Geen zorgen, je bent op de juiste plaats! Wij hebben onze nieuwe website en merknaam gelanceerd: Meer Informatie

Gestructureerde data en toch steeds op zoektocht?

Gestructureerde data en toch steeds op zoektocht? 

Bij het structureren van data wordt vaak gedacht dat het hebben van een CRM- of ERP systeem afdoende is. Het tegendeel kan waar zijn, want het implementeren van technologie hoeft niet te betekenen dat er nooit meer door medewerkers gezocht wordt. Bedrijfs- of klant Informatie vinden is soms het als zoeken naar je sleutelbos. Laten we eens naar drie voorbeelden kijken: 

Voorbeeld 1: Het tevergeefs zoeken naar een opzegbrief 

Dit is een recent voorbeeld vanuit de praktijk. Een curator was voor de afhandeling van een faillissement op zoek naar opzegbrieven van leverancierscontracten. De contracten waren gestructureerd aanwezig in het systeem van de klant. Er stond zelfs een digitaal vinkje bij dat er contact geweest was over het stopzetten van de overeenkomst. Alleen waren de opzegbrieven nergens te vinden; de bewijslast ontbrak! Blij dat we konden helpen. 

Voorbeeld 2: De onbekende clausule 

Gelukkig komt ‘de onbekende clausule’ door verscherpte wet- en regelgeving minder voor. Het is de situatie waarbij getekende standaard overeenkomsten keurig in de juiste map worden opgeslagen. De ontsnappingsclausule is echter niet bekend op de afdeling administratie. Wel op de smartphone van de salesmanager die helaas de organisatie verlaten heeft. In dit geval gaat het om ‘lijken uit de kast’, waarbij iets verborgen wordt wat anderen in problemen brengt. Het kan natuurlijk om veel meer onbekends gaan. 

Voorbeeld 3: Sub-afspraken bij raamovereenkomsten 

Wellicht herken je dit voorbeeld; er wordt een raamovereenkomst afgesloten met een organisatie die allerlei groepsdivisies heeft waar verschillende bedrijven onder vallen. Toch wilde dat ene bedrijf net even een kleine aanpassing maken. Waar het in dit geval om gaat is dat er afspraken gemaakt kunnen zijn waar een andere medewerker niet van op de hoogte is. Een nieuwe accountmanager denkt bijvoorbeeld dat deze sub-afspraak voor ieder bedrijf uit de groep geldt. Dat is een kostbare fout die bovendien het vertrouwen zal schaden. 

Onze conclusie: 

Er wordt in veel gevallen nog teveel tijd besteed aan het zoeken naar informatie. Bovendien worden beslissingen soms genomen op basis van onvolledige of verkeerd begrepen informatie. 

3 tips om gestructureerde content te krijgen 

1.       Start met beleid. Onnodig zoeken komt namelijk omdat de ene medewerker iets op een F: schijf opslaat, de andere in de Cloud en weer een andere op zijn of haar persoonlijke smartphone. 

2.      Zorg ervoor dat informatie eenvoudig is toe te voegen en vooral dat medewerkers begrijpen hoe ze dat moeten doen. Anders blijft waardevolle in hoofden opgeslagen die voor anderen onbereikbaar is. 

3.       Ga op zoek naar correlaties, zodat voorkom je bijvoorbeeld dat je denkt dat het op data niveau geregeld is terwijl de bewijslast ontbreekt. 

Zullen we eens op zoek gaan naar nog meer slimme manieren om het zoeken naar informatie tegen te gaan? Informatiemanagement is en blijft een vak. 

Meer weten over documentbeheer?

Marco van Drogenbroek

Business Consultant

Snel delen

Twitter
LinkedIn
WhatsApp

We zien dat je gebruik maakt van Internet Explorer

Deze browser is verouderd en wordt daarom niet meer ondersteund door de OneXillium website.

Voor de beste ervaring en veiligheid raden we aan gebruik te maken van een moderne browser, zoals: Safari, Mozilla Firefox of Google Chrome