Onboarding in de zorg: zo doe je dat slim

Onboarding in de zorg: enthousiasme en gemak

Je bespaart veel tijd en geld met een goed onboarding programma. Door een enthousiaste sollicitant vanaf het eerste contact betrokken te maken bij jouw bedrijf, zit diegene langer fijn op zijn plek en wordt de betrokkenheid vergroot.

Onboarding in de zorg

Binnen grote zorginstellingen met een HR-afdeling is het een trend om te werken met onboarding en employer branding. Een goed inwerktraject zorgt er namelijk voor dat er een positieve ervaring wordt gecreëerd met de organisatie. En dat is heel belangrijk nu de zorg steeds commerciëler moet worden.

Ook voor de kleinere zorginstellingen wordt een goed onboardingsproces daarom steeds belangrijker. Werk jij als zorgprofessional in een HOED of ben je IT Manager met ruim 30 werknemers, dan kun je vooruit met deze 6 tips.

1. Start voor de aftrap

Voor het onboarden kun je ook al pre-boarden. Zo voorkom je dat iemand is aangenomen, maar vervolgens tot aan de eerste werkdag niets meer van je hoort. Dit kan immers zomaar twee maanden duren. Juist in de spannende tijd tussen het tekenen van het contract en de aftrap van een nieuwe baan kun je enthousiasme extra aanwakkeren.

Met een pre-boarding laat je zien dat je begrijpt dat de nieuwe baan een grote stap is, maar dat jullie klaarstaan om te begeleiden. Je kunt onzekerheid wegnemen door bedrijfsontwikkelingen te delen en een vakinhoudelijke quiz af te nemen. Of breng de route van de nieuwe werknemer tot jullie zorginstelling vast in kaart.

In 1 keer juist
> Neem de A2 en kies voor afrit 14 naar Woerden
> Volg de Europabaan/N204 en Noordzee naar de Oostzee
> Parkeer op de Oostzee twee en vervolg de weg te voet naar de hoofdingang
> Meld je bij de altijd lachende Anna
> Kies voor de trap naar de tweede verdieping
> Klop aan op de eerste deur aan je linkerhand

Stuur ter inspiratie voor werkkleding een smoelenboek op van directe collega’s die gefotografeerd zijn van voet tot kruin. Dat maakt de toekomstig medewerker minder gespannen over de kledingkeuze en je leert direct al je collega’s kennen. Laat de sollicitant zo bijvoorbeeld weten dat je altijd bedrijfskleding draagt tenzij je op vakantie mag.

2. Betrek belanghebbenden en maak het werk concreet

Het onboarden van nieuwe medewerkers raakt meerdere afdelingen dan alleen de HR. Zorg dat de vorm, inhoud en uitwerking van de onboarding in jullie zorginstelling door alle belanghebbenden gedeeld worden. Betrek hiervoor ook de afdeling waar de nieuwe medewerker gaat werken en vraag inhoudsdeskundigen en de OR om hulp. Zij kunnen helpen waarden en richtlijnen te scheppen. Gebruik deze input bij het samenstellen van het programma.

Definieer in de onboarding wat je verwacht van een nieuwe collega. Wat moet er in de eerste 30 dagen gebeuren en welke verantwoordelijkheden liggen er al? Wat is dat in de eerste 60 dagen en in eerste 90 dagen? Maak een stappenplan met checkboxen. Zo heeft de medewerkers niet alleen meer grip op de eerste drie werkmaanden, maar ook meer vertrouwen in een goede afronding van eigen taken en handelingen.

3. Onderzoek nieuwe manieren voor onboarding

Traditioneel vindt een onboarding plaats door middel van presentaties, waar nieuwe medewerkers braaf naar luisteren. Dit kan anders met bijvoorbeeld serious games waarbij het niet gaat om winnen of verliezen, maar om nieuwe collega’s snel kennis te laten maken met jullie zorginstelling.

Een virtuele tour helpt je snel de werkomgeving verkennen. Bij grote organisaties ontdek je zo op de eerste dag afdelingen en ruimtes waar je in principe niet hoeft te komen, maar waarvan het wel fijn is dat je weet waar het zit. De afdeling IT bijvoorbeeld.

“Did you try to turn it off and on again.” – Roy, IT-crowd

Voorbeelden van alternatieven

• Onboarding app
• Video
• Checklists
• Quizzen
• Opdrachten
• Virtual reality
• Interactief werktraject
• Koppel een buddy
• Besloten Instagramgroep

Bewaar de tools die jullie inzetten direct op een centraal en beveiligd DMS. Zo kunnen de nieuwe werknemers er (tijdelijk) terecht en kan HR het bij iedere nieuwe werknemer inzetten.

4. Vraag het de newbies

Niet alles hoeft uit eigen koker te komen. Vraag feedback aan collega’s die al eens de onboarding deden. En implementeer aan het einde van jouw onboarding direct een standaard vragenlijst voor de nieuwe medewerker. Zo ontdek je wat beter kan en optimaliseer je de onboarding bij iedere aanwas van nieuw personeel.

Zorg ervoor dat niet het hele onboardingsproces online afspeelt. Direct contact met collega’s is wat het meeste werk het leukste maakt. De gesprekken die jullie voeren bij een behandeling onder narcose, de maandelijkse vrijmibo, het praatje bij het koffiezetautomaat: ze zorgen voor een groepsgevoel.

Breng iedereen bij elkaar en organiseer een borrel waarbij je een bedrijfsquiz speelt. Zo leren medewerkers de missie en visie van jouw zorgorganisatie kennen terwijl ze nieuwe collega’s ontmoeten in een informele sfeer.

Ook een nieuwe collega heeft persoonlijk contact nodig. Wijs daarom een buddy aan die de onboarding begeleidt. Iemand die kan laten zien hoe taken worden opgepakt en systemen werken. Zorg wel voor een peer 2 peer begeleiding. Je laten inwerken door je manager of baas voelt een stuk ongemakkelijker dan een gelijke collega.

5. Stroomlijn het onboardingsproces

De workflow omtrent het aannemen van een nieuwe medewerker brengt veel taken met zich mee. Dit geldt zowel voor de HR- als IT-afdeling. Nieuwe medewerkers moeten vanaf minuut 1 toegang hebben tot de bedrijfssoftware en de offline en online werkomgeving.

Afhankelijk van de functie moet de collega direct bij lopende patiëntendossiers en archieven kunnen. Hierbij moet zorgvuldig worden gekeken naar de rechtenprofielen. In een slim DMS is het eenvoudiger om collega’s met één of hooguit een aantal klikken toegang te geven tot de juiste mappen en paperassen. Bijvoorbeeld door een tagsysteem.

Onderdelen van de digitale onboarding vanaf het eerste moment

• Het verzamelen van informatie voor de vacature
• Het verzamelen van de sollicitaties
• Het verspreiden van de cv’s
• Afspraken inplannen
• Contract opstellen
• Toevoegen in het HR-systeem
• Toevoegen van kopie van paspoort en getekend contract
• Uitgeven laptop en telefoon met zakelijk nummer
• Een kantoorsleutel en interne druppel
• E-mail
• Toegang tot (software)systemen en clouddiensten

Het kost je al met al veel tijd en je hebt weinig controle over het proces. En wanneer de nieuwe werknemer in dienst is, houdt het werk niet op. Bij al die toegangen en uitgiften horen ook weer documenten. Het verlopen van de APK op de leaseauto, het verlopen van de legitimatie, het verlopen van het contract, het verliezen van de bedrijfspas: al deze zaken moeten worden bijgehouden. Zet je het voor al jullie collega’s in je agenda?

Nee, veel slimmer is het om de onboarding vanaf het prille moment van de vacature in een documentmanagementsysteem bij te houden. Zo houd je overzicht op het proces en de statussen binnen het traject. Geef onderweg meteen even aan wanneer belangrijke papieren en documenten geüpdatet moeten worden. Dan geeft het programma je automatisch een seintje wanneer het zover is.

6. Van medewerker naar grootste fan

Hoe meer jouw nieuwe medewerkers worden betrokken bij het bedrijf, des te enthousiaster ze zijn. En hoe meer uren zij zich bezig mogen houden met hun hoofdtaken in plaats van de bureaucratie rondom de behandelingen, des te vrolijker zij dagelijks opstaan op weg naar jouw zorginstelling. Zorg er dus voor dat jullie onboarding hierop aansluit. Zo bind je de beste medewerkers aan jullie organisatie.

Wil jij de onboarding automatiseren in een workflow? Vind het wiel niet zelf uit maar laat je helpen door onze professionals. Zij deden dit al tientallen keren voor de grootste zorginstellingen van Nederland.