De evolutie van informatiebeheer, worden DMS systemen overbodig?
Wordt het Document Management Systeem de fax van deze tijd?
Waarom woningcorporaties hun informatiebeheer fundamenteel moeten heroverwegen
Informatiebeheer binnen woningcorporaties is lange tijd een kwestie geweest van ‘documenten’. Huurcontracten, brieven, rapportages, notities, ooit netjes opgeborgen in ordners, later gedigitaliseerd in pdf’s en opgeslagen in een Document Management Systeem (DMS). Logisch, want dat was de dominante vorm van informatie. Maar wie vandaag nog steeds denkt in ‘documenten’ (gedigitaliseerd papier) als de kern van informatiebeheer, mist een fundamentele verschuiving.
Een PDF-document
Enkele voorbeelden in verschuivingen op het gebied van informatie: huurders sturen tegenwoordig een WhatsApp-bericht met een foto van een lekkage. Een aannemer deelt via WeTransfer een video van de voortgang van een renovatie. Een inspecteur maakt audio-opnames ter plekke, omdat die sneller zijn dan typen. En communicatie met toeleveranciers verloopt niet zelden via e-mailconversaties vol bijlagen, links en spontane updates. De uitdaging? Traditionele DMS zijn hier niet voor ontworpen. De vraag rijst dan ook, is het DMS niet achterhaald?
Die DMS niet kan opslaan?
Het gevaar is dat medewerkers informatie, die ze niet in een DMS kunnen opslaan, gaan decentraliseren. Ze zijn creatief, vindingrijk en willen vooral snel kunnen handelen. Ze slaan bijvoorbeeld bestanden tijdelijk op in hun mailbox, op hun bureaublad of in gedeelde netwerkschijven. Soms zelfs op hun smartphone of nog erger op een externe drager. Niet omdat ze het willen, maar omdat het DMS simpelweg niet is ingericht op foto’s, video’s, WhatsApp-chats of gesproken notities.
Risico’s
Het gevolg is versnippering. Informatie staat overal, behalve op de plek waar het thuishoort. Het centrale beeld van de huurder, de ‘360 graden view’ waar zo vaak over wordt gesproken, ontbreekt daardoor. Het is een illusie dat een organisatie goed geïnformeerde beslissingen kan nemen, wanneer cruciale informatie buiten het zicht van het systeem blijft. En dan hebben we het nog niet gehad over privacy- en archiveringsrisico’s. Compliant zijn wordt uitdagender en de kans op datalekken neemt toe.
DMS is een bottleneck geworden
Wat ooit een hulpmiddel was, is nu voor veel corporaties een belemmering geworden. DMS-systemen zijn gebouwd in een tijd waarin het web nog statisch was, communicatie traag en voorspelbaar verliep en de meeste bestanden tekstgebaseerd waren. In die context werkten ze uitstekend. Maar zoals de fax inmiddels uit het straatbeeld is verdwenen, zo zijn ook traditionele DMS-oplossingen op hun retour.
Enterprise Information Management
De klantcase van woningcorporatie Eigen Haard laat haarscherp zien dat er meer nodig was dan Document Management. Daar werd geconcludeerd dat hun oude systemen niet waren voorbereid op de communicatiemiddelen van nu. WhatsApp, foto’s en audio waren simpelweg niet te verwerken in de structuur van hun DMS. Dat leidde tot inefficiëntie, frustratie en onnodige risico’s. Voor veel woningcorporaties zal dat (nog) herkenbaar zijn.
Van DMS naar EIM
Wat als we niet meer denken in termen van documenten, maar in termen van informatie, ongeacht de vorm? Of het nu een videoboodschap is, een pdf, een geluidsfragment, een foto, een e-mail, of een gespreksverslag, het is allemaal informatie die bijdraagt aan het totaalbeeld van een huurder, een complex, of een onderhoudstraject.
Daarom stappen steeds meer organisaties over op Enterprise Information Management, EIM. Dit is geen nieuw DMS dat hetzelfde doet in een modern jasje, maar een fundamenteel andere benadering. EIM integreert alle vormen van informatie in één omgeving, met slimme integraties tussen systemen, centrale opslag, goede zoekmogelijkheden en automatische classificatie. Deze systemen zijn overigens voor veel meer doeleinden in te zetten dan alleen maar huurdersinformatie.
De voordelen van EIM op een rij:
- Alle informatie, ongeacht bron of formaat, wordt centraal opgeslagen en is eenvoudig vindbaar.
- Communicatie met huurders, leveranciers en partners wordt automatisch gekoppeld aan het juiste dossier.
- Medewerkers krijgen één overzicht van alle relevante informatie, wat een betere dienstverlening mogelijk maakt.
- Archivering en compliance zijn geborgd zonder handmatige tussenkomst. Zo kun je bijvoorbeeld ook automatisch informatie laten deleten na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn.
- Organisaties worden toekomstbestendig, met ruimte voor nieuwe communicatievormen, datastromen en serviceverlening.
Is geen optie
Voor woningcorporaties die aan de vooravond staan van de vervanging van hun DMS, is dit hét moment om verder te kijken dan een upgrade. De vraag die beantwoord moet worden is niet ‘Welk DMS past bij onze organisatie?’, maar ‘Moeten we niet investeren in een informatiesysteem die past bij de wensen van nu en morgen?’ Woningcorporaties die in staat zijn om al hun verschillende informatiestromen te centraliseren kunnen namelijk ook op het gebied van AI een enorme voorsprong nemen. Hoe? Dat en meer leggen we graag uit.