5 valkuilen van zelf SharePoint workflows programmeren
Als je de tijd van je IT-afdeling goed wilt benutten, dan is het creëren van een workflow geen overbodige luxe. Collaboratietool SharePoint geeft je enerzijds de kans om de stappenplannen die binnen jouw bedrijf gelden, helder te formuleren en te automatiseren. Anderzijds is het hiermee ook mogelijk om verantwoordelijkheden toe te wijzen én documentintegratie te realiseren. Ga je zelf aan de slag met het programmeren van deze SharePoint workflows, dan heb je grote kans dat je in één van deze vijf valkuilen valt.
Wat moet er gebeuren om je bedrijf te stroomlijnen, wie is waarvoor verantwoordelijk in welke stap van het proces en waar staan alle ondersteunende documenten? Het inzichtelijk krijgen van deze vragen helpt bedrijven om alle stappen van een proces om te zetten in een zogenoemde SharePoint workflow. Medewerkers kunnen sneller werken, er worden minder fouten gemaakt, medewerkers hebben een overzicht van wat er moet gebeuren en het resultaat is een forse daling van kosten.
Als je kiest om deze SharePoint workflows zelf te gaan creëren, kom je waarschijnlijk een aantal valkuilen tegen, waar menig bedrijf zich niet van bewust is. Houd er rekening mee…
Arbeidsintensief is
Het is nodig om een toegewijde programmeur in te zetten die veel tijd besteedt aan het bouwen én optimaliseren van de SharePoint workflows. Naast technische kennis moet diegene ook kunnen schakelen met de business, voor wie de processen inzichtelijk gemaakt en geautomatiseerd worden.
Ontwikkeling is
Er wordt dagelijks gewerkt aan SharePoint, dus het kan zomaar zijn dat de ontwikkelde workflows niet meer up-to-date zijn. Dat betekent dat je óf altijd met een verouderde versie werkt, óf altijd moet blijven sleutelen aan je workflows.
Kan vertrekken
Een werknemer blijft niet altijd jaren achtereen bij hetzelfde bedrijf werken, om er maar niet over na te denken dat hij of zij langdurig ziek wordt. Dan komt de ontwikkeling van je workflows stil te liggen. Iemand anders inwerken kost veel tijd, het lijkt alsof je weer van voren af aan begint.
Om een goede integratie te maken
Als je je processen in kaart brengt, zal je zien dat ook externe systemen geïntegreerd moeten worden om de juiste workflow in Sharepoint op te zetten. Het integreren van externe systemen, zoals CRM- of ERP-oplossingen, is niet eenvoudig. Laat staat als het niet op dezelfde programmeertaal is gebaseerd.
Expertise is geld
Een toegewijde programmeur, voortdurende ontwikkeling, een programmeur inwerken, een systeem integreren… Het kost allemaal tijd, die veel bedrijven niet hebben. Zeker als je bedenkt dat tijd geld is. De kosten lopen vaak zo hoog op dat het niet meer binnen het toegewezen budget past.
Nog één valkuil: als je zelf SharePoint workflows gaat ontwikkelen, is de kans groot dat je continu opnieuw het wiel uitvindt. Veel standaard workflows zoals het onboarding proces zijn al eens in kaart gebracht en geautomatiseerd. Hiermee kun je eenvoudig aan de slag.