Groeiende hoeveelheid documenten het hoofd bieden met structureel informatiemanagement
De hoeveelheid informatie binnen woningcorporaties stijgt exponentieel. Goed beheer is daarom essentieel om overzicht en grip te houden. Maar hoe doe je dat als organisatie en wat is daarbij de rol van Enterprise Information Management? CorporatieGids Magazine sprak erover met Marco van Drogenbroek, Business Consultant bij OneXillium.
Wat houdt dat precies in?
Vroeger – toen mensen spraken over digitaal archiveren – betekende dit dat papieren documenten werden gescand en voorzien van trefwoorden. Hiermee werden ze digitaal opgeslagen en konden ze later gemakkelijk teruggevonden worden door de juiste trefwoorden in te voeren. Er was geen dynamische inhoud aanwezig. Documenten waren statisch en konden niet automatisch worden bijgewerkt. Later kwam daar een DMS-oplossing voor en was het mogelijk om bijvoorbeeld workflows toe te voegen.
EIM is volgens ons de volgende stap, waarbij de E staat voor de totale organisatie. De I staat voor een grote diversiteit aan documenten die Informatief worden gemaakt door deze intelligent te verrijken met de data uit primaire bedrijfsapplicaties. Ook is er steeds meer vraag om berichten vast te leggen, bijvoorbeeld uit WhatsApp. Verrijkingen uit systemen en het koppelen zorgt ervoor dat de informatie steeds vollediger wordt.
Wordt er dan nog wel gesproken over documentmanagement?
Informatiemanagement is eigenlijk documentmanagement 2.0. Het begrip document is veel groter geworden en dekt niet meer de lading. Het gaat om een grote verscheidenheid aan bestanden die verwerkt wordt zoals e-mailberichten, maar ook foto’s of geluidsfragmenten. Je wilt als corporatie niet meer naar informatie moeten zoeken. Maar het is lastig dit snel te vinden als het op meerdere plekken is opgeslagen en vaak nog bij een bepaald persoon. Als je alle informatie op één plek opslaat, de juiste metalabels toevoegt én dit koppelt aan de ERP-oplossing, ontstaat er een volledige informatie-omgeving.
Informatiemanagementuitdagingen voor corporaties?
Huidige oplossingen zijn vaak hoofdzakelijk op huurdersinformatie gericht. Maar een corporatie slaat echter ook gegevens over interne projecten, personeelsdossiers of ontvangen facturen op. Daarnaast worden documenten vaak op verschillende locaties opgeslagen, zoals OneDrive en netwerklocaties. Hierdoor is er geen controle over de informatie. Vanwege de veranderingen in de wetgeving en wensen van huurders is het een must om een goed EIM-systeem in te richten, zodat je overzicht creëert over je hele informatiehuishouding.
Eenvoudig informatie beheersen?
Onze samenleving, waarin ook huurders zich begeven, is grotendeels digitaal geworden. Huurders
verwachten van woningcorporaties snelle antwoorden en een serviceverlening waarbij alle huurdersinformatie bekend, actueel en toegankelijk is. Alleen zijn er behoorlijk wat uitdagingen op dat gebied. Lees in het gratis e-book hoe een woningcorporaties hierop in kan spelen.
Wat vraagt informatiemanagement van een corporatie?
Structuur is belangrijk om informatie uiteindelijk goed terug te vinden. Zonder deze structuur werkt een EIM-systeem minder goed. De ERP-oplossing en de al aanwezige data zijn de basis om een dossierstructuur te maken. Hierdoor hoeft de gebruiker niet na te denken over welke trefwoorden aan een document gekoppeld worden, maar gaat dat volledig automatisch.
EIM-systemen zorgen er daarnaast voor dat alle documenten die je zelf maakt automatisch opgevangen worden. Ongestructureerde data die binnenkomen kunnen in het EIM-systeem worden geplaatst en tools zoals een Outlook-integratie geven labelsuggesties op basis van informatie uit de e-mails. Zo zorg je er niet alleen voor dat oude data structureel wordt opgeslagen, maar ook alle nieuwe gegevens die continu binnenkomen.
Spelen wet- en regelgeving hierbij?
Binnen corporaties heb je veel te maken met wetgeving. Vroeger kon je veel informatie opslaan van een huurder, maar daar is nogal verandering in gekomen. Persoonlijke gegevens mag je bijvoorbeeld niet meer vastleggen. Daarbij leveren huurders nog steeds informatie en documenten aan waarin deze gevoelige informatie instaan. Er zijn tools die corporaties helpen deze documenten te herkennen en indien nodig makkelijk verwijderd worden.
Een corporatie uiteindelijk op?
Corporaties kunnen door structuur aan te brengen in de informatiehuishouding efficiënter werken en veel minder tijd besteden aan het archiveren van content. Als je gebruikmaakt van een EIM-systeem, voldoe je daarnaast ook aan wet- en regelgeving. Onze visie is dat op termijn ieder document direct beschikbaar zal zijn. Dit betekent dat een gebruiker – ongeacht de tijd en plaats – direct toegang heeft tot alle informatie die voor deze gebruiker relevant is. Dit betreft dus niet allee de klantdocumentatie binnen de corporatie, maar ook de uiteenlopende vormen van bedrijfsdocumentatie. Een toekomstvisie voor de lange termijn, maar wel eentje waar wij met elke stap die we zetten aan bijdragen.
De komende jaren zich verder ontwikkelen?
Het aantal applicaties dat waardevolle informatie genereert, neemt in rap tempo toe. Dat zorgt voor een versnippering van de hieraan gekoppelde digitale waarheid. Als de corporatie de controle verliest over deze informatie, wordt het moeilijker een compleet en betrouwbaar beeld ervan te behouden. De komende jaren zie ik daarom het belang van EIM steeds verder groeien. EIM helpt corporaties deze controle terug te krijgen en als organisatie snel en efficiënt oplossingen te vinden voor de problemen voor morgen, waardoor medewerkers zich beter op hun kerntaak kunnen richten
CorporatieGids LIVE 2023
De CorporatieGids LIVE Kennisdag 2023 is één dag waarop leveranciers en adviseurs met focus op de corporatiesector leerzame en interessante kennissessies verzorgen.
Wanneer en waar?
De CorporatieGids LIVE Kennisdag vindt plaats op dinsdag 21 maart 2023 in Expo Houten (Langs de A27, gratis parkeren voor de deur).
De voordelen op een rij:
- op één dag de mogelijkheid om LIVE meerdere kennissessies van leveranciers en adviseurs te bezoeken
- snel en geordend kennis opdoen waarvoor anders meerdere afspraken noodzakelijk zijn
netwerken - speciaal voor corporatiemedewerkers
- koffie, thee, lunch inbegrepen
- gratis