Bewaartermijnen. Het is een oerwoud aan cijfers om doorheen te komen. Verschillende documenten hebben afwijkende wettelijke bewaartermijnen. En voor persoonsgegevens geldt dat er geen concrete maximale termijn in de AVG is opgenomen. Onze checklist biedt je houvast.
Verschillende bewaartermijnen documenten
Jouw bedrijf kent verschillende processen en activiteiten waarin documenten worden opgeslagen en persoonsgegevens worden verwerkt. Wij maakten deze tabel voor de meest voorkomende dossiers in het archief. Weet dat je zelf bepaalt of je documenten en dossiers langer bewaart. De voorwaarde is alleen dat je dit beargumenteert in jullie verwerkersovereenkomst.
Ga hierbij wel na of het echt noodzakelijk is. Het schoonhouden van jullie digitale werkplek en archief biedt immers veel voordelen. Bespaar veel tijd, werk en kosten.Kies voor een slim DMS. Hierin kun je per aangemaakt document direct de vernietigingsdatum opgeven. Dit slimme systeem kan op den duur zelfs een geadviseerde termijn aangeven, gebaseerd op wet- en regelgeving of jullie interne processen.
Bewaartermijn personeeldossiers
| Document | Maximale bewaartermijn | Vanaf |
| Sollicitatiebrieven en cv’s | 4 weken | Sluiten van de sollicitatieprocedure. Met toestemming maximaal 1 jaar |
| Arbeidsovereenkomst | 2 jaar | Beëindiging van het contract |
| Verslagen van functioneringsgesprekken | 2 jaar | Einde dienstverband |
| Documentatie rondom:promotiedemotieontslag | 2 jaar | Einde dienstverband |
| Verzuimbeheer | 2 jaar | Einde dienstverband |
| Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden | 7 jaar | Einde dienstverband |
| Loonbelasting | 5 jaar | Einde dienstverband |
| Kopie identiteitsbewijzen | 5 jaar | Einde dienstverband |
Bewaartermijn logs in en rondom kantoor
| Document | Maximale bewaartermijn |
| Beveiligingscamerabeelden van personeel | 24 uur |
| Opsporingscamerabeelden ten behoeve van:fraudediefstal | Onbepaalde tijd, mits nodig voor doel |
| Bezoekregistratie | 6 maanden |
| Overzicht computergebruik:computersystemene-mailinternetmonitoring | 6 maanden |
| Gerechtelijke procedures | 2 jaar |
| Klantcontactmanagement | Zelf vast te stellen |
| Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed | 10 jaar |
Bewaarplicht administratie
| Document | Maximale bewaartermijn | Vanaf |
| Algemene administratie met minimaal:grootboekdebiteuren-, crediteurenadministratiein- en verkoopfacturenvoorraadadministratieloonadministratie | 7 jaar | Eerste 1 januari |
| Facturen in verband met omzetbelasting | 7 jaar | Datum opstellen |
| Jaarrekening en accountantsverklaring | 7 jaar | Datum opstellen |
| Winst- en verliesrekening | 7 jaar | Datum opstellen |
| Dividendnota’s | 5 jaar | Datum opstellen |
| Gegevensdragers van ontbonden rechtspersoon, zoals:boekenbescheiden | 7 jaar | Afloop bestaan van de rechtspersoon |
| Subsidie administratie | 10 jaar | Datum opstellen |
In een slim DMS voldoe je makkelijk aan de bewaarplicht rondom administratie. Zo kun je aan ieder document een versnipper datum koppelen. Zodra die aanbreekt ontvang je een melding en wordt het met jouw goedkeuring digitaal door de shredder gehaald.
