Geen zorgen, je bent op de juiste plaats! Wij hebben onze nieuwe website en merknaam gelanceerd: Meer Informatie

Goed informatiemanagement betekent één waarheid die op verschillende manieren kan worden benaderd

De hoeveelheid data waarover woningcorporaties bezitten groeit iedere dag. Goed informatiemanagement is daarom essentieel geworden. Maar wat houdt dit precies in en hoe begin je er als corporatie mee? CorporatieGids.nl sprak erover met Marco van Drogenbroek, Business Consultant bij OneXillium.

Goed informatiemanagement houdt volgens Marco onder andere in dat informatie op één plek te vinden is en op verschillende manieren benaderd kan worden. “Gebruiksgemak is daarbij ook heel belangrijk. Daarnaast is het belangrijk dat – door systemen met elkaar te integreren – informatie altijd gemakkelijk gevonden kan worden. Dit levert voor de corporaties veiligheid én efficiënter werken op.”

ERP-systeem als uitgangspunt

“Wij nemen bij informatiemanagement het ERP-systeem als uitgangspunt,” gaat Marco verder. “Hier staan alle gegevens omtrent een huurder en complexen. Door deze gegevens als metadata te gebruiken en te koppelen aan andere content, hoeft de gebruiker weinig handelingen uit te voeren. Zelf gecreëerde content kunnen we automatisch afvangen en aan de juiste metagegevens koppelen.”

Eén informatiewaarheid

Het realiseren van één informatiewaarheid binnen de organisatie is voor veel corporaties echter lastiger dan gezegd. “Dat komt omdat data op veel verschillende plekken de organisatie binnenkomen,” legt Marco uit. “Gebruikers verwerken deze informatie vaak in verschillende applicaties en hebben meerdere manieren om dit op te slaan. Via Outlook hebben ze bijvoorbeeld communicatie met huurders, waarbij mini-archieven – en dus nieuwe waarheden – ontstaan. In de praktijk zien we vaak dat men het op hun eigen manier opslaat omdat tools vaak afwezig zijn en bestaande oplossingen geen goede koppelmogelijkheden hebben.”

Cloudpartner

De stap naar de cloud geeft een extra dimensie aan informatiemanagement. “Het betekent dat je cloudpartner verstand moet hebben van een EIM-oplossing. Daarnaast is het belangrijk dat de informatie in Nederland staat en je bij wijze van sprake naartoe moet kunnen rijden. Verder moet de omgeving voldoen aan de veiligheid die vereist wordt en moet voldoen aan de ISO27001 en ISAE 3402 Type2. Door goede begeleiding én ondersteuning van de partner, wordt de corporatie vervolgens op de hoogte gehouden van de nieuwste ontwikkelingen.”

Documentintensieve sectoren

“Door jarenlange ervaring op het gebied van EIM-oplossing en een uitgebreide klantengroep in verschillende branches, kunnen we corporaties goed advies bieden op het gebied van informatiemanagement,” vertelt Marco. OneXillium is onder andere actief in de financiële- en zorgsector. “Deze sectoren zijn – net als de corporatiesector – vaak documentintensief, waarbij grote volumes aanwezig zijn. Veiligheid staat hier op een hoog niveau, net als het beschikbaar stellen van dossiers en de koppelingen met applicaties voor de verrijking van data. Onze ervaring binnen deze branches zijn echt van meerwaarde bij corporaties. We zien dat veel corporaties blijven hangen in de oplossingen die vanuit de gebruikelijke hoek van ERP-leveranciers aangeboden worden. De huidige DMS-oplossingen zijn daardoor vaak een bijproduct van het ERP-systeem, wat goed informatiemanagement lastiger maakt.”

Data-uitwisseling

Gebruikmaken van koppelingen om data-uitwisseling te faciliteren is volgens Marco onontbeerlijk: “We maken al jaren gebruik van standaarden en zien in de sector de vraag toenemen om bijvoorbeeld te koppelen met de Datarotonde. Ons uitgangspunt was het al 25 jaar geleden om de EIM-oplossing te integreren met bestaande applicaties en zijn daarom bij veel klanten al op de achtergrond aanwezig. Zo kunnen we uiteindelijk ook het hoofd bieden aan de belangrijkste ontwikkelingen voor informatiemanagement: de veiligheid én beschikbaarheid van informatie.”

Goed serviceproces

OneXillium vertelde daar op 29 juni meer over in een webinar over een goed serviceproces. “Hierin willen we toelichten wat wij kunnen betekenen bij en voor corporaties. We hebben jarenlange ervaring in de branche en hebben inmiddels verschillende implementaties gedaan bij de SWEMP-corporaties. Tijdens de webinar vertellen we meer over onze visie en de toegevoegde waarde van OneXillium tegenover andere DMS-aanbieders binnen de sector.”

Bron: CorporatieMedia

Meer weten over documentbeheer?

Marco van Drogenbroek

Business Consultant

Snel delen

Twitter
LinkedIn
WhatsApp

We zien dat je gebruik maakt van Internet Explorer

Deze browser is verouderd en wordt daarom niet meer ondersteund door de OneXillium website.

Voor de beste ervaring en veiligheid raden we aan gebruik te maken van een moderne browser, zoals: Safari, Mozilla Firefox of Google Chrome