Wat neemt een Managed Print Services leverancier écht over?
Wist je dat Managed Print Services veel verder gaat dan printers beheren en het leveren van papier en toner? De dienstverlening gaat mogelijk verder dan je in eerste instantie denkt. Bij OneXillium draait een professionele MPS-dienst onder andere om inzicht, (informatie)beheer, efficiënte informatiestromen, veiligheid en voortdurende optimalisatie van apparatuur, gebruik, kosten en duurzaam werken. Daarbij maken we graag het onderscheid.
‘Gedoe’ van printers voorkomen
Wellicht herkenbaar: het uitbesteden van het beheer van de print- en scanomgeving begint vaak als IT-afdelingen er te veel tijd mee kwijt zijn. Soms ontbreekt het simpelweg ook aan capaciteit: er zijn te weinig collega’s. Het beheer, zoals het 24/7 monitoren van apparatuur, het regelen van supplies en het oplossen van storingen, wordt daarom in handen gelegd van OneXillium. Een deel daarvan kan tegenwoordig grotendeels geautomatiseerd worden. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch signaleren dat toner bijna op is en het registreren van tellerstanden. Met als resultaat dat deze klanten zich zo min mogelijk hoeven bezig te houden met het dagelijkse beheer van printers en scanners.
Maar met het overnemen van dit beheer begint het pas: we gaan jouw organisatie steeds beter leren kennen. Want juist daar zit voor ons het verschil tussen technologie en dienstverlening. Technologie kan veel processen automatisch uitvoeren. Maar zodra een situatie afwijkt van het standaardproces is menselijke kennis en interactie nodig. Dan willen we niet alleen signaleren wat er gebeurt, maar ook meedenken over wat er kan verbeteren.
De meerwaarde van onze MPS-services
Tijdens het beheer kijken we ook naar het grotere plaatje. Zo is de printer verbonden met het netwerk en geïntegreerd met andere systemen. Hierbij gaat het om de continuïteit van in- en uitkomende informatiestromen, onder andere door slimme koppelingen.
Daarnaast gebruiken medewerkers de multifunctional om informatie te verwerken – vaak op verschillende manieren – en moet iedere werkplek veilig zijn. Door recente fusies hebben we veel expertise kunnen toevoegen op het gebied van veilig digitaal werken, documentbeheer en IT-diensten.
Daarmee kunnen we verder kijken dan alleen de printer of het geautomatiseerde beheer eromheen. Bijvoorbeeld signaleren dat een proces slimmer kan, dat informatie veiliger verwerkt kan worden of dat een koppeling met een ander systeem waarde toevoegt. Daar komt menselijke expertise om de hoek kijken: begrijpen hoe een organisatie werkt, de juiste vragen stellen en vervolgens een oplossing realiseren die daarbij past.
Een uitkomst van ‘kijken naar het grotere plaatje’ kan ook zijn dat de beste printoplossing helemaal geen printoplossing meer is. Processen worden verder gedigitaliseerd en we denken mee over systemen waarmee informatie op een efficiënte en veilige manier kan worden beheerd. Wat we daardoor in feite ook van je overnemen, is een deel van de zorgen rondom informatiebeheer en -beveiliging: niet doordat we alle verantwoordelijkheden van een organisatie overnemen, maar doordat we actief meedenken, adviseren en oplossingen realiseren rondom de informatieomgeving. Je moet erop kunnen vertrouwen dat het hele ecosysteem van informatie en communicatie goed geregeld is. Print is daar slechts een onderdeel van.
Managed Print Services kan ook een maatwerk component hebben
Bij het woord ‘Managed’ denk je mogelijk direct aan processen die zoveel mogelijk gestandaardiseerd zijn. Vaak is dat ook zo. En juist dat is waardevol: wat voorspelbaar en repeterend is, kun je goed automatiseren. Maar het zijn juist de complexe, veeleisende omgevingen waarin we ons graag onderscheiden. We houden van complexe omgevingen, daar waar je net even meer moet doen dan wat de marktstandaard levert.
Denk bijvoorbeeld aan cruiseschepen, waar continuïteit van de printomgeving belangrijk is. Toners worden in zo’n situatie met luchtvracht verstuurd, zodat ze op tijd in de juiste haven zijn. Dat is iets anders dan een toner automatisch bestellen en laten bezorgen volgens een standaard logistiek proces. Hier is afstemming, vooruitdenken en menselijke interactie nodig om ervoor te zorgen dat de printomgeving blijft functioneren.
Ook in andere sectoren, bijvoorbeeld de advocatuur of de zorg, kunnen eisen heel specifiek zijn. Zoals vertrouwelijke documenten die veilig geprint en verwerkt moeten worden, of in zorgomgevingen waar medewerkers op ieder moment toegang moeten hebben tot informatie die van levensbelang is.
Juist in dit soort situaties is een standaardoplossing niet altijd voldoende. MPS vraagt dan om maatwerk: goed begrijpen hoe een organisatie werkt, welke risico’s en eisen er zijn en daar de print- en scanomgeving op aanpassen. Dat is ook waarom maatwerk voor ons geen uitzondering is, maar vaak een toevoeging op onze standaard dienstverlening. Juist door over uitzonderingen na te denken ontstaan unieke formules die zowel aan de klantzijde als die van ons voor veel enthousiasme zorgen.
Onze aanpak samengevat
We zien MPS dus niet als een op zichzelf staande dienstverlening waarbij we alleen printers beheren en supplies leveren. Dat is de basis die je van elke MPS-leverancier mag verwachten. Onze kennis van print en scan wordt aangevuld met expertise op het gebied van IT, documentbeheer, security en veilig digitaal werken. Daardoor kunnen we niet alleen een printomgeving beheren, maar ook begrijpen hoe deze onderdeel is van de bredere informatievoorziening van een organisatie.
We automatiseren wat kan, en blijven betrokken waar menselijke expertise nodig is. En wanneer een situatie daarom vraagt, leveren we maatwerk. Dát is voor mij het verschil tussen een leverancier en een partner.
Sales Director
En welke rol heb je zelf dan nog?
Het uitbesteden van het dagelijkse beheer betekent niet dat je als organisatie alle keuzes rond printen, scannen, informatiebeheer en security uit handen geeft. Die verantwoordelijkheden blijven uiteindelijk bij de organisatie zelf. Een goede MPS-leverancier helpt je om die keuzes beter te maken: door inzicht te geven, risico’s te signaleren, mee te denken over oplossingen en waar mogelijk de uitvoering uit handen te nemen. Maar waar ligt precies de grens tussen wat je als klant zelf bepaalt en wat je van een MPS-partner mag verwachten? En hoe zorg je ervoor dat de samenwerking meer oplevert dan alleen een goed beheerde printeromgeving?
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie betekent?
We denken graag met je mee over grip op je print-, scan- en informatieomgeving. Geen verplichtingen, gewoon een goed gesprek.
Niet altijd. De basis van het beheer kan worden gestandaardiseerd, maar de inrichting moet aansluiten op de processen, risico’s en eisen van jouw organisatie.
Printers en multifunctionals zijn verbonden met het netwerk en verwerken soms vertrouwelijke informatie. Daarom horen zaken als authenticatie, toegangsrechten en beveiligde printopdrachten bij een moderne MPS-aanpak.
Ja. Door naar processen te kijken, kan blijken dat een printstap helemaal niet nodig is. Digitalisering kan een betere oplossing zijn.
Minder beheerdruk voor IT, meer inzicht in gebruik en kosten en mogelijkheden om de printomgeving efficiënter, veiliger en duurzamer in te richten.
Een MPS-leverancier neemt het dagelijkse beheer van je print- en scanomgeving over, zoals monitoring, supplies, onderhoud, updates en storingen. Daarnaast kan hij adviseren over gebruik, kosten, security en informatiestromen.