‘Lift and shift’ betekent dat bestaande applicaties, met de daarbij bijbehorende data, migreren naar een nieuwe cloudomgeving, zonder applicaties opnieuw te ontwerpen of bestaande werkprocessen aan te passen. “Inpakken en wegwezen”, daar lijkt het vaak op als applicaties van een on premise server naar de Cloud migreren. Maar wat verandert er dan eigenlijk? Niet zo heel veel, behalve dat de server bij iemand anders staat en je betaalt voor deze dienst.
Ruim eerst je ‘rommel’ op
Voorafgaand aan een echte verhuizing wordt meestal eerst de staat van de huisraad beoordeeld. In het geval van een migratie naar de Cloud betreft het de informatiehuishouding, maar ook dit is een uitgelezen moment om ‘de huisraad’, de huidige data en digitale documenten, eens flink onder de loep te nemen. Wat kan er weg, omdat het al jarenlang geen nut meer heeft? Wat kan er gedeeltelijk mee? Natuurlijk let je op wat er verplicht bewaard moet worden volgens de geldende wet- en regelgeving.
Beoordeel de structuur
Als je een zolder, schuur of voorraadkast gaat opruimen, dan kom je dingen tegen waarvan je het bestaan niet meer van wist. Je komt ze bijvoorbeeld tegen in een doos die onder een andere doos lag en vol zat met allerlei andere doosjes. Het is je vast weleens overkomen. Zo kan het ook gesteld zijn met de mappenstructuur in je Windows verkenner. In de loop van de tijd kan er chaos ontstaan zijn, door allerlei sub-mappen. Neem, voorafgaand aan de migratie, ruim de tijd om ook te beoordelen met welke structuur je overzicht houdt. Overigens adviseer ik metadata te gebruiken, waardoor je ook in complexer wordende structuren altijd je informatie kunt terugvinden.
Resultaten
Het niet klakkeloos migreren van een on premise omgeving naar de Cloud levert je onder andere het volgende op:
- Rust en ruimte voor alle medewerkers in de nieuwe werkomgeving.
- Onnodige ‘verhuis- en opslagkosten’, want je steekt nauwelijks tot geen tijd en in iets wat geen waarde meer voor je heeft.
- Een betere samenwerking. Door het aanbrengen van structuur en het maken van afspraken zorg je er bijvoorbeeld voor dat offertes of klantafspraken niet ergens in een WhatsApp bericht van een medewerker verdwijnen.
- Professionaliteit naar klanten, omdat bij vragen informatie sneller gevonden wordt.
Tot slot
Vaak wordt gedacht dat een migratie naar de Cloud vooral een ‘IT feestje’ is. Natuurlijk speelt de IT-afdeling een grote rol om ervoor te zorgen dat applicaties beschikbaar zijn. Er is alleen één vraag die veel waardevoller is om een antwoord op te krijgen:
Wat vind jij belangrijk? Graag praten we daar eens over door.
Meer weten over documentbeheer?
Marco van Drogenbroek
Business Consultant
