Worstelt jouw organisatie met het efficiënt beheren van documenten en andere digitale content? Kost het handmatig verwerken, archiveren en terugvinden van bestanden te veel tijd en leidt het regelmatig tot fouten? Dit zijn veelvoorkomende uitdagingen in sectoren zoals financiële dienstverlening, pensioenfondsen en zorginstellingen. De oplossing? Een slimme integratie die in- en uitgaande processen automatiseert en vereenvoudigt. Hiervoor is recent een connector gelanceerd door het development team van Upland Software, de leverancier van OL Connect.
Wat zijn WoodWing Xtendis en OL Connect?
Xtendis is een flexibel en schaalbaar Enterprise Information Management (EIM) systeem, waarmee organisaties documenten, afbeeldingen, video’s en andere digitale content centraal kunnen opslaan, organiseren en snel terugvinden. OL Connect is een krachtige oplossing die helpt bij het genereren, personaliseren en distribueren van documenten en andere communicatievormen via verschillende kanalen, zoals print, e-mail en digitale archieven.
Wat gebeurt er zonder de juiste integratie?
Stel je een financiële instelling voor waar medewerkers dagelijks honderden leningsovereenkomsten, polisdocumenten en klantcorrespondentie handmatig opslaan en indelen. Zonder een geautomatiseerd proces kunnen documenten verkeerd worden gearchiveerd, waardoor het lastig is ze later terug te vinden. Dit leidt tot frustratie, compliance-risico’s en inefficiënte werkprocessen.
Geautomatiseerde workflows: minder handwerk, meer efficiëntie
De integratie tussen Xtendis en OL Connect elimineert deze inefficiënties door volledig geautomatiseerde workflows: input- en outputmanagement wordt samengebracht. Documenten en andere digitale content worden niet alleen automatisch gegenereerd, maar ook direct opgeslagen in een centrale archiefomgeving of een specifiek dossier. Dit bespaart tijd, verlaagt de kans op fouten en verhoogt de toegankelijkheid van informatie.
Slimme metadata voor sneller zoeken en compliance
Een groot voordeel van deze integratie is de mogelijkheid om content te verrijken met metadata. Denk aan namen, adressen en casegegevens die automatisch uit de documentcreatieflow worden overgenomen. Dit zorgt ervoor dat documenten snel en correct gecategoriseerd worden. Voor sectoren zoals financiële dienstverlening en pensioenfondsen betekent dit een aanzienlijke verbetering: contracten, financiële rapportages en klantgegevens zijn sneller te vinden en voldoen direct aan regelgevingseisen.
Voorbeeld: efficiënter werken in de financiële sector
Binnen de financiële sector speelt goed informatiebeheer een cruciale rol. Financiële organisaties hebben bijvoorbeeld een zorgplicht. Dit betekent dat zij verplicht zijn om klanten goed te informeren, passend advies te geven en hun belangen centraal te stellen, zodat zij geen onnodige financiële risico’s lopen.
Banken, verzekeraars en pensioenfondsen verwerken steeds grotere hoeveelheden documenten, variërend van leningsovereenkomsten tot polisdocumenten en jaaropgaven. Dankzij de integratie van Xtendis en OL Connect kunnen deze instellingen:
- Automatisch klantdata opslaan en categoriseren op basis van vooraf ingestelde metadata.
- Informatie snel en veilig toegankelijk maken voor medewerkers en klanten.
- Voldoen aan regelgeving door een goed georganiseerd archief met geautomatiseerde compliance-checks.
Veilig en efficiënt verbinden van alle digitale informatie met OneXillium
Met de juiste combinatie van technologieën kunnen organisaties hun informatiebeheer niet alleen efficiënter maken, maar ook toekomstbestendig. Door de WoodWing Xtendis Connector en OL Connect te combineren, ontstaat een robuuste oplossing die aansluit bij de behoeften van moderne organisaties.
Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen helpen?
Neem contact op met OneXillium en ontdek hoe jij de volledige levenscyclus van jouw informatie kan beheersen.
