Woningcorporaties hebben het extra druk in Nederland, want er moeten meer betaalbare woningen gebouwd worden. Ook zullen bestaande gebouwen vaker verbouwd worden en een andere bestemming krijgen, omdat het steeds lastiger wordt om bouwgrond te vinden. Maar om al die huurders nog beter te faciliteren zijn wellicht ook ‘interne verbouwingen’ nodig. Dat vraagt om uitleg…
Huurders vragen om professioneel klantcontact
Mensen, ook die een woning huren, willen steeds vaker gemak ervaren. Als bijvoorbeeld de verwarming kapot is, dan moet dat snel online gemeld kunnen worden. Bij voorkeur via een app. Ook in het fijn als je een bevestiging krijgt wanneer de werkzaamheden gaan plaatsvinden. Dan kun je ervoor kiezen of je op dat moment, wel of juist niet, thuis aan het werk bent. Daarom maken steeds meer woningcorporaties gebruik van klantportalen, of Mijndomeinen. Huurders vragen dus om professioneel klantcontact, maar de vraag kan gesteld worden om bestaande systemen wel ontwikkeld zijn om al die gewenste huurdersinformatie ook te kunnen geven. Vaak blijft de telefoon op de servicedesk nog rinkelen.
Gegevens van huurders moeten veilig zijn
Woningcorporaties hebben altijd al met privacygevoelige documenten te maken gehad. Ze moeten volgens geldende wet- en regelgeving worden opgeslagen, zoals de AVG, maar ook eenvoudig teruggevonden kunnen worden. In situaties waarbij medewerkers van woningcorporaties vaker thuis of mobielwerken kunnen onveilige situaties ontstaan. Niet alle ERP-, CRM- of andere systemen, waar huurdersinformatie in opgeslagen liggen, zijn voldoende toegankelijk. Met als mogelijk gevolg dat huurdersinformatie op onwenselijke, eigen gecreëerde, plekken wordt opgeslagen.
Check de toegankelijkheid, veiligheid en performance van huurdersinformatie
Het kan voorkomen dat bestaande systemen in de snel veranderende markt ineens achterhaald blijken te zijn. Check daarom nog eens of digitale documenten voor klanten en medewerkers snel en veilig toegankelijk zijn. Dat betekent bijvoorbeeld dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot gegevens van huurders die in documenten en dossiers zijn opgeslagen.
Eenvoudig grote aantallen documenten beheren?
Onze Enterprise Information Management software hebben we specifiek voor woningcorporaties aangepast en ingericht. Meer hierover kun je hier lezen.
Meer weten over documentbeheer?
Marco van Drogenbroek
Business Consultant
