Geen zorgen, je bent op de juiste plaats! Wij hebben onze nieuwe website en merknaam gelanceerd: Meer Informatie

Checklist voor wettelijke bewaarplicht administratie

bewaarplicht-administratie

Bewaartermijnen. Het is een oerwoud aan cijfers om doorheen te komen. Verschillende documenten hebben afwijkende wettelijke bewaartermijnen. En voor persoonsgegevens geldt dat er geen concrete maximale termijn in de AVG is opgenomen. Onze checklist biedt je houvast.

Verschillende bewaartermijnen documenten

Jouw bedrijf kent verschillende processen en activiteiten waarin documenten worden opgeslagen en persoonsgegevens worden verwerkt. Wij maakten deze tabel voor de meest voorkomende dossiers in het archief. Weet dat je zelf bepaalt of je documenten en dossiers langer bewaart. De voorwaarde is alleen dat je dit beargumenteert in jullie verwerkersovereenkomst.

Ga hierbij wel na of het echt noodzakelijk is. Het schoonhouden van jullie digitale werkplek en archief biedt immers veel voordelen. Bespaar veel tijd, werk en kosten.Kies voor een slim DMS. Hierin kun je per aangemaakt document direct de vernietigingsdatum opgeven. Dit slimme systeem kan op den duur zelfs een geadviseerde termijn aangeven, gebaseerd op wet- en regelgeving of jullie interne processen.

Bewaartermijn personeeldossiers

DocumentMaximale bewaartermijnVanaf
Sollicitatiebrieven en cv’s4 wekenSluiten van de sollicitatieprocedure. Met toestemming maximaal 1 jaar
Arbeidsovereenkomst2 jaarBeëindiging van het contract
Verslagen van functioneringsgesprekken2 jaarEinde dienstverband
Documentatie rondom:promotiedemotieontslag2 jaarEinde dienstverband
Verzuimbeheer2 jaarEinde dienstverband
Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden7 jaarEinde dienstverband
Loonbelasting5 jaarEinde dienstverband
Kopie identiteitsbewijzen5 jaarEinde dienstverband

Bewaartermijn logs in en rondom kantoor

DocumentMaximale bewaartermijn
Beveiligingscamerabeelden van personeel24 uur
Opsporingscamerabeelden ten behoeve van:fraudediefstalOnbepaalde tijd, mits nodig voor doel
Bezoekregistratie6 maanden
Overzicht computergebruik:computersystemene-mailinternetmonitoring6 maanden
Gerechtelijke procedures2 jaar
KlantcontactmanagementZelf vast te stellen
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed10 jaar

Bewaarplicht administratie

DocumentMaximale bewaartermijnVanaf
Algemene administratie met minimaal:grootboekdebiteuren-, crediteurenadministratiein- en verkoopfacturenvoorraadadministratieloonadministratie7 jaarEerste 1 januari
Facturen in verband met omzetbelasting7 jaarDatum opstellen
Jaarrekening en accountantsverklaring7 jaarDatum opstellen
Winst- en verliesrekening7 jaarDatum opstellen
Dividendnota’s5 jaarDatum opstellen
Gegevensdragers van ontbonden rechtspersoon, zoals:boekenbescheiden7 jaarAfloop bestaan van de rechtspersoon
Subsidie administratie10 jaarDatum opstellen

In een slim DMS voldoe je makkelijk aan de bewaarplicht rondom administratie. Zo kun je aan ieder document een versnipper datum koppelen. Zodra die aanbreekt ontvang je een melding en wordt het met jouw goedkeuring digitaal door de shredder gehaald.

Snel delen

Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

We zien dat je gebruik maakt van Internet Explorer

Deze browser is verouderd en wordt daarom niet meer ondersteund door de OneXillium website.

Voor de beste ervaring en veiligheid raden we aan gebruik te maken van een moderne browser, zoals: Safari, Mozilla Firefox of Google Chrome