Werk efficiënter en verminder stress
Een rommelige werkplek zorgt niet alleen voor chaos op je bureau, maar ook in je hoofd. Je bent sneller afgeleid, voelt je opgejaagd en frustreert je sneller. Breng daarom orde in het digitaal archief en ruim jouw omgeving op. Zo ervaar je minder stress. Ook werk je veel efficiënter. Zo zorg je ervoor dat je aan het einde van de dag weer eens tijd overhoudt in plaats van tekort komt.
Waar te beginnen
Er zijn twee omgevingen die je kunt ordenen: je online en offline werkplek. Laten we beginnen bij de documenten in jouw digitale kantoor. Want waar sla jij alles op? Het is wijs om te werken in dezelfde online omgeving als je collega’s. Zo weet iedereen precies waar documenten staan en bespaar jij jezelf een hoop vragen. Dat kan in Google Drive of OneDrive, maar deze online werkomgevingen zijn vaak hackgevoelig en zeker niet AVG-proof.
Werk in één online omgeving
Beter is het om informatie te bundelen in een documentmanagementsysteem (DMS). Iedereen werkt hier in dezelfde online omgeving, slaat bestanden op dezelfde plek en manier op en doet dit ook nog eens netjes volgens de Algemene verordening gegevensbescherming. Zo sla je 3 vliegen in één klap.
Niet alle documentmanagementsystemen zijn even slim en ook niet allemaal even veilig. Benieuwd welke het beste bij je past? We helpen je graag op weg.
Overzicht in een eenduidige mappenstructuur
Met een slim DMS werkt iedereen in dezelfde cloud. Maar waar jij alles overzichtelijk in mappen opslaat, ploft jouw collega documenten lukraak overal neer. Een opgeruimd digitaal archief creëer je daarom niet met een mappenstructuur die iedereen op dezelfde manier hoort te gebruiken. Maar met tags. Zoals je social media ook overzichtelijk alle berichten ziet als je zoekt op #opgeruimdewerkplek.
Vaak blijven een aantal mappen noodzakelijk. Bijvoorbeeld: Financieel beheer, relatiebeheer of contractbeheer. Houd deze dan aan.
Hanteer een richtlijn voor bestandsnamen
Eenduidige bestandsnamen zijn heilig voor een geordende online omgeving. Anders is het alsnog zoeken naar een speld in een hooiberg. Ontwerp daarom een logische bestandsregel. Wanneer je een recept uit patiëntendossier opslaat, noteer dan bijvoorbeeld: H. Jansen_herhaalrecept_20190304. Zo ziet iedereen in een oogopslag wat er in dit document te vinden is. En als je wilt weten hoeveel herhaalrecepten Hans Jansen kreeg, kan je heel makkelijk zoeken op: H. Jansen_herhaalrecept. Appeltje-eitje!
Maak jouw papieren archief digitaal
Tijd om het archief te digitaliseren. Dat doe je door alle papieren documenten te scannen en netjes in jouw documentmanagementsysteem op te slaan. Ga je voor eentje met een software voor documentherkenning dan verloopt deze klus eenvoudig en vrij snel en werk je in de toekomst helemaal efficiënt aan iedere nieuwe opdracht.
Denk je dat het veiliger is om alles in een archiefkast op te slaan dan online? Think again. Een cloud is duizendmaal beter beveiligd dan jouw kantoor. Zo is een datacenter beschermd tegen virussen, brand, kortsluiting en hackers. Daar kan jouw IT en beveiliging niet tegenop.
Wees geen horder
Jouw archief staat tjokvol met duizenden flarden aan informatie. Dat komt doordat het te lang bewaren van documenten er vaak insluipt. Haal daarom af en toe de digitale bezem door jouw archief en stof de planken af.
Heb je te maken met data waar een wettelijke bewaartermijn aan gekoppeld zit, dan bestaan er DMS’en waarbij je de datum van vernietiging direct bij het opslaan kunt aangeven. Het systeem geeft je tegen die tijd een seintje met de vraag of je het echt niet wil bewaren en vernietigd vervolgens het document. Bespaar zo flink wat tijd met het doorspitten en opschonen van jouw digitale archief.
Zo werk jij geordend:
- Werk met iedereen in een slim DMS
- Creëer een overzichtelijke en eenduidige mappenstructuur
- Verplaats je archiefkast naar een online omgeving
- Verwijder overbodige documenten nadat het DMS je een reminder stuurt
Werk AVG-proof
Een slim DMS biedt een geordende werkplek binnen een veilige omgeving en is ook nog eens AVG-proof. Het documentmanagementsysteem documenteert automatisch alle verwerkingsactiviteiten waardoor je altijd een betrouwbaar log kun tonen. Daarnaast bepaal je zelf wie en tot welk niveau anderen toegang hebben tot de informatie op jouw DMS.
- Het systeem heeft bovendien vele AVG-voordelen doordat:
- Er minder foutgevoeligheid is door de stroomlijning van gegevensverwerking
- De software bewijslast automatisch opslaat
- Het gebruik de veiligheid van documenten kan garanderen
- Kan rechtvaardigen waarom bepaalde persoonlijke gegevens of gevoelige informatie opgeslagen moet worden
Koppel slimme systemen
Jouw online omgeven is met een DMS AVG-proof, maar dat kan voor de overige bedrijfsvoering anders gelden. Als iedereen jouw dossiers bij de printer kan inzien of zelfs meenemen, ben je alsnog een heel eind van huis. Koppel daarom een slimme all-in-one-printer aan jouw documentmanagementsysteem. Zo verloopt de transitie van online naar offline en andersom ook veiliger.
Een printer die AVG-technisch volstaat, moet aan een aantal vereisten voldoen. Zo wil je dat hij alleen gaat printen als jij opdrachtgever inlogt met een code of druppel. Zo kunnen anderen niet zomaar jouw prints uit de lade mee naar huis nemen. Ook slaat de printer jouw gescande documenten direct op in jouw veilige DMS en worden de scans daarna direct van de harde schijf verwijderd.
Combineer een slim DMS met all-in-one-printer.
Nu het bureau nog
Is een dossier afgerond, versnipper dan direct jouw prints. Voor veiligheid maar absoluut ook voor orde. Met een digitaal archief verminder je de stapel documenten op je bureau al flink, maar wat extra aandacht besteden aan een clean desk policy kan nooit kwaad. Opruimen geeft rust en een fris bureau zorgt dat je jouw nieuwe werkdag weer met energie begint.
Sla er niet in door en haal een beetje Marie Kondo naar de werkplek: haar bekende ‘does it sprak joy’ is ook hier van toepassing. Prullaria mag de prullenbak in, maar als jij dagelijks geniet van het aanzicht van jouw gezin in een fotolijst of het certificaat op de muur, laat het dan vooral zo staan.
Opgeruimde en overzichtelijke mailbox
Je hebt het met een DMS, slimme printer en opgeruimd bureau al lekker voor elkaar. Toch is er voor meer orde in jouw werkdag nog een horde te tackelen. En die bende bevindt zich in de meest chaotische plek op het kantoor: jouw mailbox.
Dagelijks vliegen er tientallen mailtjes de deur uit en komen daar weer net zoveel voor terug. Als je daar bij iedere melding door laat afleiden ligt stress op de loer. Tijd voor een betere aanpak. Plan iedere dag 3 mailmomenten in waarop jij jouw inbox mag bekijken. Bijvoorbeeld ‘s ochtends aan het begin van de dag, na de lunchpauze en nog eens rond 5 uur. Zo ben je minder afgeleid en werk je veel efficiënter en sneller.
Maak een mappenstructuur en gebruik tags
Niet alleen jouw DMS is overzichtelijker met een duidelijke mappenstructuur. Jouw mailbox wordt daarmee ook in een klap geordender. Creëer een mappenstructuur die goed bij je past en bij voorkeur overeenkomt met jouw DMS. Gebruik ook dezelfde labels, of tags.
Heb je een mail gelezen, beantwoord of afgerond dan verwijder je hem uit jouw inbox en zet je hem in de juiste map. Of nog makkelijker: stuur hem naar jouw DMS en verwijder hem uit jouw mail. Zo houd je een schone inbox en vind je de conversatie snel terug in jouw documentmanagementsysteem.
