De ideale mix ten behoeve van informatievoorziening: een interne kennisbank & AI
Verborgen informatie, onbenutte waarde, is de aanleiding voor deze blog. Veel bedrijven beschikken namelijk over zeer bruikbare informatie zonder dat deze door iemand aangeraakt wordt. Een gemiste kans, die mogelijk nog versterkt wordt door het grote aantal dagelijkse digitale afleidingen. Het goede nieuws is dat het vinden en benutten van deze informatie veel eenvoudiger geworden is. AI speelt daar een cruciale rol bij. Dus waarom zou je geen actuele en overzichtelijke kennisbank creëren waar iedereen van kan profiteren?
Is onze informatievoorziening geworden?
Eerst eens naar de actualiteit van alledag: je bent op zoek naar een antwoord, het moet ergens in een document of systeem staan, maar waar ook alweer? Door de toename van het aantal digitale systemen, verschillende benamingen en meerdere versies is informatie vinden vaak een tijdrovende en complexe aangelegenheid geworden.
Maar er is nog iets: de hoeveelheid dagelijkse boodschappen groeit veel sneller dan we als mens kunnen verwerken. Daarnaast worden we door de grote hoeveelheid aan technologie afgeleid van datgene wat we eigenlijk hadden willen of moeten doen. Structuur, ordening en samengevatte (te behappen) informatie is waar velen van ons naar snakken.
“In 2025 ontvangen kantoormedewerkers gemiddeld meer dan 270 digitale boodschappen per werkdag, met e‑mails en chatberichten die elkaar om de paar minuten opvolgen, waardoor het steeds moeilijker wordt om focus en overzicht te behouden.” Bron: Microsoft
Efficiëntere informatievoorziening
Er is dus iets nodig om weer focus te krijgen, sneller bij de juiste informatie te komen, de kern te begrijpen en geen stress te ondervinden. Een actuele kennisbank die voorziet in informatievoorziening is een mogelijk antwoord daarop. Een dergelijke kennisbank aanleggen was tot voor kort vooral mensenwerk. De verschillende AI vormen die er zijn doorbreken dat vertrouwde patroon.
AI kan je helpen om informatie sneller uit systemen te halen, te analyseren en er structuur in aan te brengen. Er bestaan AI-agenten die documenten kunnen doorzoeken, metadata interpreteren, verbanden leggen en diverse alternatieven aanreiken.
Generative AI kan de gewenste samenvattingen maken, zodat medewerkers, of klanten, direct de kern begrijpen zonder door eindeloze pagina’s te moeten bladeren. Dergelijke samenvattingen, van bijvoorbeeld gespreksverslagen en klantrapporten, kunnen van grote waarde zijn in de voorbereiding op een adviesgesprek. Een ander voorbeeld van generative AI is het laten toetsen of binnenkomende claims terecht zijn, doordat op de achtergrond contractenafspraken en -voorwaarden geraadpleegd kunnen worden. Het grote verschil met vroeger? Dat is dat je informatie die jij nodig hebt krijgt aangereikt in plaats van dat je urenlang moet zoeken.
Kennisbank te bouwen
Onze oproep is om samen eens te onderzoeken hoe AI ingezet kan worden voor het bouwen van een kennisbank om medewerkers nog plezieriger en efficiënter te laten werken. Kleine stappen kunnen grote effecten hebben is onze ervaring. Bovendien biedt AI ook voordelen op het gebied van informatiebeveiliging en consistentie. AI-bots kunnen repeterende benamingen herkennen, fouten reduceren en zorgen dat informatie op een uniforme manier wordt opgeslagen en teruggevonden. Met als belangrijk bijkomend voordeel dat de klant ook de juiste informatie ontvangt.
Onze eindconclusie
De ideale, meest wenselijke, situatie is dat data in alle applicaties en bedrijfsprocessen kloppend zijn. Pas dan kun je algoritmen er grootschalig en foutloos mee laten werken. We geloven echter dat AI al een belangrijke rol kan spelen in het voortraject, door bestaande ongestructureerde informatie te ordenen, verbanden te leggen en overzicht te creëren. Daarbij zal de mens die ermee geholpen is, afhankelijk van de gevoeligheid/belangrijkheid van de informatie, in veel gevallen een final check moeten doen. Betrouwbare data is zowel het fundament van elke kennisbank als van AI. Echter kun je nu al AI voor je laten werken om de kwaliteit van jouw data op een hoog niveau te krijgen.