6 tips voor een overzichtelijke overdracht van werkzaamheden: maak onmisbare collega’s misbaar!

Een waardevolle collega heeft onlangs zijn vertrek aangekondigd. Iemand met veel kennis over een aantal lopende dossiers en met jarenlange ervaring binnen jouw firma. Diegene is lastig te vervangen. Maar lastig betekent niet onmogelijk! Met deze tips voor een geoliede overdracht van de werkzaamheden zorg jij dat een nieuwe collega in no-time is ingewerkt en kunnen lopende zaken gewoon doorgaan. In de ideale situatie bewaren jullie alle bedrijfsinformatie online. Bijvoorbeeld in een customer relationship management-systeem en een dossier managementsysteem. Dit maakt de fysieke overdracht al een stuk eenvoudiger.

Stap 1: Ga na welke zaken lopen

Waar is jouw collega allemaal bezig op dit moment? Welke dossiers zijn al afgerond maar hebben nog open eindjes, of komen regelmatig terug? Welke acquisitiegesprekken liepen? En welke kennis heeft de collega, waar een ander mee geholpen is?

Stap 2: Maak een plan

Wanneer een ervaren medewerker weggaat, betekent dat het verlies van een expert. Zorg dat op zijn minst de kennis behouden blijft. Ga met de vertrekkende collega om tafel en bedenk samen hoeveel van zijn of haar kennis nooit is vastgelegd. Van de werkwijze, tot aan cliëntgegevens. Hoe meer informatie het betreft, hoe meer tijd er nodig is om dat allemaal te documenteren. Geef de expert echt de tijd om dit op een gestructureerde manier te doen.

Stap 3: Documenteer selectief

Hoewel documentatie belangrijk is bij een overdracht, is een overload aan geschreven informatie niet erg effectief. Dit wel:

• Zorg voor beknopte informatie
• Documenteer selectief
• Maak het exclusief bestemd voor degene die het nodig heeft
• Maak voor verschillende werkprocessen stappenplannen
• Zet de belangrijkste punten per dossier op een rij in het betreffende dossier

Heeft degene die vertrekt een schatkist aan informatie in het hoofd over jouw organisatie? Door kennis en jarenlange ervaring? Was hij of zij altijd voor diverse collega’s een vraagbaak bij iedere kwestie? Laat de expert checklists opstellen en veelgestelde vragen beantwoorden.

Stap 4: Creëer een meelooptraject

Koppel de vertrekkende collega aan zijn opvolger of opvolgers en laat ze een tijd samenwerken. Zo deelt de expert al doende kennis en vaardigheden. De plaatsvervanger kan al een aantal lopende cliëntdossiers overnemen. Zittingen bijwonen. Zaken voorbereiden. Terwijl de expert hierop toeziet en feedback geeft. Er is niets zo effectief als leren in de praktijk.

Stap 5: Organiseer een werksessie

Organiseer een werksessie waarin de vertrekkende werknemer aan het hele team vertelt hoe hij te werk ging tijdens een aantal bijgebleven cases. Dit kunnen succesverhalen zijn, maar ook scheef gelopen zaken zijn een waardevolle leerschool.

Het doel is inzicht te geven in de denk- en handelswijze van de expert. Een centrale vraag kan zijn hoe alle kennis de afgelopen jaren is opgebouwd. Welke lectuur, contacten, bronnen en studies zijn hiervoor geraadpleegd?

Ook voorbeelden van zijn handelen tijdens crisis zijn erg nuttig om te delen. Zoals wat was de logische weg? Welke alternatieven werd er op dat moment overwogen? Wat heeft uiteindelijk geleid naar het succes waarover nu gesproken wordt? Deze verhalen inspireren alle blijvende collega’s.

Stap 6:  Focus op de relatie

Zorg ervoor dat het vertrek in harmonie verloopt. De beste manier om de expertise van een van oud-medewerker te behouden, is door de relatie goed te houden. Op deze manier kun je iemand later altijd nog benaderen met vragen, inschakelen als consultant bij een belangrijke case of misschien op termijn zelfs terughalen binnen je bedrijf. Al dan niet als zelfstandige.

Naast de bovenstaande voordelen is de vertrekkende collega bovendien altijd nog een visitekaartje voor je bedrijf. Iemand die cliënten of eventuele sollicitanten naar je kan doorverwijzen. Of vanuit een nieuwe baan graag een samenwerking aangaat.

Checklist overdracht werkzaamheden in de juridische sector

Vertrekt een collega? Ga aan de slag met deze checklist.

Werk proactief aan soepele exits

Ieder bedrijf heeft vroeg of laat te maken met medewerkers die al dan niet vrijwillig vertrekken. Om de overdracht van werkzaamheden gesmeerd te laten verlopen is het verstandig zoveel mogelijk digitaal te werken en archiveren. Dit kan volledig avg-proof door bijvoorbeeld met rechten of tags te werken.

Overdracht werkzaamheden: door digitale bedrijfsvoering

De rolodex mag inmiddels wel echt van het bureau. Laat alle cliënten, externe partners en overige contacten waar jouw collega’s mee werken digitaal opslaan. Dit kan gewoon in eigen beheer binnen een betrouwbare omgeving. Bijvoorbeeld in een documentmanagement systeem (dms). Of een CRM dat aan dit DMS kan worden gekoppeld. Op het moment dat de exit plaatsvindt worden de rechten overgeheveld. Hiervoor hebben de contactpersonen een verwerkersovereenkomst getekend.

Ook centraal documentenbeheer is handig. Door één lijn te creëren in het aanleggen van dossiers, is essentiële informatie altijd terug te vinden voor collega’s. Zo voorkom je dat je té afhankelijk wordt van één medewerker en is de overdracht van werkzaamheden slechts een kwestie van bevoegdheden aanpassen.

Maak er ook offline een gewoonte van

Maak van informatieoverdracht binnen je bedrijf ook offline een gewoonte. Bijvoorbeeld door te stimuleren dat er proactief kennis wordt gedeeld tussen collega’s onderling. Laat elke maand een collega een presentatie geven voor de andere medewerkers. Over slimmer omgaan met de avg, efficiënter werken, beter acquireren, werken in het nieuwe crm of een opmerkelijke zaak.

Geef jezelf ruimte

Start vanaf nu bij het begin. Voorzie elk contract van een clausule waarin een opzegtermijn van enkele maanden is vastgelegd. Hanteer bijvoorbeeld twee of drie maanden vanaf de aankondiging tot het daadwerkelijke vertrek. Met een ruime opzegtermijn geef je jezelf de tijd om een waardig vervanger te zoeken en de transitie in gang te zetten. Wettelijk gezien mag de opzegtermijn bij een vast contract zelfs zes maanden zijn!