar welke informatie voor jouw organisatie relevant is, hangt af van de doelstellingen die je hebt. Wil je vooral kosten besparen, het aantal apparaten terugbrengen, duurzamer werken of juist de continuïteit van een kritische werkomgeving waarborgen? Als klant bepaal je waarop je wilt sturen. Wij kunnen vervolgens de data en onze expertise gebruiken om daar concrete verbeteringen tegenover te zetten. ‘Meten is weten’, is een oude waarheid die nog steeds geldt.
Heldere verantwoordelijkheden
Managed Print Services betekent dat er tijd bespaard wordt op beheer, en dat expertise door ons wordt toegevoegd. Maar minstens zo belangrijk: MPS is een echte samenwerking. Wij nemen het dagelijkse beheer en, waar nodig, de uitvoering en expertise uit handen. Jij bepaalt als klant welke keuzes, eisen en doelstellingen voor jouw organisatie belangrijk zijn. Juist het kennen van elkaars rollen en verantwoordelijkheden is, in mijn ervaring, essentieel om samen succes te boeken.
Benieuwd hoe de verantwoordelijkheden binnen jouw MPS-samenwerking verdeeld zijn?
Samen brengen we in kaart welke keuzes, eisen en doelstellingen bij jouw organisatie horen. Zo weet je precies waar je zelf op stuurt, en waar wij het werk uit handen nemen.
Jouw rol kort uitgelegd in 5 FAQ’s
Dat bepaal je zelf. Denk aan kosten, minder printen, security, duurzaamheid of continuïteit. De MPS-leverancier kan met data en advies helpen om die doelen te realiseren.
Medewerkers moeten weten hoe ze veilig en volgens het beleid met printen, scannen en informatie omgaan. De klant is verantwoordelijk voor duidelijke afspraken en communicatie hierover.
De klant bepaalt welke eisen en risico’s acceptabel zijn. De MPS-leverancier zorgt binnen de afgesproken dienstverlening voor de technische uitvoering en monitoring.
Denk aan groei, verhuizing, reorganisatie, hybride werken of veranderingen in IT en processen. Als we dit op tijd weten, kunnen we het beheer en de inrichting daarop aanpassen.
Ja. De leverancier neemt het dagelijkse beheer over, maar de klant blijft verantwoordelijk voor beleid, keuzes, security-eisen en de manier waarop medewerkers met informatie omgaan.