Documentcreatie bij woningcorporaties: kan dat niet veel eenvoudiger?
Hoeveel handelingen zijn er voor een medewerker van een woningcorporatie nodig om een eenvoudig bericht naar een huurder te sturen? Vaak zijn het er verrassend veel. Gegevens uit verschillende systemen halen, de juiste informatie selecteren, een document opmaken, controleren, als PDF opslaan en vervolgens bepalen hoe het bij de huurder terechtkomt. Digitaal versturen of toch laten printen? Documentcreatie kan documentchaos worden als je dat duizenden keren per jaar doet. Terwijl het veel eenvoudiger kan.
In plaats van losse handelingen
De uitdaging om documentcreatie te verbeteren zijn we aangegaan. Vanuit onze ervaringen met woningcorporaties hebben we een oplossing ontwikkeld die het proces van documentcreatie tot document-distributie eenvoudiger maakt. De basis is bewezen technologie voor het automatisch creëren, personaliseren en distribueren van documenten. Maar voor mij zit de echte waarde echter vooral in de manier waarop we die techniek hebben ingericht: vanuit de dagelijkse praktijk bij woningcorporaties. Kortom, we zijn begonnen met de vraagwaar medewerkers iedere dag tegenaan lopen.
Begint bij slimme geautomatiseerde selectie
Stel: er staan werkzaamheden gepland aan een aantal woningen.
In het ERP-systeem staat welke woningen en huurders het betreft. Die informatie kan dus ook direct de basis vormen voor de communicatie. Op basis van bijvoorbeeld locatie, woningtype of specifieke voorzieningen wordt automatisch bepaald welke boodschap nodig is. De medewerker hoeft dan niet meer zelf door verschillende systemen of bestanden om de juiste selectie te maken. De gegevens die al beschikbaar zijn vormen het vertrekpunt van de communicatie.
Een voorbeeld? Denk aan onderhoudswerkzaamheden waarbij alleen de even of juist de oneven huisnummers aan de beurt zijn. Ook zo’n selectie is onderdeel geworden van het documentcreatieproces. Juist dit soort slim ingerichte details maken in de praktijk verschil.
Digitaal waar het kan
Vervolgens is de vraag: hoe wil je de communicatie bij de huurder krijgen?
Een e-mail is voor veel mensen vanzelfsprekend. Anderen ontvangen informatie liever op papier. Zeker bij woningcorporaties is het belangrijk om die keuze niet voor iedereen hetzelfde te maken. Vanuit hetzelfde proces kan een document daarom naar het gewenste kanaal: e-mail, print, de postkamer, een externe verwerker of het digitale archief. Zo kan de communicatie aansluiten bij de huurder, zonder dat een medewerker voor ieder kanaal een apart proces hoeft te doorlopen.
Geen eindeloze verzameling van verschillende Word-documenten
Microsoft Word is een vertrouwd hulpmiddel om brieven en andere communicatie te maken. Dat is prettig, maar het heeft ook een keerzijde. Want als iedereen vanuit Word zijn eigen documenten maakt, krijgt uiteindelijk iedereen ook zijn eigen manier van communiceren. De één schrijft wat uitgebreider, de ander gebruikt een andere opmaak en ergens staat altijd nog wel een oude versie van een template.
Standaardisatie is wat we hebben toegevoegd
In onze oplossing vormt een Word-template de basis, maar wordt het proces daaromheen beheerst. Verplichte invulvelden zorgen ervoor dat belangrijke informatie niet wordt vergeten en dat vaste onderdelen op een uniforme manier worden opgebouwd. Zo blijft de flexibiliteit van Word behouden, maar wordt het proces eromheen een stuk beter beheersbaar.
Ook de toegankelijkheid is verbeterd
Dan is er nog een onderwerp wat belangrijk is bij documentcreatie: de digitale toegankelijkheid. Een PDF die er netjes uitziet, is namelijk niet automatisch toegankelijk voor iedereen. Voor blinde en slechtziende mensen die een screenreader gebruiken, is bijvoorbeeld de onderliggende structuur belangrijk om wat voorgelezen wordt te begrijpen. Met PDF/UA als uitgangspunt hebben we daarom ook ‘toegankelijkheid voor iedereen’ onderdeel gemaakt van het documentproces.
Duidelijk communiceren is goed huurderschap
Met onze oplossing hebben we ervoor gezorgd dat elke huurder de informatie van zijn woningcorporatie kan begrijpen en gebruiken. Bovendien met veel minder handelingen tijdens het creatieproces voor de woningcorporatiemedewerker en met een uniforme manier van communiceren. Dat we hiermee een bijdrage leveren aan goed huurderschap met minder handelingen, minder fouten maar meer aandacht voor de huurder is waar het uiteindelijk om draait.
Neem contact met ons op als je wilt weten hoe dit er in de praktijk uit kan zien. Of lees ook mijn gerelateerde artikel die in de CorporatieGids is verschenen.