Geen zorgen, je bent op de juiste plaats! Wij hebben onze nieuwe website en merknaam gelanceerd: Meer Informatie

Dit is een referentie van:

Klantencase Klinger: Veilig omgaan met verkoop- en inkoopdossiers & certificaten

Het is eind 2019, begin 2020. Vanwege een wereldwijde pandemie moesten veel werknemers verplicht gaan thuiswerken. Dossiers die voorheen veilig op kantoor werden opgeslagen en beheerd gingen noodgedwongen plotseling vaker mee naar huis. Met als gevolg dat belangrijke klant- en bedrijfsinformatie op verkeerde plekken zou kunnen belanden. Die angst bestond ook bij Klinger Nederland B.V. een technische groothandel en familiebedrijf met haar oorsprong in Oostenrijk. We gaan erover in gesprek met Hans Schilleman, Financieel Directeur en tevens eindverantwoordelijk voor de ICT.

Uitdagingen

Verkoop- en inkoopdossiers werden voorheen opgeslagen in een digitaal systeem wat oorspronkelijk voor notariskantoren gemaakt was. “Maar ‘alles op papier’ werkt niet als er steeds meer collega’s thuis gaan werken”, vertelt Hans. Traditionele papieren dossiers voerden de boventoon en Klinger Nederland wilde duurzamer (minder papier en printers) maar vooral ook dynamischer kunnen werken. Dynamischer moest betekenen dat dossiers automatisch worden opgebouwd terwijl mensen met een in – of verkooporder bezig zijn; minder handmatige administratieve handelingen met de daarbij komende mogelijke fouten dus.

“Voor mij persoonlijk is Covid-19 eigenlijk gewoon een zegen geweest. We konden daardoor versneld veel van onze oude, handmatige processen wegwerken. We waren al bezig met maatregelen te nemen om verkoop- en inkoopdossiers veilig digitaal op te slaan op de kantoorwerkplek, maar nu moest dat ook voor hybride werkomgevingen, op kantoor thuis en onderweg, gaan gebeuren”

Hans Schilleman, Financieel Directeur Klinger Nederland B.V.

Het contact met OneXillium

Klinger Nederland B.V. gebruik al sinds 2015 printers via OneXillium. Samen gingen we het gesprek aan over de noodzakelijke transformatie van print naar digitaal. “Onze bedrijfscultuur is informeel en no nonsens; als er problemen zijn dan pakken we ze aan en lossen die zo goed mogelijk op met nieuwe innovatieve ideeën. Bij Klinger kunnen klanten terugvallen op technische mensen die alles in het werk stellen om perfecte producten nóg verder te perfectioneren. Datzelfde enthousiasme herken ik ook bij OneXillium, daarom klikt het vanaf het begin zo tussen ons.”

De geleverde oplossing

De Enterprise Information Management (EIM) oplossing Xtendis is aan Klinger Nederland B.V. geleverd als Cloud SaaS applicatie. Hans zegt daar het volgende over: “Digitale documenten, vanuit ons ERP-systeem, worden automatisch aan de juiste Xtendis map gekoppeld waardoor complete dossiers ontstaan. Maar ook zijn we enorm geholpen door OneXillium met het scannen van andere papieren documenten om deze vervolgens te koppelen aan de juiste in- en verkoopdossiers. We hebben gedurende twee à drie maanden het huidige systeem en Xtendis naast elkaar laten draaien en kwamen er al snel achter dat de kwaliteit van Xtendis, mede door intelligente indexering, veel beter was. In de oude situatie kwamen stukken nog weleens in de verkeerde dossiers terecht. Bovendien is er voor de gebruikers, mijn collega’s, niet veel veranderd. Waar voorheen een opdracht ‘Print’ werd gegeven wordt nu vanuit bijvoorbeeld Microsoft Outlook de opdracht ‘Indexeren’ gegeven. Een e-mailbericht komt op die manier in het juiste in- of verkoop dossier terecht, behorende bij de desbetreffende leverancier of klant.”

Wil je nu al weten hoe deze EIM-oplossing werkt?

Hans Schilleman vertelt je er alles over in onderstaande aansprekende video.

Resultaten

  • Verkoop- en inkoopdossiers zijn voor geautoriseerde medewerkers 24/7 beschikbaar op elke werkplek met een internetverbinding.
  • Duurzamer werken, door een enorme teruggang in het gebruik van papieren documenten.
  • Minder papier levert kostenbesparingen op.
  • Sneller terugvinden van informatie, omdat intelligente indexering dit mogelijk maakt.
  • Collega’s hoeven niet meer van de werkplek af om documenten uit te printen en vervolgens handmatig op te slaan. (Tijdwinst)

De toekomst

Dit project van digitale transformatie begon met het veilig digitaliseren van verkoopdossiers. Vervolgens werd ook het proces van inkoopdossiers aangepakt. Op dit moment wordt er samen met OneXillium een digitaal werkproces ingericht om een efficiencyslag te maken rondom certificaten. “Alles wat we fabriceren en/of uitleveren, daar zijn certificaten mee gemoeid. Klinger Nederland B.V. is namelijk NEN-EN-ISO 9001:2015, NEN- EN-ISO 14001:2015 en VCA gecertificeerd. We zullen altijd moeten kunnen herleiden dat onze producten volgens de gestelde eisen getest zijn. Bij vragen van klanten moet onze logistieke afdeling daarom de desbetreffende certificaten uitprinten en meesturen bij de order. Door al deze certificaten digitaal met Xtendis te koppelen aan onze producten en diensten, kunnen klanten in de toekomst via een eigen klantportaal de desbetreffende certificaten downloaden. Dat betekent transparantie voor klanten, gemak voor ons en tijdwinst voor ons allemaal”, sluit Hans af.

Over Klinger Nederland B.V.

Klinger Nederland B.V. is onderdeel van de Klinger Group een internationaal familiebedrijf, actief in meer dan 60 landen, opgericht in 1886. Zij zijn de specialist op het gebied van flens- en dynamische afdichtingen, appendages, regelkleppen, slangen, compensatoren, industriële deursystemen en veiligheid en afscherming. Naast dat Klinger Nederland B.V. een verkoop- en service organisaties is, zijn ze tevens producent van diverse door hen aangeboden producten.

We zien dat je gebruik maakt van Internet Explorer

Deze browser is verouderd en wordt daarom niet meer ondersteund door de OneXillium website.

Voor de beste ervaring en veiligheid raden we aan gebruik te maken van een moderne browser, zoals: Safari, Mozilla Firefox of Google Chrome