De dagelijkse uitdagingen van huurderscommunicatie
Op de afdeling huurderscontact komen dagelijks tientallen vragen en verzoeken binnen. Sommige huurders wachten op een brief, terwijl anderen ongeduldig hun e-mail refreshen. Ondertussen moet alles wat je verstuurt niet alleen inhoudelijk correct zijn, maar ook in de juiste huisstijl en tone of voice. Met zoveel verschillende manieren van communiceren is het een uitdaging om overzicht te houden en tegelijk efficiënt te werken. Zeker geldt dit als er veel elkaar overlappende systemen gebruikt worden. Door gebruik te maken van de bestaande data in de ERP/CRM systemen en op een simpele manier de juiste selecties te kunnen maken, kunnen de afdelingen eenvoudig mailen opmaken en via het juiste voorkeurkanaal delen met de huurders. En dan is er nog de factor veiligheid. Met de toename van digitale communicatie wordt het steeds belangrijker om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens niet in de verkeerde handen vallen. Helaas zijn de persoonlijke gegevens van duizenden huurders vaak een belangrijk doelwit van cybercriminelen. Dus hoe zorg je voor een veilige, efficiënte en consistente communicatie zonder dat je er zelf in verdrinkt? Wat je ook wilt voorkomen is dat je, vanwege een datalek of cyberaanval, te maken krijgt met een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens.Outputmanagement als oplossing
Professioneel outputmanagement is daarom cruciaal. In essentie gaat het over het slim organiseren en automatiseren van alle communicatiestromen. Of het nu gaat om brieven, e-mails of digitale berichten, alles wordt op één centrale plek beheerd. Geen losse (digitale of papieren) documenten meer die door verschillende medewerkers op hun eigen manier worden verstuurd, maar een gestroomlijnd proces waarbij de juiste boodschap op het juiste moment bij de juiste huurder terechtkomt.“In outputmanagement investeren betekent een hogere mate van veilige huurderscommunicatie, bijvoorbeeld vanwege de versleutelde documentverwerking en geautomatiseerde distributie, waardoor de kans op datalekken en menselijke fouten sterk wordt verminderd. Daarnaast zorgen toegangscontroles en auditing ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot gevoelige informatie, wat het risico op cybercriminaliteit verlaagt.”
OneXillium verbindt op een veilige en efficiënte manier alle digitale informatie in jouw organisatie voor alles wat met input- en output te maken heeft.
Met Enterprise Information Management helpen we woningcorporaties om alle digitale informatie – van huurders, toeleveranciers en interne afdelingen – veilig en efficiënt te verbinden. Tot 80% van de beschikbare informatie wordt vandaag niet benut, terwijl je elke dag cruciale beslissingen moet nemen over huurprijzen, renovaties, leefbaarheid en duurzaamheid.
We vangen alle inkomende informatie vanaf de bron slim op (input). Denk aan meldingen via het klantportaal, facturen van aannemers of inkomende correspondentie. Vervolgens beheren we die informatie centraal en veilig (beheer), zodat je altijd voldoet aan de laatste wet- en regelgeving en iedereen werkt met dezelfde, betrouwbare gegevens. Tot slot automatiseren we de output, van bewonersbrieven tot jaarrekeningrapportages, en zorgen we voor soepele communicatie over elk kanaal.
Zo ondersteun je jouw collega’s met minder handmatig werk en minder fouten, én lever je huurders een snellere, betere dienstverlening.
Als woningcorporatie wil je huurders de beste service bieden, zonder dat het voor medewerkers voelt als een onmogelijke taak. Benieuwd hoe ook jouw communicatie makkelijker, veiliger en efficiënter gemaakt kan worden?
Neem contact met ons op om er eens over door te praten.
