Van ISO27001 naar extra zekerheid
Calder Holding is al meer dan drie jaar ISO27001-gecertificeerd. Deze certificering vormt de basis voor informatiebeveiliging binnen de organisatie. Vanuit die volwassen basis ontstond de wens om aanvullend en onafhankelijk inzicht te krijgen in de daadwerkelijke weerbaarheid van de IT omgeving.

Zeker gezien de gevoeligheid van informatie en de rol van mensen in de processen, wilde Calder concreet inzicht in haar kwetsbaarheden en risico’s. Daarom besloot Calder een externe, onafhankelijke partij in te schakelen voor een uitgebreide pentest. Niet als correctie, maar als verdiepende controle om aannames te toetsen en blinde vlekken te voorkomen.

Over Calder Holding

Calder Holding is een maatschappelijk gedreven organisatie die actief is binnen de domeinen onderwijs, zorg en werk. Vanuit het motto ‘van inactief naar actief’ begeleidt Calder mensen in hun ontwikkeling en stimuleert zij hen om het maximale uit hun talenten en mogelijkheden te halen. Door continu mee te bewegen met maatschappelijke ontwikkelingen, nieuwe wetgeving en technologische innovaties, blijft Calder een gezonde en toekomstgerichte organisatie.

“Om goed inzicht te krijgen in de sterkte van onze beveiligingsinfrastructuur tegen aanvallen van hackers, hadden we een externe partij nodig

Luuk Sommers
Senior .Net Developer Calder Holding Waarom gekozen voor OneXillium

Calder kende OneXillium aanvankelijk niet. De zoektocht begon simpelweg via Google, met de vraag. Wie kan ons helpen met een pentest?
De doorslag gaf uiteindelijk een combinatie van nabijheid, houding en inhoud:

• OneXillium zit letterlijk om de hoek, in Arnhem, vlakbij Calder.
• Het eerste contact voelde direct prettig. Nuchter, eerlijk en zonder opsmuk.
• De focus lag niet op grote namen of indrukwekkende projecten, maar op kwaliteit en daadwerkelijke verbetering van security.
• De offerte was helder en competitief.

De uitgevoerde testen

Om tot een volledige nulmeting te komen, zijn meerdere testen uitgevoerd, waaronder:

• Blackbox penetratietest op de externe infrastructuur
• Greybox penetratietesten op de cliëntportalen
• Assume Breach-test op de interne infrastructuur
• Werkplekonderzoek gericht op de nieuwe, gestandaardiseerde werkplekken

Deze combinatie gaf Calder inzicht in zowel externe dreigingen als interne risico’s, inclusief menselijk gedrag en rechtenstructuren.

Inzichten die aanzetten tot actie

De bevindingen bevestigden deels bestaande aannames, maar brachten ook nieuwe aandachtspunten aan het licht. De belangrijkste inzichten lagen onder andere op het vlak van:

• omgang met informatie
• rechten en autorisaties
• bewustwording van medewerkers

Niet alleen IT, maar ook directie en management raakten daardoor nog meer betrokken bij informatiebeveiliging.

Van toetsing naar structurele verbetering

De pentest was voor Calder geen eindpunt, maar een logisch vervolg binnen de ISO27001‑cyclus van continue verbetering.

• Alle bevindingen zijn opgenomen in het register van afwijkingen
• Beleid is opnieuw opgesteld en processen zijn aangescherpt
• Applicaties worden verbeterd om informatie veiliger en gecontroleerder te delen

Daarnaast heeft Calder gekozen voor een nieuwe security awareness-module van OneXillium. De eerdere training sloot onvoldoende aan op de praktijk. De nieuwe aanpak werkt met concrete statistieken en meetbare resultaten, die ook met medewerkers worden gedeeld.

Waarom Calder OneXillium aanbeveelt

Wat Calder vooral waardeert, is niet alleen de prettige samenwerking, maar vooral de hoge kwaliteit en zorgvuldigheid van de uitgevoerde pentesten.

• Heldere en snelle communicatie gedurende het volledige pentestproces, met korte lijnen tussen het RedTeam en de medewerkers van Calder.
• Kritieke bevindingen werden direct gedeeld, nog tijdens de testen. Hierdoor kon Calder onmiddellijk maatregelen nemen, in plaats van te wachten op de eindrapportage.
• Grondige en professionele uitvoering van de tests, waarbij niet alleen technische kwetsbaarheden werden blootgelegd, maar ook samenhang en onderliggende oorzaken inzichtelijk werden gemaakt.
• Een snelle en duidelijke rapportage, met concrete, realistische en goed onderbouwde adviezen die direct toepasbaar waren binnen de organisatie.

“Andere partijen profileerden zich vooral met hun resultaten. OneXillium bleef met beide voeten op de grond en keek echt naar hoe we onze beveiliging konden verbeteren.”

Luuk Sommers
Senior .Net Developer Calder Holding Conclusie

Met de onafhankelijke pentest van OneXillium heeft Calder Holding haar bestaande ISO27001‑fundament versterkt met concreet technisch en organisatorisch inzicht. Het resultaat is een organisatie die bewuster, beter onderbouwd en toekomstgericht blijft werken aan informatiebeveiliging.

Het bericht Calder Holding scherpt informatiebeveiliging verder aan met onafhankelijke pentest van OneXillium verscheen eerst op OneXillium.

Al enige tijd maakt de gemeente AA Hunze gebruik van de Kofax factuuroplossing. Als extra service hebben wij hen een Health Check aangeboden om de factuuroplossing na te lopen en met hen in gesprek te gaan over hun ervaringen.

De oplossing

Uit deze check zijn een aantal wensen en acties gekomen denk aan: optimalisatie van het herkennen van facturen. Door deze aanpassing gaat Kofax steeds meer facturen herkennen, zodat de oplossing slimmer (zelflerend) en toekomstgericht ingezet wordt. Om dit zo effectief mogelijk te laten verlopen is het noodzakelijk om foutieve/oude bestanden op te schonen. Dit resulteert in een betere en snellere werking van het herkenningsproces. Verder is de wens om de mailbestanden zo in te richten dat alle niet noodzakelijke bijlagen automatisch verwijderd worden. Alle wensen en bevindingen zijn inmiddels uitgevoerd, zodat de factuuroplossing nog efficiënter wordt ingezet wordt.

‘Een van onze wensen is om bij alle binnenkomende e-mail automatisch onnodige bijlages, zoals .xml .mso .dat .dwg .wmz .emz .gif .tiff  en .bin bestanden te verwijderen en dat alleen relevante mail en bijlagen geimporteerd wordt naar de factuuroplossing. Wij zijn blij met deze aanpassing, want dit scheelt ons erg veel tijd met het verwerken van de e-mailstromen’

Paula Przybysz
Afdeling Financiën

Over Gemeente AA en Hunze

De Gemeente AA en Hunze gebruikt Kofax-technologie om facturen efficiënt te verwerken. Dankzij een recente Health Check zijn herkenningsprocessen geoptimaliseerd en overbodige bijlagen automatisch gefilterd. Dit bespaart tijd en verhoogt de nauwkeurigheid van de digitale factuurverwerking. De aanpassingen zorgen voor een toekomstbestendige en slimmere inzet van het systeem.

Het bericht Gemeente AA en Hunze verscheen eerst op OneXillium.

“Onze poststromen werden hoofdzakelijk handmatig verwerkt. We waren op zoek naar een oplossing om dit werkproces te digitaliseren en zo veel mogelijk te automatiseren. Inmiddels werken wij geruime tijd met de Digitaal Orkestratie Platform oplossing van OneXillium.

Alle poststromen zijn geoptimaliseerd, het registreren en valideren van documenten gaat accuraat en snel. Het is nu mogelijk om via één gebruikersinterface de documenten voor alle achterliggende applicaties te registreren en te routeren naar de juiste afdeling of medewerker. Onze afdeling Registratuur heeft een professionaliseringsslag gemaakt, waarbij  veel kennis is opgedaan om zo zaakgericht mogelijk te werken. Inge Maas, Supervisor, Gemeente Zwolle”

De klantvraag

Gemeente Zwolle had bij het verwerken van de vele verschillende documentstromen onder meer te maken met de volgende uitdagingen:

• Hoe vereenvoudig je het registratieproces bij het opslaan van documenten in verschillende doelapplicaties?
• Hoe voorkom je dat documenten in de verkeerde applicatie worden opgeslagen?
• Hoe zorg je dat degene die registreert beschikt over de juiste kennis van zaken?
• Hoe digitaliseren we het postproces en welke stappen kunnen we hierin verder automatiseren?

Het antwoord op deze vragen werd gevonden in de Digitaal Orkestratie Platform oplossing, waarbij intelligente herkenning en workflowstappen de medewerkers ondersteunen tijdens hun werkzaamheden.

De oplossing

Alle post, zowel analoog en digitaal als inkomend en uitgaand, wordt gescand of direct geïmporteerd in het Digitaal Orkestratie Platform. De software herkent de te registreren gegevens op het document en voert tevens controles uit op de herkende gegevens. Denk daarbij bijvoorbeeld aan adresgegevens. De medewerker logt in op het Digitaal Orkestratie Platform en valideert, volledig werkplekonafhankelijk, het digitale document. Op basis van het herkende zaak- of documenttype zal het document, inclusief gecontroleerde gegevens, automatisch in de juiste doelapplicatie belanden. Het document is hiermee geregistreerd in het juiste systeem. Het digitale werkproces biedt ook de mogelijkheid om zo nodig een vakspecialist te raadplegen. Het postproces bij gemeente Zwolle verloopt op deze manier zeer efficiënt.

Voor de inrichting van het Digitaal Orkestratie Platform wordt het Kofax TotalAgilty (KTA) platform gebruikt. Deze intelligente software biedt de flexibiliteit om de gewenste processtappen in te richten en ondersteunt de medewerkers middels automatische herkenning op documenten. In het complexe applicatielandschap van de gemeente Zwolle komt het Digitaal Orkestratie Platform maximaal tot zijn recht.

Het hele postproces vereist nu minder handelingen en biedt de interne organisatie een betere service.

Over Gemeente Zwolle

De Gemeente Zwolle heeft haar postverwerking volledig gedigitaliseerd met het Digitaal Orkestratie Platform. Dankzij slimme herkenning en workflows worden documenten snel en accuraat geregistreerd en naar de juiste afdeling geleid. Dit zorgt voor minder handmatige handelingen en meer grip op het proces. De afdeling Registratuur heeft hiermee een professionaliseringsslag gemaakt richting zaakgericht werken.

Het bericht Gemeente Zwolle verscheen eerst op OneXillium.

Door de geautomatiseerde registratie van zowel documentgegevens als zaakgegevens hebben de DIV medewerkers meer tijd om de processen onder de loep te nemen”, geeft Peter Hazelaar van de Gemeente Emmen aan. “Voorheen waren de DIV medewerkers vooral uitvoerend bezig. Nu is dat duidelijk anders. Ik zie de collega’s nu veel meer naar afdelingen gaan om te overleggen en procesverbeteringen toepassen. Dit is echt een omslagpunt.”

Over Gemeente Emmen

De Gemeente Emmen heeft haar document- en zaakregistratieproces geautomatiseerd. Hierdoor hebben DIV-medewerkers meer tijd gekregen om processen te analyseren en te verbeteren. Waar ze voorheen vooral uitvoerend werk deden, zijn ze nu actief betrokken bij afdelingen om samen efficiënter te werken. Deze omslag zorgt voor meer grip, samenwerking en kwaliteit in de dienstverlening.

Het bericht Gemeente Emmen verscheen eerst op OneXillium.

Hierin ziet Tim Hartog de winst van het Digitaal Orkestratie Platform, en wel tweeledig: “Enerzijds biedt het Digitaal Orkestratie Platform de mogelijkheid om bronnen vanuit de organisatie naar de voorkant van het proces te halen voor een meer volledige en centrale registratie. Anderzijds, indien het een te complexe zaak betreft, kan het poststuk door de workflow dieper de organisatie in zonder verlies van data of tijd.”

De klantvraag

De gemeente Almere gebruikt al vele jaren het Kofax Capture platform voor het digitaliseren van post- en factuurstromen.

Als groeigemeente kreeg de organisatie in toenemende mate te maken met complexe zaken. De voorgaande Digitale Postkameroplossing was prima in staat om te digitaliseren en registreren, maar kon in het geval van de meer complexe zaken niet direct teruggrijpen op bronnen die dieper in de organisatie lagen. Zo ontstond een hybride systeem waarbij dergelijke stukken veelal decentraal werden verwerkt.

De oplossing

Een gecombineerd team van de gemeente en OneXillium zijn in 2017 gestart met de bouw van dé workflow oplossing die het nieuwe inputmanagementsysteem van de gemeente Almere gaat vormen. Het resultaat: een goedgekeurd Proof of Concept (POC) en enthousiasme alom. “We kunnen hier écht spreken van een geslaagde co-creatie, waardoor we nu daadwerkelijk kunnen gaan migreren.”, aldus Tim Hartog, externe projectleider vanuit InnoviQ namens de gemeente.

Het Digitaal Orkestratie Platform is ontwikkeld op basis van de Kofax-technologie: Kofax Total Agility (KTA). Hierdoor zijn de processtappen die Almere reeds in haar Kofax Capture-omgeving heeft vastgelegd flexibel in te richten in het Digitaal Orkestratie Platform.

Over Gemeente Almere

De Gemeente Almere zet vol in op digitale transformatie en procesoptimalisatie. Door het DigitaalOntvangstPortaal te koppelen aan bestaande Kofax-technologie, worden complexe poststromen nu centraal en efficiënt verwerkt. Bronnen uit de organisatie worden direct gekoppeld aan het juiste proces, zonder verlies van data of tijd. Dit zorgt voor snellere afhandeling, betere registratie en meer grip op informatie.

Het bericht Gemeente Almere verscheen eerst op OneXillium.

“Nieuwe technologie omarmen wij graag” is het credo van Weert bij de introductie van RPA. Gemeente Weert heeft innovatie hoog in het vaandel staan in haar Digitale Transitie. Er deed zich een geschikt moment voor om robotics in te zetten nl. in het VTH-proces (Vergunning, Toezicht en Handhaving) was een systeemintegratie nodig tussen de VTH-applicatie en het zaaksysteem. Een standaard koppeling kon hier niet worden geïmplementeerd, een uitgelezen kans dus om RPA in te zetten.

Over Gemeente Weert

De Gemeente Weert omarmt innovatie als onderdeel van haar Digitale Transitie. Voor het VTH-proces werd Robotic Process Automation ingezet om een ontbrekende koppeling tussen systemen te overbruggen. Dankzij deze slimme inzet van RPA zijn handmatige handelingen vervangen door een geautomatiseerd proces. Dit zorgt voor meer snelheid, minder fouten en meer ruimte voor inhoudelijk werk.

Het bericht Gemeente Weert verscheen eerst op OneXillium.

Met De BAR-organisatie, een ambtelijk samenwerkingsverband van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk kregen we In één week met de Kofax RPA robot de geautomatiseerde verwerking van het e-formulier tot en met de registratie in Suites4SociaalDomein in het kader van de aanvragen Tijdelijke Overbrugging Zelfstandige Ondernemers (TOZO Levensonderhoudregeling) ‘live’ en werkend. Informatie Adviseur Cluster Maatschappij bij De BAR Dick Slottje: ‘De inzet van de Kofax Robotic Process Automation robot neemt veel administratieve handelingen weg en maakt dat onze medewerkers hun handen meer vrij hebben voor de daadwerkelijke beoordeling van de aanvragen. In totaal verwachtten we ongeveer 1500 aanvragen. Het gaat dus misschien niet om enorme aantallen, maar een snelle en accurate afwikkeling is wel cruciaal. Zowel voor de organisatie als voor de zzp’ers. Zonder deze sofwarerobot zouden we dat niet hebben kunnen realiseren in zo’n korte tijd en met dit resultaat.’

Over de BAR-Organisatie

De BAR-organisatie is een ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Tijdens de coronacrisis digitaliseerde de organisatie razendsnel de verwerking van TOZO-aanvragen. Met behulp van Kofax RPA en Xtendis werd het aantal handmatige handelingen drastisch verminderd. Dit zorgde voor een snelle, betrouwbare afhandeling van aanvragen en meer ruimte voor persoonlijke beoordeling.

Het bericht BAR-Organisatie verscheen eerst op OneXillium.

Christiaan Hamhuis, projectleider – Bestuursdienst Ommen-Hardenberg: “Wij ontvangen onze webformulieren op een specifiek e-mailadres en verwerken deze met onze Digitale Postkamer oplossing. Doordat alle metadata volledig herkend worden verloopt de registratie van de formulieren vrijwel geheel automatisch. Het aantal kliks is afgenomen van 16 naar 3 per registratie.”

Over Bestuursdienst Ommen-Hardenberg

De Bestuursdienst Ommen-Hardenberg verwerkt formulieren nu volledig digitaal. Dankzij automatische herkenning van metadata is het aantal handelingen per registratie drastisch verminderd. Dit zorgt voor meer snelheid, minder fouten en een uniforme werkwijze. Zo houdt de organisatie meer tijd over voor dienstverlening aan inwoners.

Het bericht Bestuursdienst Ommen-Hardenberg verscheen eerst op OneXillium.

De Dierenbescherming verleent noodhulp, houdt zich bezig met het welzijn van dieren en stimuleert bewustwording in de samenleving. Een lange stroom papieren facturen, wachtend op stempels en handtekeningen past daar slecht bij, vindt Alex Eleveld, teamleider ICT bij de Dierenbescherming. Samen met OneXillium ging Eleveld daarom op zoek naar mogelijkheden om een einde te maken aan deze situatie en meer grip te krijgen op het proces. Voor de Dierenbescherming bleek het digitaliseren van de factuurstromen en het gebruik van automatische workflows de juiste keuze.

Bij welke uitdaging heeft OneXillium de Dierenbescherming kunnen helpen?

De Dierenbescherming wil zich zoveel mogelijk bezighouden met het beschermen van dieren, daar bestaat de stichting immers voor. Het is daarom belangrijk dat er niet onnodig tijd en geld verloren gaat aan bijvoorbeeld administratieve taken. Toch bleek dit in de praktijk niet altijd even makkelijk. Eleveld merkte bijvoorbeeld dat het factuurverwerkingsproces niet soepel verliep. “Toen ik bij de Dierenbescherming kwam, produceerden we nog heel veel papier en waren er veel papierstromen nodig om zaken af te handelen.” Ook Suzanne Kievit, boekhouder bij de Dierenbescherming, zag dat er slimmer om kon worden gegaan met facturen. “Voorheen kwamen alle facturen op papier binnen. Er werd met pen op geschreven en de facturen werden met de hand ingeboekt. Iemand liep het hele kantoor door om handtekeningen ter goedkeuring op te halen. Als medewerkers afwezig waren, bleven facturen bijvoorbeeld weken lang op hun bureau liggen. ”

De Dierenbescherming wilde al meer digitaal gaan werken, maar de echte noodzaak hiervoor ontstond toen de Dierenbescherming onlangs één landelijke organisatie werd. Het is nog belangrijker geworden om de factuurstroom in goede banen te leiden. Eleveld: “Veel meer grip en controle krijgen op het werk, daar gaat het ons om.”

Wat zijn de voordelen van digitale factuurverwerking?

De meeste facturen komen digitaal binnen bij de Dierenbescherming. “De papieren facturen die we soms krijgen, scannen we direct bij binnenkomst in”, vertelt Eleveld. “Vanaf dat moment start de workflow. De software vult al een groot deel van de gegevens in, zodat we dit niet zelf hoeven te doen.” Kievit: “We hebben het ook zo geregeld dat als je een grootboekrekening invult, dat er iemand aan gekoppeld is die verantwoordelijk is voor de goedkeuring. Dit wordt weer verwerkt in de workflow van die persoon. Voor de medewerkers is het heel duidelijk hoe het werkt. Een korte instructie was voldoende voor medewerkers om aan de slag te kunnen. Het proces loopt veel soepeler op deze manier.” Eleveld: “We wilden een pakket dat ons écht zou ontzorgen en heel veel werk uit handen zou kunnen nemen, dat hebben we zeker bereikt.”

Hoe verliep de samenwerking met OneXillium?

De Dierenbescherming is tevreden over de samenwerking. OneXillium heeft de organisatie geholpen bij de keuze voor een geschikte software tool, onder andere door een heel duidelijk functioneel ontwerp te maken waarin alle wensen en eisen van de organisatie meegenomen waren. Dat gaf goed inzicht in hoe het pakket zou werken en wat het de Dierenbescherming zou kunnen bieden. De Dierenbescherming is erg tevreden over de mogelijkheden van het pakket. Eleveld: “Je merkt dat het EIM-platform goed in elkaar zit. Het is prima te beheren door de eigen organisatie en dat was ook één van de wensen. Iedereen is blij en tevreden. Ook onze crediteuren, want er wordt vlotter betaald.” Omdat de workflow van het factuurverwerkingsproces zo goed verloopt, gaat de Dierenbescherming de software ook inzetten om andere processen te optimaliseren. “We gaan de software nu ook gebruiken voor documentmanagement en ons contractenbeheer.”

Over de Dierenbescherming

De Dierenbescherming zet zich in voor dierenwelzijn en noodhulp in heel Nederland. Om minder tijd kwijt te zijn aan administratie, digitaliseerde de organisatie haar factuurverwerking met Xtendis. Dankzij automatische workflows zijn handtekeningen en goedkeuringen nu snel en digitaal geregeld. Dit zorgt voor meer grip, minder papier en meer tijd voor waar het echt om draait: dieren helpen.

Het bericht Dieren Bescherming verscheen eerst op OneXillium.

Snelheid en efficiëntie staan voorop bij Van Gelder, groothandel in groenten en fruit. Demis van Kouwen werkt er al zes jaar als bedrijfsmanager. Van Gelder levert dagelijks een breed assortiment groenten en fruit aan hun 4.000 klanten in de foodservice markt. Om zich volledig op die core business te kunnen storten wil het bedrijf niet teveel tijd kwijt zijn aan bijzaken, zoals facturering. Samen met OneXillium ging Van Gelder op zoek naar een oplossing om sneller en efficiënter te kunnen factureren. De keuze viel op het Enterprise Information Platform (EIM).

Wat doet Van Gelder?

Bij Van Gelder Groenten en Fruit gaan de werkzaamheden 24 uur per dag door. “Onze 350 medewerkers werken in ploegendiensten”, vertelt Van Kouwen. Hij is verantwoordelijk voor de interne processen bij Van Gelder. “Klanten kunnen ’s avonds om 22.00 uur iets bestellen wat wij de volgende ochtend om 5.00 uur leveren. Die korte doorlooptijd heeft veel impact op onze interne organisatie. Het bestelproces kan pas worden opgestart op het moment dat de klant bestelt. Daar zijn wij volledig op ingericht. Dat betekent dat onze systemen dermate goed uitgerust moeten zijn dat ze altijd beschikbaar zijn. Bijna elke vijf minuten synchroniseren we de voorraden en onze inkopers hebben allemaal een eigen productgroep die ze continu monitoren. Zo wordt elke piek of daling in het assortiment of in de vraag en aanbod direct opgemerkt en doorgezet naar de leveranciers, zodat het allemaal precies op tijd binnenkomt en uitgeleverd wordt.”

Van Gelder levert niet alleen onbewerkte groenten en fruit zoals komkommers en tomaten maar ook bewerkte producten zoals salades, rauwkosten, snackfruit of smoothies. Van Kouwen: “Klanten kiezen voor ons omdat wij een breed assortiment hebben, altijd klasse 1 kwaliteit en dagvers. We kopen onze groenten groot in over de hele wereld, bewerken het hier en zetten het door naar onze klanten op de foodservicemarkt. Denk daarbij aan hotels, cateraars, snackbars, restaurants maar ook de Eerste en Tweede Kamer.”

Dat OneXillium bewezen ervaring heeft met ons ERP pakket ‘Heart-Profit’, was een grote pré voor ons.

Demis van Kouwen
Bedrijfsmanager

Bij welke uitdaging heeft OneXillium Van Gelder kunnen helpen?

Van Gelder is een groeiend bedrijf en met de jaren merkten ze dat ze steeds meer tijd kwijt waren met het verwerken van inkomende facturen. Van Kouwen: “Het boeken van inkomende goederenfacturen was een heel intensief proces. Op gegeven moment was een medewerker daar bijna fulltime mee bezig. Terwijl het een indirecte kostenpost is die je eigenlijk zo laag mogelijk wilt houden.”

Daar kwam bij dat facturen niet snel vindbaar waren. “De facturen werden verzameld bij de administratie en uitgegeven over verschillende afdelingen. Daardoor wisten we niet altijd waar een factuur zich bevond. Als een klant of collega een vraag had over een factuur dan kwam daar een hele zoektocht bij kijken. We zijn op zoek gegaan naar een oplossing om dat proces te verbeteren.”

Toen Van Gelder in contact kwam met OneXillium was er al snel een klik. “Dat OneXillium bewezen ervaring heeft met ons ERP pakket ‘Heart-Profit’, was een grote pré voor ons. Daardoor konden ze ons proces goed begrijpen. We zijn een fijne samenwerking aangegaan”, vertelt Van Kouwen.

De implementatie was een intensief proces dat volgens Van Kouwen snel geregeld was. “Wij hebben eerst de interfacing tussen Heart-Profit en het EIM-platform geanalyseerd en opgezet. Daarna hebben we gezorgd dat de leveranciers hun facturen op de juiste manier aanleveren, via de mail in PDF met een vermelding van het inkoopordernummer. Dat is tegenwoordig eigenlijk standaard. Daarna konden we starten. Dat opstartproces was twee weken intensief omdat alles nieuw was, daarna ging het bij ons vlekkeloos.”

De leveranciers van Van Gelder genieten ook mee van de voordelen van het EIM-platform. “We hebben nu een veel kortere doorlooptijd in ons administratieve proces. Binnen één of twee dagen is een factuur verwerkt en staat de betaling klaar. En als een leverancier belt met een vraag over een factuur, kunnen we die met één druk op de knop terugvinden”, vertelt Van Kouwen.

Dit was voor ons de eerste stap in het digitaliseringsproces, we hebben ook al met OneXillium gesproken over een oplossing voor onze personeelsdossiers en leveringsbonnen.

Demis van Kouwen
Bedrijfsmanager

Hoe is de samenwerking verder verlopen?

De samenwerking is goed bevallen. Van Kouwen: “OneXillium en de implementatie partner Expansion werken super goed samen, wat maakt dat je heel snel kunt schakelen en waar nodig ook echt maatwerk mogelijk is. Als wij een probleem hebben moet het eigenlijk binnen een paar uur opgelost zijn. Tijdens de implementatie konden wij direct schakelen met de projectmanager van OneXillium. Dat is de enige manier om een project werkende te kunnen krijgen en daar zijn ze heel goed in.”

Van Kouwen: “Dit was voor ons de eerste stap in het digitaliseringsproces, we hebben ook al met OneXillium gesproken over een oplossing voor onze personeelsdossiers en leveringsbonnen. Digitaliseren is voor ons heel belangrijk, we kunnen er veel tijd mee besparen en onze processen veel efficiënter vormgeven, zodat we meer tijd kunnen besteden aan onze core business – onze klanten voorzien van verse groenten en fruit.”

Over Van Gelder

Van Gelder Groente en Fruit is een groothandel die 24/7 dagverse producten levert aan de foodservicemarkt. Met een breed assortiment en snelle levertijden bedient het bedrijf dagelijks duizenden klanten. Dankzij digitalisering met Xtendis is het facturatieproces nu veel efficiënter en volledig doorzoekbaar. Dit bespaart tijd, verlaagt kosten en ondersteunt verdere groei van de organisatie.

Het bericht Van Gelder verscheen eerst op OneXillium.