Is jouw informatiehuishouding gereed voor de nieuwe Archiefwet?
Geschreven door: Ewout Bajema – Business Consultant Overheid
Werk je voor de overheid, bijvoorbeeld bij een gemeente of provincie? Dan krijg je te maken met de nieuwe Archiefwet. De Eerste Kamer stemde op 12 mei jl. in met deze wet, die op 1 januari 2027 in werking treedt. Het doel: overheidsinformatie beter bewaren, vindbaar en toegankelijk houden. Veilig bewaren hoort daar wat mij betreft vanzelfsprekend bij. In deze blog lees je er alles over.
Informatie is overal, niet alleen op papier
De huidige Archiefwet stamt uit 1995 en is geschreven in een tijdperk waarin papier nog dominant was. Als ambtenaar moest je, vaak langdurig, op zoektocht gaan in ordners die veilig opgeborgen werden in afgesloten grote archieven. Je moest toestemming krijgen van de archivaris om het archief in te mogen gaan. Tegenwoordig ziet de informatiehuishouding van overheden er heel anders uit en kun je gelukkig op veel plekken een digitale ‘search’ doen, waardoor je de gewenste informatie sneller in handen hebt.
De communicatie (o.a.met burgers) is veranderd
Niet alleen de hoeveelheid informatie groeit, maar ook de diversiteit aan bronnen waarmee gecommuniceerd wordt. Dat is zowel intern als extern het geval. Enkele voorbeelden: besluiten worden voorbereid via e-mail en chatberichten, medewerkers werken samen in platforms als Teams en SharePoint en burgers communiceren steeds vaker via digitale loketten, webformulieren en sociale media.
Maar er is nog iets. Het gaat bij communicatie ook niet alleen meer om tekst. Tegenwoordig gaat het ook steeds vaker over foto- en videomateriaal Denk bijvoorbeeld aan beelden die worden gebruikt bij toezicht en handhaving, inspecties in de openbare ruimte of de vastlegging van incidenten en meldingen. Of misschien is het wel een burger die een video stuurt van een omgevallen boom. Ook deze informatie maakt steeds vaker deel uit van het dossier en moet daarom duurzaam toegankelijk en beheersbaar blijven.
Meer aandacht voor duurzaam informatiebeheer
In een artikel van IP* las ik dat er meer aandacht voor duurzaam informatiebeheer moet komen. “Overheidsorganisaties moeten hun informatiebeheer, processen en systemen voorbereiden op de nieuwe eisen rond duurzame toegankelijkheid en archivering. De wet geldt voor de hele overheid, dus ook lokaal”, is een letterlijk citaat. Maar hoe doe je dat? Voorbereiden vraagt immers veel tijd en aandacht. Heb je daar als overheidsorganisatie voldoende capaciteit voor?
De uitdaging zit niet in de wet, maar in de uitvoering
Dat informatie overal aanwezig is en verspreid over verschillende applicaties levert veiligheidsrisico’s op. Bovendien weten overheidsmedewerkers – net zoals heel veel andere mensen – niet altijd welke informatie bewaard moet blijven en welke niet. Is er voldoende kennis rondom datakwalificatie binnen overheden en de manier waarop je burgerinformatie op zou moeten slaan? Om je gereed te maken voor de nieuwe Archiefwet kun je grofweg twee dingen doen: het wiel zelf uitvinden, of in gesprek gaan over de manier waarop andere gemeenten dit doen. Van elkaar leren, zou ik het willen noemen.
Een inhoudelijk gesprek over informatiebeheer
Daar zou ik toe willen oproepen. Vooral omdat technologie helpt om informatie veilig vast te leggen, te classificeren, beschikbaar te stellen aan de juiste personen en zelfs automatisch te laten verwijderen wanneer dat nodig is. 2027 is dichtbij. We helpen graag om de uitvoering van duurzaam informatiebeheer op tijd mogelijk te maken. De ervaringen die we bij andere gemeenten hebben opgedaan zullen ongetwijfeld van waarde zijn.