Marco van Drogenbroek over Peppol: waarom wachten je duurder uitkomt dan starten
Peppol wordt verplicht. En toch zijn de meeste organisaties er nog niet klaar voor.
België schakelde op 1 januari over naar verplichte Peppol-facturatie. Bedrijven die zaken doen met Belgische partijen krijgen nu al Peppol-berichten binnen, of ze er klaar voor zijn of niet. Nederland volgt, ergens tussen 2028 en 2030. Dat klinkt ver weg, totdat je beseft hoe vol de agenda van elke organisatie al is. Wie nu niet nadenkt over Peppol, staat straks met de rug tegen de muur.
E-facturatie is ouder dan je denkt, maar het was nooit af.
Eigenlijk doen organisaties al meer dan tien jaar aan “e-facturatie”. Een PDF als bijlage in een e-mail: dat telde al. Maar wat er dan gebeurde, was allesbehalve digitaal. Marco van Drogenbroek, Business Consultant bij OneXillium, legt het scherp uit in onze podcast: “Iemand heeft iets digitaal gecreëerd, omgezet naar een PDF, verstuurd, en aan de andere kant wordt hij weer ontleed met een OCR-tool. Dat is eigenlijk een omgedraaide wereld.” Peppol maakt daar een einde aan. Het stelt een gestandaardiseerd berichtenformaat centraal, een UBL-bericht, waarbij de data direct beschikbaar is zonder tussenkomst van OCR of handmatige interpretatie.
Peppol = toegang. Maar toegang alleen lost niets op.
Een Peppol-ID aanmaken gaat snel. In vijf minuten geregeld, via een gespecialiseerde partner zoals OneXillium. Maar daarmee heb je nog niets opgelost. De echte vraag is: kan jouw ERP-systeem een Peppol-bericht aanmaken? En als er een binnenkomt, hoe verwerk je het dan? Een UBL-bericht bevat geen grootboekrekening, geen kostenplaats, geen boekstuk. Die informatie moet je er zelf aan toevoegen. Marco is daar duidelijk over: “Je hebt een Peppol-ID, maar dan heb je eigenlijk nog niets. Dan moet je gaan kijken of je ERP-systeem er op ingericht is.” Wie denkt dat Peppol een druk op de knop is en klaar, komt bedrogen uit.
De factuur is maar één stroom. De rest vergeet iedereen.
Een factuur staat zelden op zichzelf. Er hoort een pakbon bij, mailcorrespondentie, afspraken met leveranciers, goedkeuringen. Al die informatie wil je bij elkaar zien op het moment dat je een factuur verwerkt. Dat lukt niet als je Peppol ziet als een losstaand systeem. Marco benoemt het in het gesprek treffend: “Die 360-graden weergave wil je altijd blijven behouden. Je wil je communicatie over je factuur hebben, want er is altijd wel een vraag over.” Wie écht grip wil op zijn facturatieproces, heeft een bredere oplossing nodig, waarbij alle relevante informatie op één plek samenkomt, koppelbaar aan het dossier dat erbij hoort.
Peppol verschilt per land. De chaos is nog niet voorbij.
Het idee achter Peppol was mooi: één Europese digitale snelweg voor berichtenverkeer. De praktijk is weerbarstiger. België en Nederland hanteren dezelfde opmaak, maar Duitsland heeft zijn eigen variant. Elk land heeft zijn eigen ingangsdata, zijn eigen instanties voor aanmelding, zijn eigen regels. Wie internationaal opereert, moet in meerdere landen geregistreerd zijn, tenzij je dat via één centrale partner regelt. Dat bespaart niet alleen tijd, maar ook de versnippering die anders ontstaat als je meerdere losse access points moet beheren en bewaken.
Bewaarplicht, authenticiteit en controle: dat verandert niet.
Wat veel organisaties vergeten: de overgang naar Peppol heft bestaande verplichtingen niet op. Je facturen bewaar je nog steeds zeven jaar. De authenticiteit van een document blijft een serieus vraagstuk. Want wat is het originele bewijs: de UBL, de embedded PDF, of een combinatie van beide? Marco is helder: “Een accountant gaat niet naar een XML zitten kijken. Die wil een leesbaar document naast het bericht zien.” Organisaties die denken dat Peppol hun archief- en compliancevraagstuk oplost, vergissen zich. Het voegt een stroom toe. De verantwoordelijkheid voor controle, opslag en toegankelijkheid blijft gewoon bestaan.
Begin nu. Niet omdat het al verplicht is, maar omdat wachten duurder is.
De organisaties die nu het meeste moeite hebben met Peppol, zijn degenen die te laat begonnen zijn. In België zag je dat het eerste kwartaal van 2025 een inhaalslag was voor bedrijven die de deadline hadden onderschat. Dubbele berichten, fouten in berichtinhoud, systemen die niet aansloten. Dat kost tijd, geld en stress. Marco geeft ondernemers en financieel directeuren dan ook een concreet advies mee: ga nu kijken of je leveranciers of klanten al Peppol-berichten verwachten, voer het gesprek met je ERP-leverancier en breng in kaart hoe je inkomende berichten gaat verwerken. Want de technische aansluiting op Peppol is eenvoudig. De processen eromheen vragen voorbereiding. En zoals Marco het zelf verwoordt: “Als je wacht tot 2028 of 2030, ben je denk ik al te laat.”