Geen zorgen, je bent op de juiste plaats! Wij hebben onze nieuwe website en merknaam gelanceerd: Meer Informatie

Hoe waarborg je de informatiebeveiliging?

informatiebeveiliging

Sterk informatiemanagement is onmisbaar voor de waarborging van informatiebeveiliging. In een razend tempo zijn we immers in een digitale wereld beland. Was een factuur in PDF 10 jaar geleden nog innovatief, nu is digitaal de standaard. Online-communicatie verving de traditionele brief in een envelop. Met de hand formulieren invullen is bijna niet meer nodig en steeds minder documenten worden geprint of gekopieerd. De voordelen spreken voor zich; de kosten dalen en de efficiëntie wordt groter, toch? Wat als je uren kwijt bent aan het zoeken naar het meest recente document? En wat als de data langs diverse digitale wegen gaat? Is dat wel zo efficiënt en, bovenal, veilig? De digitale wereld kan ons een hoop eenvoud en efficiëntieslagen bieden, maar het is wel van belang dat je grip houdt.

Informatiemanagement gaat verder dan een slimme mappenstructuur. Informatie wil je direct vindbaar hebben en houden. Om veilig te werken is het slim managen van digitale informatie een noodzakelijk fundament.

Stap 1. Zorg dat e-mails centraal beschikbaar zijn

Wie voorheen een dossier aanmaakte, voegde kopieën van de relevante correspondentie toe. Zo kon iedereen die inzien als dat nodig was. Met e-mail is dat lastiger. Een digitaal archief biedt uitkomst. Wil je e-mails archiveren in een klantendossier, dan moeten die handmatig worden opgeslagen. Maar wie doet dat en wie doet dat consequent? In de meeste omgevingen worden binnenkomende mails daarom op de mailserver bewaard. Vaak in separate klantmappen of in persoonlijke inboxen. Maar dat dit geen ideale situatie is, spreekt voor zich. Zeker niet gezien het groeiend aantal e-mails. Met digitale archivering worden e-mails inclusief bijlagen grotendeels automatisch gearchiveerd, waarna een en ander centraal te raadplegen is of te koppelen is aan informatie in andere systemen (bijvoorbeeld CRM). In het digitale archief zijn de authenticiteit en integriteit van de mails gewaarborgd. Je voldoet daarmee ook meteen aan de wetgeving voor het bewaren van e-mails of agenda-informatie.

Voldoet jouw organisatie aan de privacywetgeving?

Ontdek of jouw organisatie voldoet aan de privacywetgeving. Start de gratis privacyscan van onze partner DAS en krijg direct inzicht in waar jouw organisatie staat.

Stap 2. Zeg ook de laatste papieren dossiers vaarwel

Een HRM applicatie is een database en geen document-beheersysteem. Maar waar laat je dan al die belangrijke persoonsgebonden documenten? Geen wonder dat je bij HRM toch nog regelmatig papieren dossiers ziet. Wil je HRM documenten aan een HRM applicatie toevoegen, dan vraagt het uploaden vaak veel handelingen. Of uploaden überhaupt handig is, is een tweede vraag. Want wil je bijvoorbeeld voldoen aan de wettelijke eis om verlopen ID’s tijdig te verwijderen, dan is een zoekactie op verloopdatum vaak niet mogelijk. Zoeken en verwijderen blijft dan onnodig handmatig werk.

Binnen een Enterprise Information Management (EIM) platform kan je een separaat HRM archief maken, waarin alle relevante documenten staan opgeslagen. Deze zijn met een link te koppelen aan de persoonsgegevens in de HRM applicatie. Hierdoor kun je op een snelle manier documenten toevoegen en verwijderen. Dankzij een zoekfunctie zijn documenten snel vindbaar. Het is ook mogelijk om documenten, bijvoorbeeld salarisstroken, digitaal beschikbaar te stellen via een portal met inlogcodes. Tevens is het mogelijk om bijvoorbeeld bijzondere persoonsgegevens digitaal ‘weg te lakken’ of delen van een dossier af te schermen voor niet geautoriseerde gebruikers. Je voldoet daardoor ook meteen aan de wetgeving voor het bewaren van persoonsgegevens.

Stap 3. Gebruik slimme bewaartermijnen

Je kent het vast wel. Een maand te laat ontdek je dat een contract voor de zoveelste keer automatisch met een jaar is verlengd. Bespaar onnodige kosten en gebruik een digitaal archief als reminder. Hoe voorkom je dat contracten automatisch worden verlengd? Een veelgebruikte methode is een Excel bestand. In Excel zet je de contracten op een rij. De contracten zelf berg je vervolgens op in een ordner en het lijstje moet ervoor zorgen dat je de verloopdatum niet vergeet. Dream on.

Veel handiger zijn de mogelijkheden van een digitaal archief. Scan de contracten in, voer de looptijd in en zorg dat de verantwoordelijken automatisch een reminder ontvangen voordat het contract verloopt. Dit zorgt voor rust; je hoeft geen lijstjes in de gaten te houden en collega’s hebben de tijd om na te denken over de verlenging, en kunnen zo onnodige kosten besparen. Omdat het systeem de reminders automatisch genereert, is contractbeheer niet meer afhankelijk van de oplettendheid van een collega met een handig Excel bestandje.

Stap 4. Zet een compleet digitaal klantdossier op één plek

Heb je klantgegevens nodig, dan moet je vaak precies weten in welk systeem je die kan vinden en bij wie je dan moet zijn. Met een digitaal archief krijg je alles op je scherm met één druk op de knop. Klantdossiers zijn vaak versnipperd over systemen en locaties. E-mails staan op de mailserver, klantgegevens in het CRM-systeem en andere relevante documenten in een Office-map. Als je pech hebt, staat er ook nog een en ander decentraal opgeslagen bij verschillende personen of afdelingen. Met een digitaal archief sla je alle klantdata centraal en op een eenduidige manier op. Zo kan iedereen de informatie altijd vinden. De bestanden kun je koppelen aan je CRM of ERP systeem, zodat je ze via één applicatie kunt opvangen.

Dus, starten we vandaag met het waarborgen van jouw informatiebeveiliging?

Ready when you are. Spar met ons. Creëer met ons. Ontdek met ons. Wij zijn jouw volwaardige IT-partner. Laten we eens in gesprek gaan.

    Snel delen

    Share on twitter
    Twitter
    Share on linkedin
    LinkedIn
    Share on whatsapp
    WhatsApp

    We zien dat je gebruik maakt van Internet Explorer

    Deze browser is verouderd en wordt daarom niet meer ondersteund door de OneXillium website.

    Voor de beste ervaring en veiligheid raden we aan gebruik te maken van een moderne browser, zoals: Safari, Mozilla Firefox of Google Chrome