De Dierenbescherming verleent noodhulp, houdt zich bezig met het welzijn van dieren en stimuleert bewustwording in de samenleving. Een lange stroom papieren facturen, wachtend op stempels en handtekeningen past daar slecht bij, vindt Alex Eleveld, teamleider ICT bij de Dierenbescherming.
Samen met OneXillium ging Eleveld daarom op zoek naar mogelijkheden om een einde te maken aan deze situatie en meer grip te krijgen op het proces. Voor de Dierenbescherming bleek het digitaliseren van de factuurstomen en het gebruik van automatische workflows de juiste keuze.
Bij welke uitdaging heeft OneXillium de Dierenbescherming kunnen helpen?
De Dierenbescherming wil zich zoveel mogelijk bezighouden met het beschermen van dieren, daar bestaat de stichting immers voor. Het is daarom belangrijk dat er niet onnodig tijd en geld verloren gaat aan bijvoorbeeld administratieve taken. Toch bleek dit in de praktijk niet altijd even makkelijk. Eleveld merkte bijvoorbeeld dat het factuurverwerkingsproces niet soepel verliep. “Toen ik bij de Dierenbescherming kwam, produceerden we nog heel veel papier en waren er veel papierstromen nodig om zaken af te handelen.” Ook Suzanne Kievit, boekhouder bij de Dierenbescherming, zag dat er slimmer om kon worden gegaan met facturen. “Voorheen kwamen alle facturen op papier binnen. Er werd met pen op geschreven en de facturen werden met de hand ingeboekt. Iemand liep het hele kantoor door om handtekeningen ter goedkeuring op te halen. Als medewerkers afwezig waren, bleven facturen bijvoorbeeld weken lang op hun bureau liggen. ”
De Dierenbescherming wilde al meer digitaal gaan werken, maar de echte noodzaak hiervoor ontstond toen de Dierenbescherming onlangs één landelijke organisatie werd. Het is nog belangrijker geworden om de factuurstroom in goede banen te leiden. Eleveld: “Veel meer grip en controle krijgen op het werk, daar gaat het ons om.”
Wat zijn de voordelen van digitale factuurverwerking?
De meeste facturen komen digitaal binnen bij de Dierenbescherming. “De papieren facturen die we soms krijgen, scannen we direct bij binnenkomst in”, vertelt Eleveld. “Vanaf dat moment start de workflow. De software vult al een groot deel van de gegevens in, zodat we dit niet zelf hoeven te doen.” Kievit: “We hebben het ook zo geregeld dat als je een grootboekrekening invult, dat er iemand aan gekoppeld is die verantwoordelijk is voor de goedkeuring. Dit wordt weer verwerkt in de workflow van die persoon. Voor de medewerkers is het heel duidelijk hoe het werkt. Een korte instructie was voldoende voor medewerkers om aan de slag te kunnen. Het proces loopt veel soepeler op deze manier.” Eleveld: “We wilden een pakket dat ons écht zou ontzorgen en heel veel werk uit handen zou kunnen nemen, dat hebben we zeker bereikt.”
Hoe verliep de samenwerking met OneXillium?
De Dierenbescherming is tevreden over de samenwerking. OneXillium heeft de organisatie geholpen bij de keuze voor een geschikte software tool, onder andere door een heel duidelijk functioneel ontwerp te maken waarin alle wensen en eisen van de organisatie meegenomen waren. Dat gaf goed inzicht in hoe het pakket zou werken en wat het de Dierenbescherming zou kunnen bieden. De Dierenbescherming is erg tevreden over de mogelijkheden van het pakket. Eleveld: “Je merkt dat het EIM-platform goed in elkaar zit. Het is prima te beheren door de eigen organisatie en dat was ook één van de wensen. Iedereen is blij en tevreden. Ook onze crediteuren, want er wordt vlotter betaald.” Omdat de workflow van het factuurverwerkingsproces zo goed verloopt, gaat de Dierenbescherming de software ook inzetten om andere processen te optimaliseren. “We gaan de software nu ook gebruiken voor documentmanagement en ons contractenbeheer.”
