Digitale soevereiniteit en informatiemanagement: hoe behoud je grip en controle op je data?

In de eerste aflevering van de Veilig digitaal werken podcast gaan we in gesprek met Marco van Drogebroek, business consultant bij OneXillium. Samen kijken we naar digitale autonomie als fundament voor veilig digitaal werken en vooral: wat jij vandaag kunt doen om weer grip te krijgen op je informatie en te voldoen aan de eisen van morgen.

Luister direct via Spotify: Welke cloud gebruik je voor welke processen?

Waar organisaties vroeger vooral werkten met documenten, is dat vandaag fundamenteel veranderd. Informatie zit niet langer alleen in pdf’s of dossiers, maar verspreidt zich over e-mails, chats, voiceberichten en samenwerkingsplatformen.

Daarom spreken we vandaag over enterprise information management: een aanpak waarbij je informatie organisatiebreed beheert. Niet per afdeling, maar als geheel. Een factuur staat bijvoorbeeld nooit op zichzelf, maar maakt deel uit van een breder proces met communicatie en afspraken. Door die samenhang te bewaren, ontstaat meer inzicht en controle.

Wanneer je spreekt over cybersecurity, ligt de focus vaak op systemen en data in applicaties zoals ERP of CRM.

Toch bevindt een groot deel van de gevoelige informatie zich buiten die systemen. In documenten, e-mails en andere bestanden zit vaak cruciale informatie die minstens zo belangrijk is om te beschermen. Denk aan contracten, interne communicatie of gegevens van medewerkers.

Wanneer die informatie niet op een gecontroleerde manier wordt beheerd, ontstaat er een blinde vlek in je beveiliging.

De overstap naar de cloud en het gebruik van samenwerkingstools hebben geleid tot een versnipperd informatielandschap. Informatie staat verspreid over platformen zoals Teams, SharePoint en OneDrive, vaak zonder duidelijke structuur.

Het gevolg? Je verliest het overzicht. Medewerkers weten niet altijd waar informatie staat, welke versie de juiste is of wie toegang heeft. Dat maakt het niet alleen inefficiënt, maar vergroot ook de risico’s op het gebied van beveiliging en compliance.

Digitale soevereiniteit wordt vaak herleid tot de vraag waar data wordt opgeslagen, maar het gaat ook over controle en afhankelijkheid. Wat gebeurt er als prijzen veranderen of regelgeving wijzigt? En in welke mate heb je nog invloed op je eigen IT-landschap?

Steeds meer organisaties beseffen dat dit geen puur technisch onderwerp is, maar een strategische afweging rond controle en continuïteit.

Cloudoplossingen bieden flexibiliteit, maar vragen om bewuste keuzes. Niet elke tool is geschikt voor elk type informatie. Samenwerkingstools zoals SharePoint en Teams zijn sterk in dagelijkse workflows, maar minder geschikt voor informatie die langdurig bewaard moet blijven of aan strikte regelgeving moet voldoen.

Door bewust te bepalen welke oplossing je inzet voor welk proces, creëer je meer structuur en controle.

Een belangrijk inzicht is het verschil tussen dynamische en statische informatie. Samenwerkingstools zijn ontworpen om flexibel te werken, waarbij documenten continu veranderen.

Voor bedrijfskritische informatie is dat minder geschikt. Die vraagt om een omgeving waarin bewaartermijnen, authenticiteit en compliance geborgd zijn. Het maken van een duidelijke scheiding tussen werkdocumenten en archiefinformatie is daarom essentieel.

Wat duidelijk wordt: veilig digitaal werken is niet alleen een kwestie van technologie. Het vraagt regie over hoe informatie wordt gecreëerd, opgeslagen en gedeeld. Pas wanneer beleid, processen en tools op elkaar afgestemd zijn, ontstaat een situatie waarin je daadwerkelijk controle hebt over je informatie.

Heb je vandaag een duidelijk beeld van waar je informatie zich bevindt? Weet je welke systemen je gebruikt en waarvoor? En kun je aantonen dat je informatie correct beheert?

Is het antwoord niet eenduidig? Dan is dat een duidelijk signaal dat er ruimte is voor verbetering.

Luister direct via Spotify: