Iedere dag worden er miljarden nieuwe (digitale) documenten gemaakt. Die documenten moeten ook op een juiste en logische manier gearchiveerd worden. Vaak worden ze simpelweg in mappen op de server opgeslagen. Ik merk echter vaak dat er verwarring is over het verschil tussen een mappenstructuur op de server en ’echt’ digitaal archiveren. Alhoewel een mappenstructuur lijkt op een digitaal archief, is dit het niet en kleven er nogal wat nadelen aan. In dit blog leg ik de valkuilen bloot van digitaal archiveren via mappen op de server.
Valkuilen van digitaal archiveren via mappenstructuur
Veel mensen verwarren een mappenstructuur met een digitaal archief. Een mappenstructuur is géén digitaal archief, maar heeft in eerste oogopslag wel de kenmerken ervan. Wat zijn de grote valkuilen?
- Het ontstaan van wildgroei aan mappen; collega’s hebben een eigen definitie van “logisch opslaan”, waardoor er te veel verschillende mappen (met veelal dubbele inhoud) op te veel verschillende plaatsen staan.
- Je raakt het overzicht snel kwijt; bestanden staan overal en nergens en zijn daardoor niet of lastig terug te vinden.
- Bestanden raken kwijt; in de praktijk gebeurt het vaak dat bestanden foutief worden opgeslagen of per ongeluk worden overgeschreven onder dezelfde naam.
- Minder betrouwbare informatie; door het kwijtraken van bestanden is ook de betrouwbaarheid van de volledigheid van jouw informatie aanzienlijk lager.
- Meer risico’s; een mappenstructuur is lastig te beveiligen en te beheren.
Digitaal archiveren met een mappenstructuur leidt dus uiteindelijk tot de nodige problemen met (bedrijfskritische!) informatie. Documenten raken kwijt, zijn onvolledig of representeren niet de laatste versie door het per ongeluk overschrijven/op verkeerde locatie opslaan/een eigen interpretatie over hoe je moet archiveren.
Voordelen van digitaal archiveren via digitaal archiefsysteem
Met een digitaal archiefsysteem vindt je daarentegen altijd het originele en meest recente bestand terug. Daarnaast zorgen indexvelden voor een zoekvriendelijk archiefsysteem en wordt altijd alles onder de juiste naam en op de juiste plek opgeslagen. Welke voordelen biedt digitaal archiveren via een digitaal archiefsysteem?
Voordeel 1: Eén centraal archief
Je kunt documenten vanuit verschillende bronnen eenvoudig in één en dezelfde archiefmap/dossier opslaan. Denk bijvoorbeeld aan e-mails, MS Word bestanden, faxen, gescande documenten, documenten uit jouw ERP applicatie, etc. Zo realiseer je één centraal archief/dossier m.b.t. bijvoorbeeld een klant, order, medewerker of inkoopcontract.
Voordeel 2: Eenvoud en snelheid
Door het gestructureerd opslaan van documenten via vaste archiefkenmerken heb je snel toegang tot al jouw documenten. Je zoekt namelijk op kenmerken i.p.v. op mappen en/of bestandsnamen. Door digitaal archiveren stijgt dus de productiviteit en dalen de arbeidskosten.
Voordeel 3: Voldoen aan de wet- en regelgeving
Zo moet je volgens de wet facturen bijvoorbeeld 7 jaar lang opslaan. Met een digitaal archiefsysteem kun je aan deze bewaartermijn voldoen en eenvoudig alles terugvinden.
Voordeel 4: Performancesnelheid archief daalt niet bij groei database
Een digitaal archief is opgebouwd uit kenmerken en het document. Bij een zoekopdracht zoek je op kenmerken waardoor je snel een resultatenlijst krijgt. De server wordt pas belast zodra je daadwerkelijk het document oproept. Doordat elk document in een onwijzigbaar formaat (TIFF, PDF/A) wordt opgeslagen, is de belasting minimaal. Dit in tegenstelling tot het opslaan van documenten in jouw primaire ERP applicatie.
Voordeel 5: Plaatsonafhankelijk werken
Digitaal archiveren met de juiste oplossing betekent dat jouw collega’s het archief overal veilig kunnen raadplegen via een webbrowser mits zij daartoe de rechten hebben. Dit past geheel in de Bring Your Own Device (BYOD) trend die momenteel plaatsvindt.
Voordeel 6: Documenten eenvoudig te ontsluiten naar derden toe
Kies je voor een web-based archiefsysteem, dan kun je data eenvoudig delen met bijvoorbeeld klanten, opdrachtgevers of collega’s. Je kunt hen bijvoorbeeld toegang geven via een webportal of het archief zelf en daarin bepalen tot welke informatie iemand toegang heeft.
Voordeel 7: Geen vendor lock-in
Een digitaal archiefsysteem dat functioneert als een onafhankelijk platform, zoals Xtendis, zorgt ervoor dat jouw documenten altijd gewaarborgd zijn. Dit betekent dat het platform te koppelen is aan elke applicatie. Als de organisatie waar je werkt de keuze maakt om te switchen van ERP, CRM of HR applicatie, kun je de koppeling “losknippen” en de nieuwe applicatie koppelen aan het platform. Je hebt dus niet te maken met veelal een lastige en dure conversie van jouw documenten.
Meer informatie over de mogelijkheden van digitaal archiveren?
Een archiefsysteem maakt digitaal archiveren dus beduidend eenvoudiger en betrouwbaarder. Mijn advies is dan ook: vertrouw niet blind op een digitale mappenstructuur en zet jouw kritische informatie over naar een digitaal archief. Advies nodig voor jouw uitdaging? Neem contact met ons op en je wordt vrijblijvend geadviseerd door één van onze experts.
