Onboarding checklist voor HR en management
Het sollicitatieproces gaat niet alleen over het selecteren van de beste kandidaat. Juist het slim inwerken van de nieuwe collega zorgt voor succes. Het kan de betrokkenheid en loyaliteit verhogen en zorgt zo indirect voor een hogere motivatie en productiviteit. Een efficiënte onboarding helpt je.
Onboarding tips
- Onderhoud vanaf het sollicitatiegesprek tot aan de eerste werkdag het contact met de nieuwe collega. Maak tijd vrij om vragen te beantwoorden en attenties te sturen. Dit verhoogt direct het enthousiasme over de baan.
- Zorg dat naast de online onboarding ook persoonlijke aandacht centraal staat. Stel het team voor in een smoelenboek, maar zorg ook voor een buddy op de werkvloer. Zorg bovendien voor voldoende feedbackmomenten, vragenuurtjes en een-op-eengesprekken.
- Ontwikkel een stappenplan met taken en doelen waar de medewerker na 3, 6 en 9 maanden moet voldoen. Zorg ervoor dat ze uitdaging bieden maar tegelijkertijd haalbaar zijn. Zo groeit het vertrouwen en het verantwoordelijkheidsgevoel. Maak de doelen ook SMART voor feedback en functioneringsgesprekken.
Bereid het feestje voor
Het staat erg slordig als jouw nieuwe medewerker op de eerste werkdag geen toegangspas krijgt of het e-mailadres nog moet worden aangevraagd. Bereid daarom een warm welkom voor.
Taken van HR en IT
- Zorg dat de nieuwe werknemer toegang heeft tot alles wat nodig is om de functie uit te voeren. Dit zijn computers, telefoons, softwaresystemen, cloudoplossingen, een kluisje, etc.
- Zet de taken en doelen op papier. Bij voorkeur in de vorm van een scanbare to-do-lijst.
Taken van de manager
- Stel de nieuwe collega (digitaal) voor en plan een teammeeting op de eerste werkdag.
- Stuur een mail naar de nieuwe medewerker waarin je alvast wat zaken vertelt. Bijvoorbeeld dat jullie gezamenlijk boodschappen doen voor de lunch zodat brood meenemen niet nodig is.
Warm welkom
De eerste dag moet voelen als thuiskomen. Al maanden of weken kijkt jouw voormalig sollicitant uit naar dit moment waarop hij officieel medewerker zou worden. Maak het dan ook leuk.
Taken van HR
- Zorg voor een gezellige werkplek dat past bij jullie bedrijfscultuur. Eventueel met een getekend kaartje door alle collega’s, een bloemetje of een gepersonaliseerde mok.
- Zorg voor een welkomstdocument of app waarin uitleg staat over belangrijke bedrijfszaken zoals veiligheidsvoorschriften, hygiënevoorschriften, of een wegwijs in jullie CRM.
- Werk de complete administratie bij in jullie DMS. Het getekende contract, de leaseovereenkomst, een kopie van het identiteitsbewijs: het gaat er allemaal in.
Taken van de manager
- Leid jouw nieuwe collega rond, maar laat diegene niet iedereen de hand schudden als jullie met meer dan 10 man werken. Dat wordt ongemakkelijk.
- Zorg dat je bereikbaar bent voor een praatje of vragen.
- Koppel de nieuwe werknemer aan zijn of haar buddy.
- Plan een gesprek om de komende maanden SMART te maken. Neem daarbij ook de to-do-lijst voor de komende periode door. Wees hierbij transparant over het gewicht van deze beoordeling. Kan iemand eruit vliegen wanneer het niet volledig voldoet of is het meer bedoeld om sterke en zwakke kanten inzichtelijk te maken.
Zorg voor integratiesucces
Na het aannemen, zijn de eerste maanden cruciaal om een medewerker langere tijd vol enthousiasme aan jullie bedrijf te koppelen. Zorg voor succes.
Taken van HR
- Plan een afspraak in de eerste maand en vraag om feedback over de onboarding.
- Registreer de nieuwe medewerker voor interessante trainingen die in-house worden aangeboden en die passen bij de functie.
Taken van de manager
- Plan een afspraak in de eerste maand en vraag om feedback over de functie, taken, moeilijkheden en successen. Bied een luisterend oor en sturing waar dat nodig is.
- Bespreek de to-do-lijst van de eerste maand en definieer de SMART doelen.
- Vraag om input voor verbeteringen in het werkproces. Hier kun je veel van leren.
