Voor de opslag van alle vertrouwelijke documenten besluit jij een server te kopen. Leg hiervoor genoeg geld opzij zodat je zeker weet dat alles goed en veilig werkt. Deze kosten maak je bij het kopen van een server.
Uiteenlopende kosten voor verschillende servers
Zoals ook geldt bij het kopen van een auto, variëren de kosten van een server door de specificaties die je kiest. Zorg dat de server bij jouw behoeftes als zorgprofessional aansluit. Niet iedereen heeft hetzelfde nodig.
Ga na hoeveel capaciteit je nodig hebt. Controleer hoeveel ruimte je documenten in beslag nemen op de computer en houd in gedachte dat de hoeveelheid toeneemt naarmate jouw praktijk groeit. Minimaal 1 TB is aan te raden. Weet je bovendien al of de server in een gekoelde omgeving staat? En inventariseer de programma’s waarmee je werkt en check of de server die ondersteunt.
Beantwoord deze vragen en kies zo voor een server die de juiste capaciteit levert, wel of geen zelfkoelend vermogen heeft en de juiste programma’s ondersteunt. De kosten kunnen verschillen tussen de €500,- en €2.000,-.
Drie type servers:
- Een rack server neemt het minste ruimte in beslag doordat je het efficiënt in een rek plaatst. Deze server heeft een eigen voeding en aansluitingen. Niet alle rackservers komen met een eigen koeling dus houd rekening mee met de plek waar je de server plaatst. Dit is van belang zodat de server niet oververhit raakt.
- De tower server heeft wel een ingebouwde koeling en ook een eigen voeding. Deze heeft het formaat van een computer dus zorg voor voldoende plek op kantoor. Houd rekening met een blazend geluid van de koeling.
- De laatste optie is een blade server. Deze bevat geen eigen voeding, aansluiting, knoppen of koeling. Deze onderdelen zitten in de chassis waar je de server inschuift. De blade server zelf is het goedkoopst, maar de blade chassis is een flinke investering.
Huur bedrijfspand
Jouw server neemt fysieke ruimte in beslag. Gemiddeld is de bedrijfshuur €140,- per vierkante meter per jaar. Naast de nodige ruimte voor je bureau, kasten, spreekkamer, receptie en andere nodige spullen, vraagt de server ook voldoende plek. Die ene hoek achter je archiefkast is daar perfect voor. Niet genoeg ruimte in het kantoor? Huur dan een aparte serverruimte.
Maak jij je liever geen zorgen over ruimte-indeling en het ideale klimaat?DocVisie zorgt voor slimme documentmanagementoplossing waarbij al jouw gevoelige documenten worden opgeslagen in de cloud en die lasten worden weggenomen.
Geen fysieke server
Of maak gebruik van Infrastructure as a service (Iaas). Bij Iaas huur je alleen de servercapaciteit (CPU, RAM en storage) die de serviceprovider nodig heeft. De provider beheert de infrastructuur. Let hierbij wel op of de provider de servers in Nederland heeft staan. Voor de gegevensbewerking is dit namelijk van belang. De virtuele server verkrijg je vanaf €0,01 per uur. Op een dag kost je dit dus €0,08.
Stop je een eigen server in een gekoeld hok van 2 vierkante meter dan kost je dit op basis van de gemiddelde huurprijs 23,33 per maand. Kies je voor een IaaS-oplossing dan betaal je zo’n 7,30 euro per maand.
Stroomverbruik van de server
De uiteindelijke kosten voor het stroomverbruik ligt aan het aantal servers dat je koopt. Als zorg-zzp’er zal een server voorlopig genoeg zijn. Ga dan uit van minimaal €100,- per maand.
Een server verbruikt continu gemiddeld 350 Watt stroom. Per maand komt dit uit op 250 kWh. Koop je een server zonder ingebouwde koeling, dan moet je nog airconditioning aanschaffen. De server mag namelijk niet oververhit raken. Houd er rekening mee dat je zelf niet heel de dag in de airco wil zitten. Plaats de server dan in een aparte ruimte waar de server van een optimaal klimaat geniet.
Huidige status van de kosten:
Goedkoopste server 500,- Eenmalig
Kleine ruimte 23,- Maandelijks
Stroom 100,- Maandelijks
TOTAAL na 5 jaar 7880,-
Zorg voor een eigen IT’er
Een IT’er standby hebben is een must. Een zelfstandige zorgprofessional als jij met een goedlopende praktijk heeft geen tijd om kennis op te doen over alle ins en outs van de servers. Als er een vraagstuk opkomt wil je dat dit probleem meteen wordt opgelost door een professional. Jij kan dan rustig doorwerken.
Een freelance IT’er kost je tussen de €80,- en €120,- per uur. Nu heb je hem of haar niet hele dagen nodig, maar houd iedere maand toch rekening met twee uur IT-kosten zodat je er niet bedrogen uitkomt zodra er iets mis gaat.
Beveilig het pand tegen diefstal
Je koopt een server en daar worden alle vertrouwelijke bestanden op bewaart. Goed om de server te beveiligen, maar ook het pand waarin jij die gegevens opslaat. Controleer of in jouw bedrijfspand een BORG of VEB gecertificeerd alarmsysteem is geïnstalleerd. Overweeg om bewegingsmelders te plaatsen zodat de lampen rond het pand vanzelf aanspringen zodra er mensen rondlopen. Goede beveiliging kost rond de €700,-.
Inspecteer ook of de sloten het SKG keurmerk hebben. Deze herken je aan een ®️ in het logo. Dit betekent dat het de inbraakwerende test heeft doorstaan. Daarnaast is het slot gemaakt van extra stevig materiaal en kunnen de sleutels niet zomaar worden na gemaakt.
Vermijd brand- en waterschade
Nu het bedrijfspand voldoende beveiligd is met alarminstallaties en sloten is het de beurt aan de ruimte waar de server zich bevindt. Gevaren als brand- en waterschade liggen op de loer. Installeer een rookmelder voor een paar tientjes en schaf brandwerende middelen, zoals brandmanchetten, aan. De kosten liggen tussen de €100,- en €200,-.
Mocht je nog niet het pand gehuurd hebben, check dan of de waterleidingen door een erkend bedrijf zijn aangelegd en door hen worden gecontroleerd en onderhouden. Vertrek als de wiedeweerga wanneer dit niet het geval is. Goedkoop is duurkoop in dit geval.
Huidige status van de kosten:
Goedkoopste server 500,- Eenmalig
Kleine ruimte 23,- Maandelijks
Stroom 100,- Maandelijks
IT’er 160,- Maandelijks
Beveiligd pand 700,- Eenmalig
Beveiligde serverruimte 100,- Eenmalig
TOTAAL na 5 jaar 18.280,-
DMS als alternatief voor een server
Slimme documentmanagementoplossing neemt de zorgen van de juiste beveiliging voor je uit handen. Bij DocVisie staan vertrouwelijke documenten opgeslagen in de cloud in een Nederlands datacenter waar 24/7 een beveiliger rondloopt. En je hoeft je geen zorgen te maken over de online veiligheid. Deze plek is als geen ander beschermd tegen online gevaren.
Kosten documentmanagementoplossing
Schaf een van de maandelijkse bundels aan van DocVisie en je bent in een klap van alle zorgen en verantwoordelijkheden af. Voor één persoon vanaf €69,- per maand heb je een flexibele bundel die per maand aan te passen is. Dat komt neer op 4140,- euro over 5 jaar.
Je bent verzekerd van de nieuwste updates en DocVisie support staat klaar voor je vragen. Houd bovendien gemakkelijk overzicht over de maandelijkse kosten en focus je volledig op je werk. Bekijk de verschillende pakketten en bepaal welke bij jou als zelfstandige het beste past.
Bespaar geld en kies voor slimme documentmanagementoplossing.
