Je houdt graag maximale controle over documenten die relevant zijn voor je bedrijfsvoering en klantrelaties. (Project)medewerkers moeten documenten snel kunnen vinden en delen, in een omgeving die AVG-proof is en hackers ontmoedigt. In die omgeving ben jij de baas. Jij gaat over de inrichting en mappenstructuur.
Little boxes all the same
Vergelijk het met je woning. Solide muren en gecertificeerd hang- en sluitwerk houden onbevoegden buiten en een combinatie van buizen, kabels en aansluitingen zorgt voor warmte, water en de broodnodige communicatiebronnen. Tot zover de hardware.
Vervolgens ga jij over de inrichting, de structuur. Dat wil zeggen: de logische samenhang tussen alle elementen en componenten die ervoor zorgt dat iedereen de weg weet en zich lekker voelt in huis. Structuur gaat over logica, over gebruiksgemak en benamingen. ‘Keuken’, ‘slaapkamer’, ‘woonkamer’, er is nauwelijks twijfel mogelijk over de functies ervan.
Herkenbare namen staan aan de basis van een efficiënte mappenstructuur
De naamgeving van elementen is de sleutel tot alles wat je zoekt. Dat klinkt vanzelfsprekend en daar hoef je geen professor voor te zijn. Toch blijkt juist dat veel ondernemers die naamgeving nog vaak ervaren als een struikelblok bij het realiseren van een goede mappenstructuur. En dat terwijl een logische, voor iedereen begrijpelijke mappenstructuur hét fundament is voor het bewaren, bewerken, delen en beveiligen van documenten.
Laten we gemakshalve aannemen dat je kiest voor de implementatie van een slim documentbeheersysteem (DBS). Dit is een cloud-achtige oplossing die is afgestemd op jouw documentenstromen en op de actuele privacywetgeving en opgetuigd met solide securitycertificaten. Dan heb je de efficiency, flexibiliteit en veiligheid van de werkprocessen al de best mogelijke dienst bewezen.
Maak je mappenstructuur voor iedereen werkbaar
Maar nu de inrichting. Een mappenstructuur die als hoofddoel heeft dat vogels van zeer diverse pluimage ermee kunnen werken, is gebaat bij eenvoud en eenduidigheid. Het is belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant uit staan en dat alle gebruikers zich bewust zijn van de voordelen van een inzichtelijke structuur.
Zorg voor een goede voorbereiding, formuleer duidelijke verantwoordelijkheden en ga stapsgewijs te werk.
5 tips voor een plezierige uitvoering
- Tip 1: maak de voordelen tastbaar en creëer draagvlak.
Wat voor structuur en benamingssysteem je ook bedenkt, als anderen er met de pet naar gooien loop je vast in een doolhof.
- Tip 2: inventariseer de wenselijke functies en breng daar een duidelijk onderscheid in aan.
Voor je met de inrichting begint, is het goed om een eerste, elementaire onderverdeling te maken in bijvoorbeeld ‘actieve werkmappen’, ‘passieve werkmappen’ en ‘archiefmappen’.
- Tip 3: breng in kaart wat je kernprocessen zijn, benoem ze zo kort en helder mogelijk, en richt daar je mappenstructuur op in.
Maak een beheersbaar aantal herkenbare mappen aan op basis van kernprocessen als ‘financieel beheer’, ‘intern beheer’ of ‘portfoliobeheer’.
In de praktijk worden hier veelal sub-mappen onder gehangen. Denk aan verzamelnamen als ‘inkoopfacturen’ of ‘contracten’ of aan namen van klanten of personeelsleden. De nieuwste generatie documentbeheersystemen, zoals Xtendis One, biedt de mogelijkheid om te werken met labels of hashtags in plaats van sub-mappen. Zo kom je met minder klikken sneller bij je bestemming. Kies je toch voor sub-mappen, houd het aantal dan beperkt en geef ze logische namen.
- Tip 4: zorg voor een logische en herkenbare hiërarchie in je mappenstructuur.
Let vooraf op dat je mappenstructuur goed aansluit op de bedrijfsvoering. Bewaak de structuur vervolgens als een leeuw.
En wat doen we met het bestaande systeem? Neem niet teveel hooi in één keer op je vork. Kies een geschikt moment, het nieuwe boekjaar bijvoorbeeld, neem collega’s en medewerkers mee in de plannen, en begin met een schone lei. Maak van de kick-off een feestje.
- Tip 5: laat je adviseren, neem niet teveel hooi op je vork en vier het succes.
