Een waardevolle collega heeft onlangs zijn vertrek aangekondigd. Iemand met veel kennis over een aantal lopende dossiers en met jarenlange ervaring binnen jouw firma. Diegene is lastig te vervangen. Maar lastig betekent niet onmogelijk! Met deze tips voor een geoliede overdracht van de werkzaamheden zorg jij dat een nieuwe collega in no-time is ingewerkt en kunnen lopende zaken gewoon doorgaan.In een ideale situatie bewaren jullie alle bedrijfsinformatie online. Bijvoorbeeld in een customer relationship management-systeem en een dossiermanagementsysteem. Dit maakt de fysieke overdracht al een stuk eenvoudiger.
Wat is een goede bestandsnaam?
Een goede bestandsnaam kenmerkt zich door de snelle vindbaarheid bij een digitale zoektocht. Het bevat precies voldoende relevante informatie. Zo openen collega’s direct het juiste document.
Waarom heb je goede bestandsnamen nodig?
Omdat medewerkers in de meeste zorginstellingen veel te lang moeten zoeken naar de juiste bestanden binnen dossiers. Juist op de naamgeving van notities of documenten kan nog veel winst worden behaald. Laat iedereen daarom op dezelfde manier te werk gaan.
Je kunt twee dingen doen om het eenvoudiger te maken:
- Betere bestandsnamen aan documenten meegeven
- Werken met een documentmanagementsysteem met Full Text Search (FTS
Hoe maak je goede bestandsnamen?
- Maak om te starten per patiënt een map aan die je een naam geeft. Ook deze kun je kenmerken meegeven voor een snelle vindbaarheid. Ga bijvoorbeeld voor de achternaam + geboorteplaats + geboortedatum.
- Kies voor een structuur die ieder bestand een unieke en logische naam geeft. Bijvoorbeeld de vorm van het bestand, de klacht van de patiënt en de datum waarop je het bestand aanmaakt.
- Geef kort aan wat de vorm is van het bestand:
- Recept
- Doorverwijzing
- Labuitslagen
- Consult
- Notitie
- Factuur
- Gebruik alleen streepjes als scheidingsmethode
- Recept_hartklachten_2019-03-02
- Recept_claviculafractuur_2019-03-02
- Doorverwijzing_x-thorax_2017-09-18
- Gebruik niet meer dan ongeveer 35 tekens
Door deze werkwijze aan te houden zorgen de eerste twee coderingen voor herkenbaarheid en het makkelijk terugvinden van zaken. Dat datum in de bestandsnaam zorgt voor het unieke kenmerk en verlicht eveneens de zoekwerkzaamheden.
Komt een patiënt bijvoorbeeld opnieuw naar de praktijk voor pijn aan de knie, dan zie je in een oogopslag alle documentatie rondom de eerdere knieblessure, inclusief de data waarop bepaalde behandelingen of voorschrijvingen werden verricht.
Zorg voor overzichtelijke mappen
Koppel de vertrekkende collega aan zijn opvolger of opvolgers en laat ze een tijd samenwerken. Zo deelt de expert al
De basis voor overzicht ligt in een minimalistische mappenstructuur. In combinatie met goede bestandsnamen heb je de juiste gegevens snel gevonden. Vuistregel is dan ook om de mappenstructuur uiterlijk te verdiepen tot 5 lagen.
Wij adviseren zelfs maar 3 lagen. De eerste is een map per patiënt. De gegevens die hierin verwerkt worden, verkrijgen meer duidelijkheid over hun aard door de bestandsnaam die je eraan geeft.
- Administratieve gegevens, waaronder:
- Verzekeraar en verzekeringsvorm
- NAW-gegevens
- Medische informatie, waaronder:
- Klachten, ziekten en aandoeningen
- Operaties en belangrijke behandelingen
- Voorschriften en gewijzigde doseringen
- Doorverwijzingen
- Allergieën
- Additionele gegevens, waaronder:
- Familie-anamnese
- Zorgwensen
Alle collega’s dezelfde werkwijze
Zorg dat al jouw collega’s op dezelfde manier hun informatie opslaan in het gedeelde documentmanagementsysteem. Organiseer een informatiesessie waarin de werkwijze duidelijk en snel wordt uitgelegd en pas de afspraken aan zodra problemen regelmatig voorkomen. Zorg dat nieuwe medewerkers, doktersassistentes, stagiaires en vrijwilligers op de eerste werkdag op de hoogte worden gebracht van de juiste werkwijze.
Werken met Full Text Search
Naast het werken met goede bestandsnamen, kan een documentmanagementsysteem met Full Text Search jullie enorm veel tijd schelen. Ongeacht het bestandstype en de naam van het document, vind je met Full Text Search alle bestanden die de term ‘x-thorax’ bevatten.
Advies nodig?
Overzichtelijk werken, eenvoudige bereikbaarheid voor jouw collega’s en ondertussen AVG compliant zijn. Klinkt misschien als een uitdaging, maar voor ons is het dagelijkse kost. Neem contact met ons op en je wordt vrijblijvend geadviseerd door één van onze experts.
