In een tijd waarin ERP- en CRM-systemen steeds meer documentfuncties bieden, vragen woningcorporaties zich vaker af of een DMS of EIM-oplossing nog wel nodig is. Volgens Marco van Drogenbroek van OneXillium is dat een begrijpelijke maar risicovolle gedachte. “Juist nu is het belangrijker dan ooit om grip te houden op je informatie. Niet alleen vanwege de toenemende complexiteit, maar ook om te voldoen aan wet- en regelgeving én om als organisatie wendbaar te blijven.” In gesprek met CorporatieGids.nl legt hij uit waarom één centrale waarheid, slimme documentstructuren en toekomstbestendig informatiebeheer essentieel zijn voor corporaties die veilig en efficiënt willen blijven werken.
Datawaarheid
Structuur en grip
Volgens Marco zijn DMS en EIM-oplossingen door de enorme hoeveelheid informatie waarover corporaties beschikken én de toenemende eisen rondom transparantie, verantwoording en privacy echter belangrijker dan ooit: “Deze oplossingen bieden structuur, grip op informatie, betere vindbaarheid en naleving van wet- en regelgeving. Daarnaast ondersteunt het efficiënter werken en betere samenwerking. En dat is logisch; ERP- en CRM-systemen zijn primair ontworpen voor proces- en klantinformatie en niet voor geavanceerd documentbeheer. Daardoor ontbreken vaak functies als versiebeheer, metadata-classificatie, retentiebeleid of integratie met workflows.”
Documenten bevatten vaak ook persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie, gaat Marco verder: “Zonder goede classificatie, bewaartermijnen en toegangsrechten, loop je risico’s op het gebied van AVG, informatiebeveiliging en auditverplichtingen. Als er miljoenen documenten worden opgeslagen, kan dit de prestaties van het ERP- of CRM-systeem beïnvloeden. Deze systemen zijn doorgaans niet geoptimaliseerd voor zware opslagbelasting.”
Toekomstbestendigheid
OneXillium helpt corporaties bij het realiseren van één datawaarheid en veilig digitaal te werken, gaat Marco verder: “Onze EIM-oplossingen sluiten perfect aan op de processen van woningcorporaties. We zorgen ervoor dat alle informatie logisch wordt geordend en centraal toegankelijk is. Onze propositie draait om grip op informatie, procesoptimalisatie en toekomstbestendigheid, zonder dat het complex wordt voor de eindgebruiker.”
“Een goed EIM-systeem classificeert en structureert informatie daarnaast, ongeacht bestandsformaat. Door metadata, slimme zoekfuncties en automatische toewijzing van documenttypes wordt informatie snel teruggevonden, ongeacht waar en hoe het is opgeslagen.”
Controle op informatie
Controle hebben over je informatie betekent volgens Marco dat je weet waar informatie is opgeslagen, wie er toegang tot heeft, of het actueel is en of het voldoet aan wettelijke eisen. “Dit levert risicobeperking op, verhoogt efficiency en zorgt voor betere sturing. Ook voorkom je dat gevoelige informatie op de verkeerde plek belandt. Door middel van rechtenstructuren, logging en autorisatie kan informatie in een DMS of EIM-oplossing toegankelijk zijn voor wie het nodig heeft en afgeschermd blijven voor anderen. Je kunt gevoelige informatie markeren, versleutelen en alleen onder voorwaarden beschikbaar stellen, terwijl minder gevoelige documenten breed gedeeld kunnen worden.”
Bron: CorporatieGids
Strategisch hulpmiddel
Het belang van een goede DMS of EIM-oplossing zal de komende jaren alleen maar toenemen, sluit Marco het gesprek af: “De hoeveelheid informatie groeit, regelgeving wordt strenger en medewerkers willen snel bij de juiste data kunnen. Tegelijkertijd wordt informatiebeheer steeds complexer. Een toekomstbestendig DMS of EIM-oplossing wordt daarmee een strategisch hulpmiddel voor iedere corporatie die controle wil houden over haar huishouding.”
Wil je graag een vrijblijvend adviesgesprek? Neem contact met ons op.
