Welk fundament is nodig voor succesvol Common Ground?
Samenwerking op het gebied van informatie-uitwisseling tussen gemeenten verdient aanmoediging. Toch werkt het alleen als er eerst een stevig fundament ligt op het gebied van informatiebeheer en informatiebeveiliging. Net zoals bij kunstmatige intelligentie geldt: voer je data in die niet klopt of schadelijk is dan krijg je fouten en onzin terug. Als je informatie wilt delen met andere gemeenten moet daarom eerst de eigen interne data betrouwbaar, overzichtelijk en veilig zijn. Zonder dit fundament is samenwerken inefficiënt en zelfs riskant.
Samenwerking zonder solide basis
Maar is deze basis er ook? In veel gemeenten bevinden documenten zich verspreid over verschillende systemen. Vergunningaanvragen, beleidsstukken, e-mails en correspondentie met burgers hebben vaak hun eigen plek en eigen registraties. Dit leidt tot dubbele bestanden, fouten en vertragingen. Want wat is de juiste versie en zijn de gegevens nog actueel en toepasbaar voor nu?
Binnen Common Ground draait samenwerking om het delen van informatie en het hergebruiken van data. Bijvoorbeeld over de manier waarop de vele soorten projecten binnen gemeenten uitgevoerd kunnen worden. Er is altijd wel een ambtenaar ergens aan te wijzen die net een bepaalde ervaring heeft opgedaan. Delen betekent in dit voorbeeld dat projecten sneller uitgevoerd kunnen worden.
De VNG schrijft daar het volgende over:
“Common Ground is de informatiekundige visie waarmee gemeenten collectief de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer gaan inrichten. Met de herinrichting van de informatievoorziening kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren.” (vng.nl)
Een prima initiatief dat de nodige aandacht zal vragen. Om deze voordelen waar te maken geloven we dat eerst het interne fundament op orde moet zijn. Zie het maar als een ‘grote schoonmaak’ die nodig is voordat je met andere gemeenten gaat samenwerken. Daarmee voorkom je dat je collectief foute gegevens deelt: over herbruikbare data mag je geen onenigheid hebben. Dat betekent onder andere het volgende: documenten en gegevens moeten centraal beheerd worden, processen overzichtelijk en consistent zijn en informatiebeveiliging moet vanaf het begin geborgd zijn. Pas dan kan samenwerking efficiënt en veilig plaatsvinden.
Aan een solide basis
Een solide basis begint met centrale registratie van alle documenten en gegevens. Medewerkers moeten precies weten waar iets hoort en hoe het terug te vinden is. Metadata speelt hierbij een cruciale rol: als alle informatie consistent wordt gelabeld en gekoppeld aan de juiste workflow of zaak, kunnen documenten automatisch worden herkend en verwerkt zonder handmatige zoekacties.
Common Ground maakt het mogelijk om data los van applicaties te gebruiken, maar zonder juiste en consistente data aan de bron verplaats je vooral problemen in plaats van oplossingen.
Business Consultant Gemeenten
Daarnaast is samenhang tussen systemen essentieel: er is interne of externe kennis rondom integraties nodig. Pas als systemen met elkaar communiceren en informatie niet in silo’s blijft hangen, ontstaat één overzichtelijk en coherent ecosysteem.
Tegelijkertijd moet informatiebeveiliging vanaf het begin ingebouwd zijn. Het is belangrijk te weten wie toegang heeft tot welke gegevens, hoe informatie beschermd wordt en hoe compliance wordt geborgd volgens AVG, ENSIA en andere wetgeving. Een solide interne basis maakt het bovendien mogelijk om nieuwe digitale oplossingen te implementeren. Je kunt AI bijvoorbeeld laten helpen met het beoordelen van vergunningaanvragen, het verwerken van bezwaarbrieven of het automatisch categoriseren van beleids-documenten, op voorwaarde dat de onderliggende data klopt.
Aan een solide fundament?
OneXillium denkt graag met gemeenten mee om dit fundament concreet neer te zetten. Samen kijken we naar hoe informatie centraal en overzichtelijk kan worden geregistreerd, hoe metadata en workflows optimaal kunnen worden ingericht, hoe systemen veilig en efficiënt verbonden kunnen worden en hoe informatiebeveiliging vanaf het begin wordt geborgd.
Met dit fundament kan jouw gemeente niet alleen interne processen verbeteren, maar ook een voorbeeld zijn voor andere gemeenten op het gebied van informatiebeheer, security en gebruiksgemak.