Eigen Haard, onderdeel van SWEMP, gelooft in een gezamenlijke ICT-strategie om processen te harmoniseren. Samen met DocVisie is Eigen Haard, in navolging van het gezamenlijke SWEMP succes, op zoek gegaan naar een oplossing voor haar brede informatievoorziening.
De woningcorporatie werkt met diverse systemen. De systemen faciliteerden de gebruikers onvoldoende bij het goed en efficiënt uitvoeren van hun werkzaamheden. Dit werd al snel gesignaleerd tijdens een sessie met DocVisie en Eigen Haard. Bij het uittekenen van de gewenste inrichting bleek optimalisatie van verschillende processen mogelijk.
De vertaalslag van het, op SharePoint gebaseerde, Document Management Systeem (DMS) was niet eenvoudig. Het werken binnen dit voormalige DMS was functioneel onvoldoende in staat om in de behoeften van Eigen Haard te voorzien. Doordat het systeem gebaseerd was op een oude versie van Sharepoint, werd een aanpassing noodzakelijk. Door de systemen beter met elkaar te laten communiceren, kon tijd bespaard worden van de medewerkers en is het correct opslaan van documenten eenvoudiger geworden.
De uitdaging van elke woningcorporatie
Woningcorporaties hebben te maken met een diversiteit aan relaties; klanten, huishoudens, verhuurbare eenheden, clusters (gebouwen en gebouwblokken), ontwikkelingsprojecten, leveranciers etc. Het is dan ook van belang om een overzicht aan data te behouden. Om alle digitale processen en informatie binnen het applicatielandschap effectief te beheren, is de keuze gevallen op Xtendis (Enterprise Information Management Systeem). Het uiteindelijke doel is om een 360⁰ klantbeeld te realiseren, waarbij in eerste instantie de focus lag op verbeterde functionaliteiten en realisatie van efficiencyslagen.
Waar de documentstromen complex zijn, zijn zowel Eigen Haard als OneXillium juist ‘platte organisaties’ met korte lijnen. Zo kon OneXillium snel schakelen voorafgaand aan, tijdens en na de implementatie.
De voordelen van Xtendis voor Eigen Haard
Inmiddels draait Xtendis succesvol als overkoepelend document-informatiesysteem boven alle applicaties en ervaart Eigen Haard de volgende voordelen:
- Overzichtelijke informatiestromen gerelateerd aan documenten
- Integratie datarotonde
- Volledig cloud gebaseerde SaaS-oplossing
- Dataverrijking vanuit het huidige CRM (Empire)
- Sneller en eenvoudiger werken bij verschillende documentafhandelingen
- Veel meer potentie om verder door te ontwikkelen
